Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungin kotoutumisen edistämisen palveluissa (Kansainvälisten asiakkaiden palvelut)

Maahanmuuttajien ja kotoutuja-asiakkaiden tietoja saadaan käsitellä kotoutumislain (681/2023) 72 § 1 mom. perusteella:

1. kotoutumislaissa tarkoitettujen palvelujen ja tehtävien järjestämiseen ja tuottamiseen;
2. 1 kohdassa tarkoitettuja tehtäviä koskevaan valvontaan, kehittämiseen, seurantaan, arviointiin, ennakointiin ja ohjaukseen; ja
3. 1 kohdassa tarkoitettuja tehtäviä koskevaa tilastointia ja tiedolla johtamista varten.

Jos olet ilmoittautunut myös työnhakijaksi, niin asiakastietojen käyttötarkoituksista ja käsiteltävistä tiedoista julkisissa työvoimapalveluissa säädetään erikseen työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain (380/2023) 13 luvussa. Saat lisätietoa näistä käyttötarkoituksista ja tiedoista Vantaan kaupungin työvoimaviranomaisen informointiasiakirjasta.

Emme koskaan käytä henkilötietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Kunnalle asetetun lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Kotoutumislaissa (681/2023) asetetaan kunnalle velvollisuus järjestää kotoutumisen edistämisen palveluita ja säädetään maahanmuuttajan ja kotoutuja-asiakkaan henkilötietojen käsittelystä.

Käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohta 
Tietosuojalaki (2018/1050) 6 §

Henkilöasiakkaasta saadaan kerätä ja käsitellä kotoutumislain (681/2023) 73 §:n perusteella seuraavia tietoja:

1. henkilötunnus;
2. nimi ja yhteystiedot;
3. oleskelulupahakemusta ja -päätöstä koskevat tiedot;
4. asiointikieli, tulkin järjestämistarve ja muut asioinnin järjestämistä koskevat tiedot;
5. tiedot koulutuksesta, työhistoriasta ja ammatillisesta osaamisesta sekä muut osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arvioinnin pohjaksi selvitettävät tiedot;
6. osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arviointia koskevat tiedot, kotoutumissuunnitelman sekä muiden suunnitelmien palvelusisältö ja kesto sekä suunnitelmien toteuttamista koskevat tiedot;
7. tiedot kotoutumista edistävistä palveluista ja kielitaidon päättötestauksesta sekä jatko-ohjauksesta muihin palveluihin;
8. sellaiset terveydentilaa sekä työ- ja toimintakykyä koskevat tiedot ja arviot, joilla on vaikutusta henkilön kotoutumiseen ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi hänelle;
9. kotoutumislain 43 §:ssä tarkoitettua kuntaan ohjaamista koskevat tiedot; ja
10. kotoutumislain 8 luvussa tarkoitettuja korvauksia koskevat tiedot.

Saamme tietoja henkilörekisteriin sinulta itseltäsi erilaisissa palvelutilanteissa; mm. asioidessasi verkkoasiointipalvelussa, asioidessasi paikan päällä palvelupisteessämme tai kun keskustelet työntekijämme kanssa puhelimessa.

Lisäksi meillä on oikeus saada kotoutumislain (681/2023) tiedonsaantisäännösten perusteella sinua koskevia tietoja muilta viranomaisilta sekä palveluntuottajilta.

Kyllä, henkilötietojen antaminen on välttämätöntä. Kotoutumislaissa (681/2023) tarkoitettuja palveluja ei voida järjestää sinulle ilman henkilötietojasi. Kunnalla on oikeus kotoutumislain perusteella kerätä ja käsitellä maahanmuuttajien ja kotoutuja-asiakkaiden henkilötietoja.

Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Kotoutumislain (681/2023) 82–94 §:ssä on säädetty tietojen luovutuksista. Tiedonpyytäjän tiedonsaantioikeus voi perustua myös muuhun lakiin kuin kotoutumislakiin.

Kotoutumislain 2 luvussa tarkoitettuja kotoutumista edistäviä palveluita tuottavalla julkisella tai yksityisellä oppilaitoksella tai muulla palveluntuottajalla, jonka asiakkaaksi kotoutuja-asiakas ohjataan kotoutumissuunnitelman mukaisesti, on oikeus saada kotoutumislain 94 §:n perusteella maksutta ja salassapitosäännösten estämättä kunnalta ja edeltäviltä palveluntuottajilta kotoutumislain 2 luvussa tarkoitettujen tehtävien hoitamiseksi seuraavat tiedot henkilöasiakkaasta:

1. nimet;
2. syntymäaika ja -paikka;
3. henkilötunnus;
4. äidinkieli;
5. asiointikieli;
6. kansalaisuus tai kansalaisuudettomuus ja kansallisuus;
7. koti- ja asuinpaikka;
8. yhteystiedot;
9. virkailijan nimi;
10. kotoutumissuunnitelman laatimispäivä ja voimassaolo;
11. merkitty koulutussuositus ja muut osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arvioinnissa esiin tulleet koulutukseen liittyvät kartoitukset;
12. kielitaidon lähtötason testauksen tulos;
13. aiemmin suoritettu koulutus tai tutkinto;
14. aiempi ammatti tai työkokemus;
15. asiakkaan tavoiteammatti;
16. mahdollisen aiemman kotoutumista edistävän koulutuksen tai opintojen opintosuunnitelma ja arvio sen toteutumisesta;
17. mahdollisessa aiemmassa kotoutumista edistävässä koulutuksessa tai opinnoissa sovitut toimenpiteet ja tavoitteet jatkosta; ja
18. muut kuin 1–17 kohdassa tarkoitetut opetukseen tai palveluun osallistumisen kannalta välttämättömät tiedot.

Jos palvelusta ei ole sovittu kotoutumissuunnitelmassa, niin suostumustasi pyydetään tietojesi luovuttamiseksi palveluntuottajalle. Suostumuksesi pyydetään aina tarvittaessa. Sen antaminen on sinulle vapaaehtoista ja voit aina peruuttaa aiemmin antamasi suostumuksen.  

Kansallisarkisto on voinut määrätä osan asiakastiedoista arkistolain (831/1994) mukaisesti pysyvään säilytykseen. Pysyvään säilytykseen määrätyt tiedot siirretään säilytettäväksi Kansallisarkistoon asiakastietojärjestelmästä poiston jälkeen.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Vantaan kaupungin käyttämissä Microsoft M365-palveluissa olevia tietoja voidaan käsitellä EU/ETA-alueen ulkopuolella, vaikka ne pääsääntöisesti sijaitsevatkin EU:n alueella. Siirto perustuu Euroopan komission 10.7.2023 hyväksymään päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Yhdysvaltalaiset yritykset, joille tietoja siirretään ovat sertifioituneita yrityksiä, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen kesken sovittuihin suojatoimiin. Siirto on tällöin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

KEHA-keskus poistaa valtakunnallisesta tietovarannosta kaikki asiakasta koskevat tiedot, kun asiakkuuden tai sopimussuhteen päättymisestä on kulunut neljä (4) vuotta. Tietoa ei kuitenkaan tarvitse poistaa, jos se on tarpeen lakiin perustuvan tehtävän hoitamiseksi tai vireillä olevan asian takia (kotoutumislaki 77 §).

Kansallisarkisto on voinut määrätä osan asiakastiedoista arkistolain (831/1994) mukaisesti pysyvään säilytykseen. Pysyvään säilytykseen määrätyt tiedot siirretään säilytettäväksi Kansallisarkistoon asiakastietojärjestelmästä poiston jälkeen. KEHA-keskus vastaa kotoutumislaissa tarkoitetun järjestelmän asiakirjojen sekä Oma asiointi -palvelun kautta toimitettujen asiakirjojen poistamisesta

Vantaan kaupunki on itsenäinen arkistonmuodostaja siltä osin, kun kyse ei ole kotoutumisen valtakunnallisten järjestelmien sisältämistä tai kautta toimitetuista asiakirjoista. Kaupunki vastaa tehtäviensä yhteydessä sille saapuneiden ja syntyneiden asiakirjojen arkistoinnista arkistolain mukaisesti. Kaupungille saapuneiden ja kaupungilla syntyneiden asiakirjojen käsittely ja arkistointi tapahtuvat tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (TSA) perusteella oikeus:

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään (TSA, 15 artikla)
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista (TSA, 16 artikla)
• vaatia tietojesi poistamista (ns. ”oikeus tulla unohdetuksi”, TSA 17 artikla)
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista (TSA, 18 artikla)
• vastustaa tietojesi käsittelyä (TSA, 21 artikla)
• oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen (TSA 20 artikla sekä TSA 7 artiklan 3 kohta)

Kotoutumislaissa (681/2023) on säädetty rajoituksia rekisteröityjen oikeuksiin. Rekisteröidyllä ei ole EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädettyä oikeutta tietojensa käsittelyn rajoittamiseen (kotoutumislaki 73 § 3 mom.).

Tietojen poisto-oikeuden (TSA 17) osalta on huomioitava, että henkilötietojen säilyttäminen on lainmukaista, eikä tietoja tarvitse poistaa, kun säilyttäminen tapahtuu lakisääteisen velvoitteen (kotoutumisen lakisääteisten palveluiden järjestäminen) noudattamiseksi, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Peruuttaessasi aiemmin antamasi suostumuksen tiedon luovuttamiseen/vaihtamiseen, niin suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen (TSA 7 artikla 3 kohta).

Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta.

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.
 

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi 
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin työllisyyden ja kotoutumisen palveluiden johtaja. Vantaan kaupunki vastaa rekisterinpitäjän tehtävistä asiakkaiden osalta, kuten kotoutumislaissa (681/2023) säädetään kunnan vastuusta (kotoutumislaki 78 §).

Yhteisrekisterinpitäjät. KEHA-keskus ja kunnat ovat kotoutumislain 74 §:ssä tarkoitetun valtakunnallisen tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä. KEHA-keskus vastaa rekisterinpitäjänä sille laissa säädetyistä rekisterinpitäjän velvollisuuksista (kotoutumislaki 78 §)

Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan sekä yhteisrekisterinpitäjänä toimivan KEHA-keskuksen yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä (Vantaan kaupungin kotoutumisviranomainen)    
Vantaan kaupunki                     
Työllisyyden ja kotoutumisen palveluiden johtaja                
Y-tunnus 0124610–9             
Asematie 7, 01300 Vantaa            

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo    
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi

Yhteisrekisterinpitäjä KEHA-keskus
tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

Henkilötietojen käsittelijät
Vantaan kaupunki voi ulkoistaa henkilötietojesi käsittelyä ulkopuoliselle järjestelmätoimittajalle tai palveluntarjoajalle erillisellä toimeksiantosopimuksella. Henkilötietojen käsittely tapahtuu tällöin kaupungin puolesta ja lukuun, ja kaupungin määrittämän tarkoituksen toteuttamiseksi. Kaupunki säilyy henkilötietojesi rekisterinpitäjänä. Kaupunki ja palveluntarjoaja vastaavat yhdessä henkilötietojesi käsittelyn asianmukaisuudesta.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.