Henkilötietojen käsittely avustusjärjestelmässä, kun työnantaja hakee työllistettävästä henkilöstä Työllistämisen Vantaa-lisää

Vantaan kaupungin avustuksenhakujärjestelmä on palvelu, jonka tarkoituksena on mahdollistaa avustusten hakeminen, käsittely ja mahdollinen maksatus. Palvelussa sinulta kerätään vain välttämättömät tiedot palvelun tarjoamiseksi. Järjestelmään tallennettujen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on avustushakemusten käsittely, myöntämiskriteerien täyttymisen arviointi, myönnettyjen avustusten maksatuksen mahdollistaminen ja julkisten varojen käytön valvonta vantaalaisten työllistymisen edistämiseksi ja alueellisen elinvoiman vahvistamiseksi. Suomen perustuslain (731/1999) 18 §:n 2 momentin mukaan julkisen vallan on edistettävä työllisyyttä ja pyrittävä turvaamaan jokaiselle oikeus työhön.

Lisäksi voimme lähettää sinulle rekisteröitynä tarpeellista asiakasviestintää Työllistämisen Vantaa-lisään ja avustustenhakujärjestelmän toimintaan liittyen. Asiakasviestintää on tietosuojavaltuutetun mukaan mm. sellainen viestintä, jossa asiakas saa tietoja valitsemansa palvelun tilanteesta, jatkuvuudesta tai muuttumisesta.  Asiakasviestintää ovat esimerkiksi uutiskirjeet. Suoramarkkinointia sisältävän uutiskirjeen lähettämiseen tarvitaan vastaanottajan suostumus, emmekä käytä tietojasi suoramarkkinointi- tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Työllistämisen Vantaa-lisän hakeminen on työnantajalle vapaaehtoista. Hakemalla Vantaa-lisää hyväksyt tietojesi käsittelyn tämän informointiasiakirjan mukaisesti. Sinun tulee lisäksi työnantajana huolehtia ennen Vantaa-lisän hakemista, että työllistettävä henkilö on allekirjoituksellaan vahvistanut saaneensa tiedoksi Vantaan kaupungin tiedonannon työllistettävälle, jossa hänelle kerrotaan henkilötietojensa käsittelystä tässä palvelussa ja hän saa mm. linkin tähän informointiasiakirjaan.

Rekisteröityjen (työnantaja/työllistettävä henkilö) välttämättömien henkilötietojen käsittely tässä palvelussa on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi sekä sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Käsittelyn oikeusperuste:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 6 artiklan 1 kohdan b ja e alakohdat.
• Tietosuojalaki (1020/2018) 4 §

Keskeinen lainsäädäntö:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta (916/2012)
• Suomen perustuslaki (731/1999)
• Kuntalaki (410/2015)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Komission asetus (EU) N:o 1407/2013 Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 107 ja 108 artiklan soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen

Työnantaja (yritys, järjestö) ilmoittaa hakiessaan Työllistämisen Vantaa-lisää:

• omat yksilöinti- ja yhteystietonsa sekä edustajansa yhteystiedot (nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)

Lisäksi työnantajan tulee ilmoittaa työllistettävästä henkilöstä:

• nimi, henkilötunnus, osoite, kotikunta
• työsuhdetta koskevat tiedot (työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä, tehtävänimike, palkkakustannukset/palkkalaskelma, työaika prosentteina, työsopimus)
• Työllistettävää henkilöä koskeva palkkatukipäätös

Tiedot saadaan työnantajalta, joka hakee kaupungin avustustenhakujärjestelmässä Työllistämisen Vantaa-lisää. Työnantaja kirjautuu järjestelmään suomi.fi- tunnistuksella ja suomi.fi-valtuuksilla.

Lisäksi suomi.fi tunnistautumisen yhteydessä henkilöstä tallentuu järjestelmään seuraavat tiedot:

• nimi
• henkilötunnus kryptattuna (salattuna)
• sähköpostiosoite, jos se on Digi- ja väestötietoviranomaisen (DVV) tietoihin tallennettu

Kyllä. Ilman pyydettyjä tietoja Vantaan kaupungin ei ole mahdollista käsitellä avustushakemusta ja arvioida Työllistämisen Vantaa-lisän myöntämiskriteerien täyttymistä. Kerättyjen tietojen määrä ja käsittelytoimenpiteet ovat arvion mukaan oikeasuhtaisia tavoiteltuun päämäärään nähden. 

Vantaan kaupunki voi luovuttaa tietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin, tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Yksityisyyden takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Vantaan kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Käytössä on suojattu yhteys (https) sekä vahva tunnistautuminen (suomi.fi) järjestelmään kirjautumisessa. Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Avustusjärjestelmässä tätä valvotaan lokitietojen avulla. Henkilökunnan tulee suorittaa kaupungin edellyttämät tietoturva- ja tietosuojakoulutukset ja heillä on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja tai järjestelmäntoimittaja.

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Vantaan kaupungin avustustenhakujärjestelmästä ei siirretä tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, niin ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle. 

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Tietoja säilytetään 5 vuotta avustustenhakujärjestelmässä ja kaupungin asianhallintajärjestelmässä (Asta) 10 vuotta.

Rekisteröityjen tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, niin sinulla on oikeus

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai oikeuksistasi, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti, kun henkilöllisyytesi on todennettu.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.  Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

• Janne Riipinen, lakimies, kaupunkistrategian ja johdon toimiala, työllisyyden ja kotoutumisen palvelualue, etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi, p. 040 500 2745

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupunki, kaupunginhallitus (Vantaan kaupungin hallintosääntö 8 luku 1 §).

Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä

Vantaan kaupunki
Kaupunginhallitus
Y-tunnus 0124610–9
Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo      

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163
Sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi