Henkilötietojen käsittely oppivelvollisten nuorten asuinkunnan ohjaus- ja valvontatehtävissä
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.
Tässä asiakirjassa kerrotaan yleisesti, millä tavoin Vantaan kaupunki käsittelee sinun tietojasi oppivelvollisten nuorten asuinkuntaohjauksessa.
1. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?
Henkilötietojen käsitellään, jotta Vantaan kaupunki pystyy asuinkuntana ohjaamaan ja valvomaan oppivelvollisuuden edistymistä niiden oppivelvollisten osalta, jotka eivät ole perusopetuslain, lukiolain tai ammatillisesta koulutuksesta annetun lain tai tutkintokoulutukseen valmentavasta koulutuksesta annetun lain mukaisesti järjestettyyn opetuksen piirissä.
Asuinkuntana Vantaan kaupungin tulee ohjata ja valvoa niitä alle 18-vuotiaita toisen asteen ikäisiä nuoria, jotka eivät ole koulutuksen piirissä ja joiden ohjausvastuuta ei ole määritetty muulle taholle.
Lisäksi henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena tilastojen tuottaminen Vantaan kaupungin käyttöön. Tietoja käsitellään tilastoinnissa ilman tunnistetietoja.
Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.
2. Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?
Oppivelvollisten nuorten asuinkuntaohjauksen järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.
Käsittelyn oikeusperuste:
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohta
Tietosuojalaki (2018/1050) 6 § ja 29 §
Oppivelvollisuuslaki (1214/2020) 14, 15 ja 15 a §:ät.
3. Mitä henkilötietoja oppivelvollisten nuorten asuinkuntaohjauksessa kerätään ja keneltä tiedot saadaan?
Oppivelvollisen nuoren osalta käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, osoite, sähköposti, äidinkieli, koulu, kouluaste, tieto opintojen aloittamisesta ja lopettamisesta, tieto mahdollisesta tuen tarpeesta, asuinkunta ja asuinkunta mihin muuttanut, yhteydenottopyynnöt ja niihin saadut vastaukset, lastensuojeluilmoitukset, koulutukseen ohjaamisen tai oppilaitokseen osoittamisen kannalta välttämättömät tiedot. Huoltajien osalta käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, puhelinnumero, osoitetiedot sekä tarvittaessa asiointikieli.
Vantaan kaupunki saa henkilötiedot Opetushallituksen Opintopolun Valpas-palvelusta, Digi- ja Väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä. Tietoja on mahdollista saada Vantaan kaupungin Studenta -opiskelijahallintojärjestelmästä ja opiskeluhuollosta. Tietoja on mahdollista myös saada eri koulutusten järjestäjiltä sekä TE-palveluista/työllisyyspalveluista.
Lisäksi tietoja voidaan saada oppivelvollisesta nuorelta itseltään, hänen huoltajiltaan tai muulta nuoren verkostoon kuuluvilta huoltajien luvalla.
4. Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?
Oppivelvollisten nuorten asuinkuntaohjaus ei ole mahdollista ilman henkilötietoja.
5. Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?
Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.
Oppivelvollisen nuoren henkilötietoja voidaan luovuttaa muiden viranomaisten pyynnöstä esimerkiksi Kelalle, lastensuojeluviranomaisille tai muille koulutuksen järjestäjälle. Lisäksi henkilötietoja voidaan myös siirtää toiselle kunnalle, jos oppivelvollinen nuori esimerkiksi muuttaa toiseen kuntaan.
6. Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?
Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.
Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.
7. Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?
Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.
Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.
Microsoftin osalta on mahdollista, että henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu Euroopan komission 10.7.2023 hyväksymään päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Yhdysvaltalaiset yritykset, joille tietoja siirretään ovat sertifioituneita yrityksiä, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen kesken sovittuihin suojatoimiin.)
8. Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?
On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.
9. Kuinka pitkään tietoja säilytetään?
Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.
Tietoja säilytysaika on oppivelvollisuuslain mukaisen opintojen maksuttomuusaika. Pääsääntöisesti maksuttomuusaika päättyy sen vuoden loppuun, jolloin oppivelvollinen opiskelija täyttää 20 vuotta.
10. Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?
Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.
11. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?
Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus
- tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
- vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
- vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.
Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.
12. Onko oikeuksien käyttö maksullista?
Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.
13. Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?
Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:
Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777
14. Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.
Yhteyshenkilö
Karita Snellman
Vantaan kaupungin asuinkuntaohjaaja, ilman opiskelupaikkaa olevien vantaalaisten oppivelvollisten ohjaus ja valvonta
etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi
puh. 40 157 9732
Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kasvatuksen ja oppimisen lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:
Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
Kasvatuksen ja oppimisen lautakunta
Y-tunnus 0124610-9 puh. 09 839 11(vaihde)
Asematie 7, 01300 Vantaa
Tietosuojavastaava
Kirjaamo
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi