Henkilötietojen käsittely Vaskivuoren lukion uusintakokeiden kameravalvonnassa

1. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Lukion opintojaksojen kokeiden uusinnoissa on käytössä 4 – 6 luokkatilaa. Tavoitteena on, että opiskelijat eivät syyllistyisi vilppiyrityksiin, kun tietäisivät tilassa olevan videovalvonnan opettajan lisäksi. Videovalvonnalla myös parannetaan opiskelijoiden oikeusturvaa. Valvontakamera kytketään pois luokkatiloista, kun uusintakuulustelua ei ole ja tallenteet hävitetään heti, kun arvostelu on lopullinen. Kameroita ei käytetä muihin tarkoituksiin.

2. Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Välttämättömien henkilötietojen käsittelyperuste on yleinen etu ja julkinen valta.  

Käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohta

Tietosuojalaki (1050/2018) 4 § 

Lukiolaki (714/2018) 31, 41 ja 42 §:ät. 

3. Mitä henkilötietoja kerätään ja keneltä tiedot saadaan?

Tallentavan kameravalvonnan piiriin kuuluvat tiloissa syntyneet kuvatallenteet mukaan lukien tallennusaika ja -paikka. Rekisteri sisältää kuvatallenteita tiloissa oleskelevista henkilöistä ja mahdollisesti koesuorituksista. Tiedot saadaan tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden välittämästä kuva-aineistosta.

4. Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?

Kameravalvontaa ei voida toteuttaa ilman henkilötietoja. 

5. Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?

Ainoastaan rehtori ja kokeiden valvojiksi määrätyt henkilöt saavat katsoa valvontakameroiden live-kuvaa ja tallennettua kuvaa satunnaistarkasteluna ja mahdollisen vilppiepäilyn selvittelyn takia. Kaupungin sisällä tietoja voidaan luovuttaa rikos- ja vahingonkorvaustapausten selvittämiseksi. Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille, mikäli heillä on peruste tietojen saamiseksi. Muutoin tietoja ei luovuteta Vantaan kaupungin ulkopuolelle. 

6. Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää.

Kameravalvontaa koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 § kohdan 7 perusteella, ellei ole ilmeistä, että tiedon antaminen niistä ei vaaranna turvajärjestelyjen tarkoituksen toteutumista. Tiedot kokelaiden koesuorituksista, jotka näkyvät kuvissa, ovat salassa pidettäviä viranomaisten toiminaan julkisuudesta annetun lain 24 § kohdan 30 perusteella. Tallenteita saavat katsoa vain rehtori ja koetilaisuuden valvojiksi määritetyt henkilöt. Jos rehtori aloittaa koetilaisuuden järjestyksen rikkomista tai vilpillistä menettelyä koskevan selvityksen, saavat tallenteita katsoa asiaa selvittävät henkilöt, päätöksentekoon asiasta osallistuvat henkilöt sekä asianosainen siltä osin kuin se tapauksen kannalta on tarpeellista. 

Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Tallenteet säilytetään lukituissa tiloissa. Monitorit on sijoitettu niin, että sivulliset eivät pääse katsomaan niitä.

7. Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

8. Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötiedot voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa Vantaan kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja tekee tarvittavat ilmoitukset kansalliselle tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille.  Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ilman aiheetonta viivytystä heti ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä. Tällöin kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille rekisteröidyille, joiden tietoihin tietoturvaloukkaus kohdistuu. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi rekisteröidyiltä välittömiä toimenpiteitä, tietoturvaloukkauksesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

9. Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Valvontatallenteet hävitetään, kun koesuorituksen arvostelu on lopullinen. Tallenteen saa kuitenkin säilyttää tämän määräajan jälkeen, jos sille on tarve koetilaisuuteen liittyvän asian selvittämiseksi, esimerkiksi jos vilpilliseen menettelyyn liittyvästä päätöksestä on valitettu ja asian käsittely on kesken

10. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on

• oikeus tarkastaa, mitä tietoja käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista
• vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojen käsittelyä

Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta. Siirry kaupungin tietosuojasivulle tästä. 

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

11. Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon. 

12. Onko rekisteröidyn oikeuksien käyttö maksullista?

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Vantaan kaupunki voi kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia ja jos niitä esitetään toistuvasti. Jos pyynnön toteuttamisesta aiotaan periä maksu, Vantaan kaupunki on yhteydessä pyynnön esittäjään ennen pyynnön toteuttamista. Mikäli Vantaan kaupunki kieltäytyy suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, pyynnön esittäjälle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

13. Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviran-omaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.  Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

14. Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Jari Danska

Virka-apulaisrehtori 

Vaskivuoren lukio 
etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi 
puh. +358 40 581 8948

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kasvatuksen ja oppimisen lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä                                                                                                                            

Vantaan kaupunki                                                                                                                     
Kasvatuksen ja oppimisen lautakunta                                                                                   
Y-tunnus 0124610-9                                                                
Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi
puh. 040 071 3358

Kirjaamo       
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi