Ohjeita tapahtumanjärjestäjille
Yleisötilaisuuden tai tapahtuman järjestäjällä on huolehdittavana monenlaisia asioita ennen tapahtumaa. Tälle sivulle on koottu ohjeita siitä, missä asioissa sinun on oltava yhteydessä Vantaan ympäristökeskukseen.
Yleisötilaisuuden onnistuminen on lukuisten suurempien ja pienempien asioiden summa. Tilaisuuden järjestäjä vastaa siitä, että tilaisuus on turvallinen, terveellinen, toimiva ja ympäristön huomioon ottava. Kun näistä asioista on huolehdittu, voi tilaisuuteen osallistuva yleisö keskittyä nauttimaan tilaisuuden ohjelmasta hyvillä mielin.
Tilaisuuden laatu ja laajuus määrittävät lopullisen lupa- ja ilmoitustarpeen. Asioiden valmisteluun ja käsittelyyn on syytä varata riittävästi aikaa. Järjestäjällä on myös velvollisuus tiedottaa tapahtumaan osallistuvia, kuten myyjiä, asiakkaita ja esiintyjiä, tarvittavilta osin määräyksistä ja ohjeista.
Yleisötilaisuuksista ja yleisistä kokouksista säädetään kokoontumislaissa. Yleisötilaisuuden järjestämisestä on joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisilaitokselle.
Tapahtuma-alue
Järjestäjän on etukäteen varmistettava alueen soveltuvuus tapahtumapaikaksi ja hankittava käyttöön oikeuttava suostumus tapahtumapaikan omistajalta tai haltijalta.
Tapahtumien järjestäminen on vaivattominta alueilla, jotka on rakennettu kokoontumista varten, esimerkiksi urheilupuistoissa. Tällöin esimerkiksi ympäristövaikutuksia on helpointa hallita.
Tilaisuuksissa, jotka järjestetään maastossa, on tapahtuma-alue rajattava siten, ettei maasto kulu ja etteivät herkimmät luontoalueet vaurioidu. Tapahtuma-alueen karttaan on merkittävä arvokkaat luontokohteet ja tapahtuman reitit. Maastossa tapahtuvien tilaisuuksien järjestäjän on oltava hyvissä ajoin yhteydessä ympäristökeskuksen asiantuntijoihin.
Yleisötilaisuudesta ilmoittaminen
Yleisötilaisuuden järjestäjän on tehtävä kirjallinen ilmoitus ympäristökeskukseen, jos yleisötilaisuuteen arvioidaan osallistuvan yhtä aikaa yli 500 henkilöä. Tilaisuuden luonteesta tai tapahtumapaikan erityispiirteistä riippuen on ilmoitus tarvittaessa tehtävä pienemmistäkin tilaisuuksista esimerkiksi, jos tilaisuus kestää useamman päivän tai on toistuva. Ilmoituksesta ei tehdä päätöstä ja sen käsittely on maksuton.
Kaikista sisätiloissa järjestettävistä tapahtumista ei tarvitse tehdä ilmoitusta. Jos yleisötilaisuus järjestetään tilassa, joka on suunniteltu suurelle yleisölle ja jonka vakituiseen toimintaan kuuluvat esimerkiksi konsertit ja urheilukilpailut, yleisötilaisuusilmoitusta ei tarvitse tehdä.
Jos tiloja kuitenkin käytetään normaalista poikkeavalla tavalla tai käyttöön otetaan myös ulkoalueita, kuten urheiluhallin tiloissa toteutettavat markkinat tai messut, on ilmoitus tehtävä.
Talous- ja jätevesi
Talousveden tarpeeseen yleisötilaisuudessa vaikuttaa muun muassa tilaisuuden luonne ja laajuus. Vettä tarvitaan esimerkiksi elintarvikkeiden myynti- ja tarjoilupaikkojen käyttöön, yleisön juomavedeksi sekä riittävän käsihygienian ylläpitoon.
Käytettävän talousveden on täytettävä talousvedelle asetetut laatuvaatimukset ja sitä tulee olla saatavissa riittävästi.
Vesijärjestelyjä suunniteltaessa on huolehdittava, että vesipisteitä on riittävän lähellä elintarviketoimijoiden myyntipisteitä ja että vesipisteet on sijoitettu niin, ettei yleisö pääse niitä käyttämään. Yleisön käyttöön järjestetään omat vesipisteet.
Jos alueella on majoitustoimintaa, kuten tilapäinen leirintäalue, on huomioitava myös sen tarvitsemat vesipisteet esimerkiksi ruoanlaittoa, juomavettä, käsienpesua, peseytymistä ja astianpesua varten.
Jätevedet muun muassa wc-tiloista, elintarvikehuoneistoista ja suihkuista on johdettava jätevesiviemäriin tai sen puuttuessa jätevedet on kerättävä umpinaiseen säiliöön. Pieniä määriä puhtaita vesiä esimerkiksi juomapisteeltä voidaan johtaa hallitusti maastoon ympäristökeskuksen hyväksymällä tavalla.
Tapahtuman järjestäjän on merkittävä jätevesien kaato- tai keräyspaikat sekä ohjeistettava tapahtumaan osallistuvia toimijoita niiden käyttöön.
Talousvedessä huomioitavat asiat
Käytettävien välineiden, kuten letkujen, hanojen, venttiilien, pumppujen ja säiliöiden, on oltava puhtaat. Ennen käyttöä ne on puhdistettava, tarvittaessa desinfioitava ja huuhdeltava.
Vettä tulee juoksuttaa ennen käyttöönottoa riittävästi etenkin niistä vesipisteistä, jotka ovat olleet pitkään käyttämättä.
Jätehuolto ja siivous
Tilaisuuden järjestäjän tulee huolehtia tapahtuma-alueen ja sen lähiympäristön siisteydestä tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Tapahtuma-alueella tulee olla tilaisuuden luonteeseen nähden riittävästi kannellisia jäteastioita, jotka on sijoitettu tarkoituksenmukaisesti.
Tilaisuuden järjestäjän tulee ohjeistaa muun muassa myyntikojujen myyjät, ruokamyyntipaikat, yleisö ja tapahtuman toimihenkilöt jätteiden lajittelua koskevista velvoitteista.
Suurissa tapahtumissa suositellaan harkittavan opasteita jätteiden lajittelupisteille ja lajitteluneuvojien sijoittamista lähelle jätepisteitä, varsinkin jos tapahtumassa tarjoillaan elintarvikkeita.
WC-tilat
Suuressa yleisötilaisuudessa on oltava riittävästi ja asianmukaisesti varustettuja käymälöitä eri puolilla tapahtuma-aluetta. Käymälässä tai sen välittömässä läheisyydessä on oltava mahdollisuus käsien pesuun tai muuhun riittävään käsihygienian ylläpitoon, esimerkiksi käsihuuhde tai puhdistuspyyhkeitä. Elintarviketyöntekijöille on varattava omat käymälät, joissa on käsienpesumahdollisuus.
Käymälät on tyhjennettävä ja siivottava asianmukaisesti. Alueelle on laitettava opasteet käymälöiden sijainnista. Tilaisuuden järjestäjän on varauduttava hankkimaan paikalle tarvittaessa lisää käymälöitä riittävän nopeasti.
Melu
Ilmoitus on tehtävä erityisen häiritsevää melua aiheuttavista tilapäisistä tapahtumista.
Melua aiheuttavista tapahtumista on kirjallisesti tiedotettava etukäteen melun vaikutuspiirissä oleville asukkaille ja muille melulle altistuville kohteille. Tiedotusvelvollisuus koskee myös niitä toimintoja, joista ei tarvitse tehdä meluilmoitusta.
Äänentoistolaitteiden käytössä on huolehdittava siitä, että laitteet on suunnattu ja säädetty siten, että niiden käyttö häiritsee naapurustoa mahdollisimman vähän.
Ilmoitus on tehtävä seuraavista vähintään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa:
-
ulkoilmakonsertti, jossa käytetään äänenvahvistimia
-
moottoriurheilukilpailu
-
urheilu-, huvi-, tai näytöstilaisuus tai muu suuri yleisötapahtuma, joka aiheuttaa erityisen häiritsevää melua
-
lentonäytös tai tilapäinen yleisölennätys, johon kuuluu yli kymmenen laskua tai nousua.
Ilmoitusvelvollisuus ei kuitenkaan koske yksipäiväistä tapahtumaa, joka järjestetään maanantaista lauantaihin klo 7.00–20.00 tai sunnuntaina tai yleisenä juhlapäivänä kello 12.00–20.00.
- Ilotulitusnäytökset, jos näytös järjestetään klo 24.00–7.00 tai siinä ammutaan halkaisijaltaan yli 100 mm tai meluisuudeltaan vastaavia ilotulitteita klo 22.00 jälkeen. Määräys ei koske vuoden vaihteessa järjestettävää ilotulitusta.
Tupakointi
Tupakointi on kielletty ulkoalueilla järjestettävän yleisötilaisuuden katoksissa ja katsomoissa sekä muissa tilaisuuden seuraamiseen välittömästi tarkoitetuissa tiloissa, joissa osallistujat oleskelevat paikoillaan. Katokseen tai katsomoon on kuitenkin mahdollista rakentaa erillinen tupakointitila, jos varmistutaan, ettei tupakansavu pääse kulkeutumaan savuttomalle alueelle.
Tupakointi voidaan sallia myös esimerkiksi konsertin seuraamiseen tarkoitetulla kentällä, kunhan tupakointialue on niin kaukana esiintymislavasta, ettei tupakansavu kulkeudu tilaisuutta seuraavien katsojien joukkoon.
Tupakointikielto on voimassa tilaisuuden ajan ja koskee sekä maksuttomia että maksullisia tilaisuuksia. Kielto koskee myös sähkösavukkeen ja vesipiipun käyttöä.
Elintarvikkeet ja anniskelu
Yleisötilaisuuden järjestäjän on hyvä suunnitella elintarviketoimijoiden myyntipisteiden sijainti tapahtumapaikalla siten, että myyntipiste on mahdollista suojata riittävästi pölyltä, kosteudelta, liialliselta auringonvalolta ja lämmöltä sekä haittaeläimiltä. Suunnittelussa on hyvä huomioida, että elintarviketoimijoilla voi olla tilatarpeita myös kylmäkonteille ja muille varastoille.
Elintarviketoimijoille on osoitettava talousveden saanti- ja jätevesipisteet sekä järjestettävä tapahtuman jätehuolto niin, että myyntipisteiden jäteastioiden tyhjennys riittävän usein on mahdollista.
Elintarviketyöntekijöitä varten tulee varata riittävä määrä erillisiä, käsienpesupisteellä varustettuja käymälöitä. Käsienpesupisteissä tulee olla saatavilla nestesaippuaa ja paperipyyhkeitä. Käsihuuhde yksin ei ole riittävä.
Leiriytyminen
Tilapäisestä leirintäalueesta on tehtävä ilmoitus ympäristökeskukseen vähintään kolme kuukautta ennen toiminnan aloittamista. Tilapäisellä leirintäalueella tarkoitetaan aluetta, johon voidaan majoittaa yli 100 henkilöä telttoihin, matkailuperävaunuihin tai -ajoneuvoihin enintään 14 vuorokauden ajaksi.
Ilmoituksesta tulee selvitä muun muassa
- vesi- ja jätevesihuolto
- käymälät
- jätehuolto
- turvallisuus
- liikennejärjestelyt
- paloturvallisuus.
Tilapäisessä leiriytymisessä pitää noudattaa leirintäalueiden yleisiä vaatimuksia ja ohjeita.
Maastoajo
Moottorikäyttöisillä ajoneuvoilla järjestettäviin toistuviin tai pysyviin kilpailuihin tai harjoituksiin maastossa tarvitaan lupa.
Lupa pitää hakea myös yksittäisen tapahtuman järjestämiseen, jos tapahtumasta on odotettavissa huomattavia haittoja
- luonnolle
- muulle ympäristölle
- asutukselle
- yleiselle virkistyskäytölle
- kalastukselle
- muulle yleiselle tai yksityiselle edulle.
Lupaa ei kuitenkaan tarvita, jos toiminta sijoittuu tätä tarkoitusta varten asemakaavassa varatulle alueelle tai alueelle, johon on myönnetty toiminnalle ympäristölupa.
Muut toiminnot
Yleisötilaisuudesta tehtävän ilmoituksen yhteydessä ympäristökeskukseen pitää ilmoittaa tapahtumassa olevat erillistoiminnot, kuten sauna, palju, kehonmuokkauspalvelu tai tatuointien ja lävistysten teko.
Lainsäädäntö
Vantaan terveydensuojelujärjestys
Vastuullisen tapahtuman periaatteet
Tapahtumien vastuullisuusperiaatteet ohjaavat tapahtumajärjestäjiä vastuullisempien tapahtumien toteuttamiseen Vantaalla. Vastuullisen tapahtuman järjestäjä huolehtii, ettei tapahtuma aiheuta turhia ympäristöhaittoja, eikä tapahtumassa unohdeta sosiaalista vastuuta. Tuolloin sekä luonto että tapahtumaan osallistujat kiittävät. Vastuullisuusperiaatteita voi soveltaa kaikentyyppisissä ja kaiken kokoisissa tapahtumissa.
Vastuullisuusperiaatteiden lisäksi tapahtumajärjestäjän on tutustuttava Ympäristökeskuksen ohjeisiin tapahtuman järjestäjille ja huolehdittava ohjeissa mainituista velvoitteista, luvista ja ilmoituksista. Käytössäsi on myös asioiden hoitoa helpottava Tapahtuma-apuri -sovellus.
Tapahtumat lisäävät ihmisten sosiaalista yhteenkuuluvuutta ja oikein järjestettynä ne voivat myös lisätä ympäristömyönteisyyttä ja -tietoisuutta. Tapahtumat kuormittavat ympäristöä, mutta oikeilla valinnoilla ja ratkaisuilla ympäristökuormitusta voidaan vähentää kestävän kehityksen tavoitteiden mukaisesti. Vastuullisen tapahtuman järjestäjä ajattelee kestävästi koko tapahtuman toteutuksen ajan ja arvioi ennakkoon, millaisia vaikutuksia tapahtuman järjestämisellä on.
Ympäristövaikutukset syntyvät tapahtumaan liittyvistä toiminnoista kuten lisääntyneestä liikenteestä, äänentoistosta, tarjoiluista, kuljetuksista ja hankinnoista.
Yksi tapa vastuullisen tapahtuman suunnittelussa on käyttää kestävän kehityksen tavoitteita suunnittelun tukena. Käy tavoitteet läpi ja miten tapahtumalla voidaan edistää kestävän kehityksen tavoitteiden toteutumista.
Periaatteet
Lisää tapahtumajärjestäjille
More information
Seija Kiiski
Ympäristöterveys/YmpäristökeskusAviapoliksen ja Tikkurilan suuralueilla yleisötilaisuuden järjestäminen, wc-järjestelyt, talousvesi, tupakoinninvalvonta ja muut toiminnot
Saara Horn
Ympäristöterveys/YmpäristökeskusKorson, Koivukylän ja Hakunilan suuralueilla yleisötilaisuuden järjestäminen, wc-järjestelyt, talousvesi, tupakoinninvalvonta ja muut toiminnot
Tuija Tättäläinen
Ympäristöterveys/YmpäristökeskusMyyrmäen ja Kivistön suuralueilla yleisötilaisuuden järjestäminen, wc-järjestelyt, talousvesi, tupakoinninvalvonta ja muut toiminnot
Eeva Jääskeläinen
Ympäristöterveys/YmpäristökeskusElintarvikkeet ja tupakan myynti
Mari Vesa
Ympäristönsuojelu/YmpäristökeskusJätehuolto, siivous, melu ja tilapäinen leirintäalue
Jarmo Honkanen
Ympäristönsuojelu/YmpäristökeskusLuontokohteet
Maarit Rantataro
Ympäristönsuojelu/YmpäristökeskusMaastoajo
Lotta Mannonen
Ympäristönsuojelu/YmpäristökeskusVastuullisen tapahtuman periaatteet
Tina Kristiansson
Ympäristönsuojelu/YmpäristökeskusVastuullisen tapahtuman periaatteet
Eveliina Varis
Hankinta/kaupunkistrategia ja johtoHankinnat ja sosiaalinen vastuu