Henkilötietojen käsittely - Liikkuva opiskelu toisella asteella (lukiot ja Varian toimipisteet)

Liikkuva opiskelu -toiminta tukee Vantaan ammattiopisto Varian ja lukioiden opiskelijoiden fyysistä aktiivisuutta ja opiskelukykyä toisella asteella. Toiminnan tavoitteena on kannustaa opiskelijat liikunnan pariin ja luoda aktiivinen, kannustava ja osallistava opiskeluympäristö.

Hyvinvointivalmennuksen asiakkailta kerätään vain välttämättömät tiedot palvelun tuottamiseksi. Asiakkaan henkilökohtainen hyvinvointivalmentaja kirjaa liikuntatapaamisten määriä ja tapaamisten sisältöä hyvinvointivalmennuksen yhteenvetorekisteriin asiakkaan suostumuksella. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen kirjaus yhteenvetorekisteriin, mikä ei ole este hyvinvointivalmennukseen osallistumiselle.

Hyvinvointivalmentaja kirjaa asiakkaiden vastaanottomittaustuloksista, valmennuskyselyn vastauksista sekä Firstbeat-hyvinvointianalyysin kokonaispisteistä yhteenvetorekisteriin tulosten tilastollisia tarkasteluja varten. Yhteenvetorekisterin tiedot ovat pseudonymisoituja (asiakkaan nimen tilalla käytetään ID-tunnusta). Kaupungin hyvinvointivalmentajat huolehtivat tietojen pseudonymisoinnin jo rekisteriin kirjatessaan, jolloin asiakkaita ei voi tunnistaa rekisteristä. Tiedot anonymisoidaan kahden vuoden kuluttua niiden kirjaamisesta. Hyvinvointivalmentajilla on erikseen asiakkaiden nimilistaus, josta selviää ID-tunnusta vastaava asiakkaan nimi. Nimi-ID-listaus säilytetään erillään yhteenvetorekisterin tiedoista. Vain hyvinvointivalmentajat tietävät mikä tieto kuuluu kullekin asiakkaalle.

Yhteenvetorekisterin tietoja käsittelevät vain kaupungin hyvinvointivalmennuksessa työskentelevät henkilöt, joiden työtehtävä sitä edellyttää. Yhteenvetorekisterin tiedoista tehdään ryhmätason tilastoja ja tilastollisia analyyseja toiminnan vaikuttavuuden kuvaamiseksi. Ryhmätason tuloksista raportoidaan Vantaan kaupungin sisäisesti ja ulkoisesti toiminnan vaikuttavuuden kuvaamiseksi. Raportoinneista ei voi tunnistaa yksittäisiä henkilöitä.

Yhteenvetorekisterissä olevia tietoja käsitellään hyvinvointivalmennuksen tarjoamiseksi rekisteröidylle ja käsittely perustuu aina rekisteröidyn suostumukseen. Asiakas antaa suostumuksensa hyvinvointivalmentajalle tietojen kirjaamiseksi yhteenvetorekisteriin erillisen suostumuslomakkeen kautta. Alaikäisen rekisteröidyn kohdalla suostumus firstbeat-mittauksia varten kysytään erikseen huoltajalta.

Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan antamaan vapaaehtoiseen suostumukseen tietojen käsittelystä.

Käsittelyn oikeusperusteet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a alakohta.

Kaupungin hyvinvointivalmentajat kirjaavat asiakkaan tapaamismääriä ja niiden sisältöjä yhteenvetorekisteriin asiakkaan suostumuksella. Kaikki tiedot kirjataan pseudonymisoidusti ja niistä kerätään vain välttämättömät tiedot palvelun tarjoamiseksi ja tulosten tarkastelemiseksi.

Yhteenvetorekisteri on käytössä vain hyvinvointivalmennuksessa työskentelevillä Vantaan kaupungin työntekijöillä, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.

Hyvinvointivalmentajien yhteenvetorekisterin tietosisältö:

• Henkilökohtainen käyttäjä-ID
• Oppilaitos
• Firstbeat-hyvinvointianalyysin kokonaispisteet
• Firstbeat-hyvinvointianalyysin keskimääräinen askelmäärä

Kaikki tarvittavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai hänen suostumuksellaan.

Webropol-kyselyiden tietosisältö:

• Nimi, sähköposti ja oppilaitos
• Aloituskysely (mm. liikuntatottumukset ja liikuntatoiveet)
• Loppukysely (mm. liikuntatottumukset valmennuksen jälkeen)

Kaikki tarvittavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai hänen suostumuksellaan.

Firstbeatin tietosisältö:

• Nimi, sähköposti, pituus, paino, syntymäaika, puhelinnumero, oppilaitos
• Hyvinvointianalyysin tulokset (mm. kuormituksen ja palautumisen tasapaino, liikunnan määrä)

Kaikki tarvittavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai hänen suostumuksellaan.

Bookings-sovelluksen tietosisältö:

• Nimi, oppilaitos, sähköposti ja puhelinnumero

Kaikki tarvittavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai hänen suostumuksellaan.

Liikkuvan opiskelun kyselylomakkeilla kysytään vain välttämättömiä tietoja asiakkaan kontaktoimiseksi ja palvelun tarjoamiseksi. Pyydettyjen henkilötietojen (nimi, puhelinnumero, sähköposti ja oppilaitos) kysyminen on välttämätöntä palvelun tarjoamiseksi. Kerättyjen tietojen määrä ja käsittelytoimenpiteet ovat arvion mukaan oikeasuhtaisia tavoiteltuun päämäärään nähden. Toimintaan osallistuminen on vapaaehtoista.

Palveluntarjoajien sovelluksissa pyydettyjen henkilötietojen (nimi, sähköposti) antaminen on välttämätöntä palvelun tarjoamiseksi. Asiakas voi kieltää myös tietojen kirjaamisen hyvinvointivalmentajien yhteenvetorekisteriin, mikä ei ole este palveluun osallistumiselle.

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia. Tietoja voidaan luovuttaa vain sen henkilön suostumuksella, jonka tiedoista on kyse tai jos laki velvoittaa luovuttamaan tiedot. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. Lokitietojen avulla. Mahdollisia paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, niin ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Tiedot kerätään asiakkaan suostumuksella. Tiedot pseudonymisoidaan jo rekisteriin kirjatessaan, jolloin asiakkaita ei voi tunnistaa rekisteristä. Tiedot anonymisoidaan kahden vuoden kuluttua niiden kirjaamisesta.

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, niin sinulla on oikeus

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai oikeuksistasi, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti, kun henkilöllisyytesi on todennettu.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

Kirjaamo: 029 566 6768

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteydenotto

Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin toimiala/Yhteiset palvelut

tietosuoja.kaku@vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä                                                                                                                            

Vantaan kaupunki                                                                                                                        

Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta                                                                 

Y-tunnus 0124610-9

Asematie 7, 01300 Vantaa                                                    

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo       

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki

Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.

Puhelin (vaihde): 09 839 11

Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi