Henkilötietosi talouspalveluissa

Käytämme henkilötietoja taloushallinnon järjestämiseen, johon kuuluvat seuraavat toiminnot:

• Laskutus
• Saatavien valvonta
• Reskontranhoito 
• Maksatus
• Ostolaskujen käsittely
• Matkalaskujen käsittely
• Kirjanpito ja tilinpäätös
• Rahoitus
• Talousarvion laadinta
• Talous- ja toimintatietojen raportointi
• Tietojohtaminen sekä toiminnan suunnittelu ja kehittäminen
• Sisäinen laskenta
• Palkanlaskenta

Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin. 

Talouspalveluiden järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. 

Käsittelyn oikeusperuste:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta 
• Tietosuojalaki (2018/1050) 6 §
• Arkistolaki (1994(831) 1 §
• Kirjanpitolaki (1997/1336) 1 §, 10 § 
• Kuntalaki (2015/410) 6 §, 112 §, 120 §
• Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (2019/906) 1 §
• Laki saatavien perinnästä (1999/513) 1 §
• Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (2003/13) 1 §
• Laki sähköisistä allekirjoituksista (2003/14) 1 §
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (1999/621) 1 §
• Laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista (2009/661) 1 §
• Maksupalvelulaki (2010/290) 1 § 

Talouspalveluissa keräämme seuraavia henkilötietoja:

• Nimi
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Henkilötunnus
• Y-tunnus
• Pankkiyhteystiedot
• Laskutustiedot: laskun numero, päivämäärä, maksuehdot, eräpäivä, viitenumero tai muu yksilöintitieto, palveluiden erittely
• Sopimustiedot

Henkilötietoja saamme seuraavista lähteistä:

• Rekisteröidyltä itseltään (sähköinen tai henkilökohtainen asiointi, laskut, sähköpostit, puhelut)
• Digi- ja väestötietovirasto
• Muilta viranomaisilta (esim. Kansaneläkelaitos, Verohallinto)
• Kaupungin järjestelmistä, rekistereistä ja laskutusliittymistä
• Kaupungin sopimuskumppaneilta ja palveluntarjoajilta

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä taloushallinnon palveluiden tarjoamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme pystyisi esimerkiksi laskuttamaan palveluista, suorittamaan maksuja tai täyttämään verotukseen liittyviä velvoitteita.

Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Luovutamme henkilötietoja viranomaisille, kuten Verohallinnolle, lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa sekä sopimuskumppaneille ja palveluntarjoajille, jotka käsittelevät tietoja kaupungin puolesta. 

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Kirjanpitotapahtumien henkilötietoja säilytämme perusrekistereissä kirjanpitolain mukaisesti 10 vuotta, minkä jälkeen poistamme tiedot. Maksutapahtumia järjestelmien välillä välittävissä sanomanvälityspalveluissa henkilötietojen säilytysaika on 2 vuotta.

Kaupunki käsittelee osto- ja myyntilaskuja ohjelmistorobotiikalla, mutta muuten emme käytä tietojasi profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus 

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä

Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta.

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto: Tietosuojavaltuutetun ajantasaiset ohjeet ja yhteystiedot löytyvät sivulta tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi 

Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

myyntilaskut(at)vantaa.fi
puh. 09 839 22004

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupunki. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä

Vantaan kaupunki
Kaupunginhallitus
Y-tunnus 0124610-9
puh (vaihde). 09 839 11
Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava(at)vantaa.fi

Kirjaamo

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi