Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungin elintapaohjauspalvelun hyvinvointimentoroinnissa (seniorit ja soveltavat)

Palvelussa henkilöiltä kerätään vain välttämättömät tiedot palveluiden tarjoamiseksi, edistymisen seuraamiseksi ja toiminnan vaikuttavuuden arvioimiseksi. Yhteenvetorekistereiden ja Hyviöön kerättävistä tiedoista tehdään ryhmätason tilastoja ja tilastollisia analyyseja toiminnan vaikuttavuuden kuvaamiseksi. Ryhmätason tuloksista raportoidaan Vantaan kaupungin sisäisesti ja ulkoisesti toiminnan vaikuttavuuden kuvaamiseksi. Raportoinneista ei voi tunnistaa yksittäisiä henkilöitä. Emme koskaan käytä tietojasi muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu osaltaan rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (Tietosuoja-asetus 6 artikla c-alakohta); kuntalain 1 §:n 2 momentin mukaan kunta edistää asukkaidensa hyvinvointia, sekä osaltaan rekisteröidyn antamaan suostumukseen (Tietosuoja-asetus 6 artikla a-alakohta). Osallistuminen palveluun on vapaaehtoista. Suostumus pyydetään kirjallisesti erillisellä luvalla. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa. Selostus suostumuksella hankittavista tiedoista kohdassa 3.

Käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta Tietosuojalaki (1020/2018) 6 § Kuntalaki 1 § 2 momentti.

Kaikki elintapaohjauspalveluissa kerättävät tiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä suostumuksella. Palvelussa on käytössä rekistereitä, jotka luetellaan alla. Henkilötiedot kirjataan vain niiltä osin, kuin ne on kerätty. Yhteenvetorekistereihin kerättävän tiedon laajuus riippuu palvelun kestosta ja laajuudesta.

1. Senioreiden hyvinvointimentoroinnin yhteenvetorekisterin tietosisältö:

· Henkilökohtainen käyttäjä-ID
· Lähettävä taho
· Apuvälineen käyttö
· Tupakointistatus, alkoholin käyttö (AUDIT-C – kysely)
· Ravitsemuskysely
· Liikuntakokeilut, liikuntamuodot sekä liikuntaan kiinnittyminen
· Kysely arjen toimintakyvystä (osio RAND-36-kyselystä)
· Palvelun keskeytykset ja mahdolliset keskeytyksen syyt

2. Soveltavan hyvinvointimentoroinnin yhteenvetorekisterin tietosisältö:

· Henkilökohtainen käyttäjä-ID
· Lähettävä taho
· Apuvälineen käyttö
· Tupakointistatus, alkoholin käyttö (AUDIT-C – kysely)
· Liikuntakokeilut, liikuntamuodot sekä liikuntaan kiinnittyminen
· WHODAS2.0 -kyselyn tulokset
· Palvelun keskeytykset ja mahdolliset keskeytyksen syyt

3. Hyviö-sovellus

Hyvinvointimentori kirjaa mittaus- ja kyselytuloksesi sekä edistymisesi seurannan Hyviö-sovellukseen kirjallisella suostumuksellasi. Vaihtoehtoisesti vastatessasi kyselyihin sähköisesti, hyväksyt palvelun käyttöehdot ja tietosuojaperiaatteet. Hyviö-sovelluksen tietosuojaseloste on luettavissa: https://hyvio.fi/tietosuojakaytanto/.

Kirjattavien tietojen laajuus riippuu palvelun kestosta ja sisällöstä. Tietoja käytetään hyvinvointimentoroinnin vaikutusten osoittamiseen. Asiakastietosi ovat näkyvillä vain sinun henkilökohtaiselle hyvinvointimentorillesi.

Hyviöön kirjattavat tiedot:

· Nimi
· Puhelinnumero
· Sähköpostiosoite
· Taustatiedot (sukupuoli, syntymäaika, ikä, koulutustaso, työtilanne)
· Ohjautumiskanava, palveluun pääsyn viive
· Aloituspäivämäärä ja käyntien määrä
· Liikuntakokeilut
· Voimavarat elintapamuutosten tekemiseen, mahdolliset terveyteen tai liikkumiseen vaikuttavat toimintarajoitteet, muut ohjaukseen vaikuttavat tekijät
· Kansainvälinen fyysisen aktiivisuuden mittari (IPAQ-kysely)
· Koettu toimintakyky, koettu terveydentila, koettu psyykkinen hyvinvointi, koettu fyysinen kunto (asteikolla 0–10)
· Ateriarytmi, kasvisten ja marjojen käyttö
· Unen laatu ja määrä, vireystaso heräämisen jälkeen
· Paino (kg)
· Painoindeksi BMI (kg/pituus m2)
· Vyötärönympärysmittauksen tulokset (cm)
· Verenpainemittauksen tulokset (systolinen ja diastolinen verenpaine, leposyke)
· Käden puristusvoimamittauksen tulokset, kuntoluokka
· Lyhyt fyysisen suorituskyvyn testin tulokset (SPPB -testi)
· Sovellettavat fyysisen toimintakyvyn mittauksen tulokset (tasapaino, istumasta seisomaannousu)
· Itsearvioitu henkinen hyvinvointikyselyn tulokset (WHO-5-kysely)
· Ravitsemusnavigaattorin tulokset
· Muut asiakastapaamisella keskustelussa ilmenneet asiakkaan edistymiseen keskeisesti vaikuttavat asiat
· Kokemus palvelusta (suositteluhalukkuus, tyytyväisyys palveluun, arvio palvelun hyödyllisyydestä)
· Kokemus palvelun vaikutuksista

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä osallistuaksesi palveluun, jotta henkilökohtainen ohjaus on mahdollista toteuttaa sinun terveyttäsi ja hyvinvointia edistävästi. Voit kuitenkin kieltää tietojen kirjaamisen hyvinvointimentoroinnin yhteenvetorekisteriin ja Hyviö-sovellukseen, mikä ei ole este palveluun osallistumiselle.

Emme luovuta henkilötietojasi eteenpäin.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää.

Yhteenvetorekistereiden tiedot ovat pseudonymisoituja (asiakkaan nimen tilalla käytetään ID-numeroa). Kaupungin hyvinvointimentorit huolehtivat tietojen pseudonymisoinnin jo rekisteriin kirjatessaan, jolloin asiakkaita ei voi tunnistaa rekisteristä. Hyvinvointimentoreilla on erikseen asiakkaiden nimilistaus, josta selviää ID-numeroa vastaava asiakkaan nimi. Nimi-ID-listaus säilytetään erillään yhteenvetorekisterin tiedoista. Vain hyvinvointimentorit tietävät mikä tieto kuuluu kullekin asiakkaalle. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin lukitussa arkistossa, jonne ulkopuolisilla ei ole pääsyä.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötiedot voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa Vantaan kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja tekee tarvittavat ilmoitukset kansalliselle tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille. Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ilman aiheetonta viivytystä heti tai viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä. Tällöin kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille rekisteröidyille, joiden tietoihin tietoturvaloukkaus kohdistuu. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi rekisteröidyiltä välittömiä toimenpiteitä, tietoturvaloukkauksesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Henkilötietojasi säilytetään senioreiden ja soveltavan hyvinvointimentoroinnin yhteenvetorekistereissä ja Hyviö-sovelluksessa kolme vuotta asiakassuhteen päättymisestä jälkiseurannan toteuttamiseksi. Kerätty tieto anonymisoidaan tämän jälkeen.

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, niin sinulla on oikeus

· tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
· vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
· vaatia tietojesi poistamista
· vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
· vastustaa tietojesi käsittelyä
· oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyyntö voidaan tehdä vapaamuotoisesti tai erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi-sivustolta ja Vantaa-infosta. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai oikeuksistasi, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti, kun henkilöllisyytesi on todennettu.

Vantaan kaupunki toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Vantaan kaupunki ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Liikunnan toiminnallisten palveluiden päällikkö

Silkkitehtaantie 5 C, 01300 Vantaa
jani.raivio@vantaa.fi 

Hyvinvointimentoroinnin yhteenvetorekisterin rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunkikulttuurilautakunta. Yhteenvetorekisterien rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavien yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
Kaupunkikulttuurilautakunta
Y-tunnus 0124610–9
Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi  

Kirjaamo:
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Sähköposti: kirjaamo@vantaa.fi