Henkilötietojen käsittely Vantaan katutyössä ja PARka-järjestelmässä

Katutyössä toteutettavan yksilötyön asiakkailta kerätään henkilötietoja heidän tilanteensa selkiyttämiseksi, oikeiden palveluiden löytämiseksi ja käytännön asioissa auttamisen mahdollistamiseksi. Erityisiä henkilötietoja käsitellään, jotta nuoren tilanteesta saadaan kokonaiskuva ja nuorta voidaan tukea esim. terveydenhuoltoon ja rikosseuraamuksiin liittyvissä asioissa.

Jokaisesta tapaamisesta kirjataan asiakastapahtuma, johon kuvataan tapaamisen keskeiset sisällöt. Asiakastapaamisten kirjaaminen on yksilötyön väline, jolla seurataan nuoren tavoitteiden edistymistä ja voidaan myös osoittaa työskentelyn tuloksellisuutta nuoren kannalta. 

Tietojen käsittely perustuu vapaaehtoisuuteen ja asiakkaan tai alaikäisen asiakkaan huoltajan suostumukseen. Yhteystietoja kerätään, jotta asiakkaaseen voidaan saada yhteys, kun hän ilmoittaa kiinnostuksensa osallistua katutyön yksilötyöhön. Muita asiakkaan henkilötietoja tallennetaan PARka-asiakastietojärjestelmään, jotta työntekijä voi tehdä asiakaskirjauksia ja seurata tilanteen etenemistä.  

Tietojen käsittely perustuu suostumuksen ohella rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Nuorisolain periaatteiden mukaisesti tehtävänä on tavoittaa tuen tarpeessa oleva nuori ja auttaa häntä sellaisten palvelujen ja muun tuen piiriin, joilla edistetään hänen kasvuaan, itsenäistymistään, osallisuuttaan yhteiskuntaan ja muuta elämänhallintaansa sekä pääsyään koulutukseen ja työmarkkinoille. Lisäksi sovelletaan lakia sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista, jonka mukaan hyvinvointialueen ja kunnan viranomaisten on yhteistyössä seurattava ja edistettävä lasten ja nuorten hyvinvointia sekä poistettava kasvuolojen epäkohtia ja ehkäistävä niiden syntymistä.  

Käsittelyn oikeusperusteet:

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 6 artikla, kohdan 1 alakohdat a ja c
Tietosuojalaki 6§ 
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Nuorisolaki (1285/2016)
Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)
Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
Lastensuojelulaki (417/2007)
Arkistolaki (831/1994)
Hallintolaki (434/2003)

Katutyön työntekijä kerää tiedot nuorelta tai alaikäisen nuoren huoltajalta pääosin suullisesti haastattelemalla. Alaikäisen nuoren huoltajan tietoja voidaan toimittaa työntekijälle myös paperisella lomakkeella. Tiedot kirjataan järjestelmään työntekijän toimesta yleensä nuoren läsnä ollessa. Nuorella on pääsääntöisesti oma työntekijä, joka kirjaa tarvittavat tiedot ja asiakastapaamisten kirjaukset järjestelmään.
 

Rekisteröity asiakas:
- nimi
- ikä
- henkilötunnus
- sukupuoli
- koulutus
- perhesuhteet  
- asumistilanne
- sen hetkinen muu elämäntilanne  
- asiakkuuden aloitus- ja lopetuspäivämäärä
- toimeentulon lähde
- tärkeimmät ihmissuhteet ja tukiverkosto
- palveluverkosto
- rekisteröitävän henkilökohtaisia arvioita tulevaisuuden suunnitelmistaan
- ammattilaisten ja nuoren yhteisiä arvioita suunnitelmien edistymisestä
- yhdessä asiakkaan kanssa sovitut jatkotoimenpiteet
- asiakkaan mahdollisia rikostuomioita, rikosepäilyjä ja tuomioiden toimeenpanoprosesseja koskevia tietoja (kirjataan vain erillisellä suostumuksella)
- asiakkaan muita erityisiä henkilötietoja kuten terveystietoja (kirjataan vain erillisellä suostumuksella)
- tieto siitä, mitä tietoja nuoresta on luovutettu ja kenelle
- muita katutyön kannalta tarpeellisia tietoja nuoren tilanteesta ja tuen tarpeesta
 

Rekisteröidyn alaikäisen asiakkaan huoltaja:
- nimi
- osoite
- puhelinnumero
- toivottu yhteydenpitotapa
- mahdolliset nuorta koskevat kuljetusluvat, valokuvausluvat, osallistumisluvat jne.  
- huoltajan näkemys nuoren tilanteesta ja sovituista toimenpiteistä nuoren tilanteen edistämiseksi
- tieto siitä, mitä huoltajan antamia tietoja on luovutettu eteenpäin ja kenelle.  
 

Katutyössä voidaan kerätä erityisiä henkilötietoja eli arkaluontoisia tietoja asiakkaan nimenomaisella erillisellä suostumuksella. Näitä tietoja voivat olla esim. asiakkaan rikoshistoriaa koskevat tiedot tai terveystiedot, joilla on merkitystä asiakkaan palvelutarvetta arvioitaessa.  

Kaikkien kerättävien tietojen antaminen on vapaaehtoista, eikä mikään yksittäinen tieto ole katutyön asiakkuuden ehtona. Jos asiakas tai hänen huoltajansa haluaa, voidaan asiakasmuistinpanoja kirjata esimerkiksi nimimerkin avulla. Katutyötä voidaan toteuttaa myös täysin anonyymisti, mutta tällöin nuoren palvelutarvetta ei ole mahdollista riittävällä tavalla arvioida ja käynnistää yksilötyöskentelyä. Nuoren tai perheen tarvitsemien tukitoimien kartoittamiseksi ja järjestämiseksi sekä jatko-ohjauksen varmistamiseksi on välttämätöntä käsitellä ainakin jonkin verran nuoren elämäntilannetta koskevia henkilötietoja. Mitä kattavammin henkilötietoja annetaan, sitä paremmin ja kohdennetummin tukea on mahdollista tarjota.  

Tietoja voidaan luovuttaa eteenpäin (esim. nuorten työpajatoimintaan, Kelalle) vain sen henkilön suostumuksella, jonka tiedoista on kyse tai jos laki velvoittaa luovuttamaan tiedot (esim. poliisille, lastensuojeluun). Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.  

Henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Henkilökunnalla on myös salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen. 

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan PARka-järjestelmässä, josta niitä ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Mikäli suojauksesta huolimatta henkilötiedot joutuvat tietoturvaloukkauksen kohteeksi tai ulkopuolisen haltuun, ryhtyy Vantaan kaupunki välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja tekee tarvittavat ilmoitukset kansalliselle tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille. Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ilman aiheetonta viivytystä heti ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä. Tällöin kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille rekisteröidyille, joiden tietoihin tietoturvaloukkaus kohdistuu. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi rekisteröidyiltä välittömiä toimenpiteitä, tietoturvaloukkauksesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella. 

Katutyössä asiakkaan tiedot poistetaan PARka-järjestelmästä viimeistään kahden vuoden kuluttua asiakkuuden päättymisestä. 

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon. 

Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Rekisteröidyllä on käsittelyperusteesta riippuen oikeus tarkastaa, mitä tietoja käsitellään, vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista, vaatia tietojen poistamista, vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista, vastustaa tietojen käsittelyä sekä oikeus saada tiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla Vantaa-infoista ja Vantaan kaupungin nettisivuilta. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Vantaan kaupunki toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Vantaan kaupunki ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. 

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Vantaan kaupunki voi kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia ja jos niitä esitetään toistuvasti. Jos pyynnön toteuttamisesta aiotaan periä maksu, Vantaan kaupunki on yhteydessä pyynnön esittäjään ennen pyynnön toteuttamista. Mikäli Vantaan kaupunki kieltäytyy suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, pyynnön esittäjälle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. 

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Suvi Helle, katutyön palveluesihenkilö
PL 4552, 01030 Vantaan kaupunki
puh. 040 523 3598, suvi.helle@vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä  

Vantaan kaupunki
Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta
Y-tunnus 0124610-9  
puh. 040 071 3358
Asematie 7, 01300 Vantaa
Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi
puh. 040 071 3358

Kirjaamo

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa
Puhelin (vaihde): 09 839 11, Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo@vantaa.fi