Henkilötietojen käsittely Vantaan Kulttuurilapset-toimintaan ilmoittautumisen ja lipunvarauksen yhteydessä

Huoltaja ilmoittaa lapsensa Vantaan kulttuurilapseksi täyttämällä ja lähettämällä Webropol-lomakkeen. Huoltaja saa sähköpostiinsa uutiskirjeitä, joissa on tietoa toiminnasta ja maksuttomista kulttuuritapahtumista. 

Liana Mailer-järjestelmästä lähetettävät uutiskirjeet päättyvät ja tiedot poistetaan järjestelmästä, kun Vantaan kulttuurilapset -ohjelma päättyy sen vuoden elokuussa, kun lapsi täyttää 7 vuotta.

Uutiskirjeen tilauksen voi peruuttaa milloin vain uutiskirjeessä olevan linkin kautta.

Vantaan kulttuurilasten tapahtumiin varataan lippuja Vantaan tapahtumakalenterin ja Vantaan verkkokaupan kautta. Verkkokaupan informointiasiakirjan löydät täältä: https://verkkokauppa.vantaa.fi/tietosuojaseloste/

Webropolin informointiasiakirjan löydät täältä:
https://www.vantaa.fi/fi/kaupunki-ja-paatoksenteko/selosteet-oikeudet-ja-tietosuoja/henkilotietojen-kasittely/henkilotietosi-webropol-jarjestelmassa 

LianaMailer-uutiskirjepalvelun informointiasiakirjan löydät täältä:
https://www.vantaa.fi/fi/kaupunki-ja-paatoksenteko/selosteet-oikeudet-ja-tietosuoja/henkilotietojen-kasittely/henkilotietojen-kasittely-vantaan-uutiskirjepalvelussa 

Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin, ilman erillistä suostumusta.

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen (TSA 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta). Kuntalain 7 §:n mukaan kunta hoitaa itsehallinnon nojalla itselleen ottamansa tehtävät ja järjestää sille laissa erikseen säädetyt tehtävät. Nuorisolain 8 §:n mukaan nuorisotyö ja -politiikka kuuluvat kunnan tehtäviin. Kuntien kulttuuritoiminnasta annetun lain 3 §:n mukaan kunnan tehtävänä on järjestää kulttuuritoimintaa. Käsittelyn perusteena on myös asiakkaan antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn (TSA 6 artiklan 1 kohdan a-alakohta). Suostumus kysytään sähköisenä ilmoittautumislomakkeessa. Palveluihin osallistuminen on vapaaehtoista.

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä ja lapsen osalta hänen huoltajaltaan. 

Kerättävät henkilötiedot
Webropol

• huoltajan etu- ja sukunimi
• huoltajan sähköpostiosoite
• Toinen sähköpostiosoite
• lapsen etunimi
• lapsen syntymävuosi
• lapsen kotipaikkakunta
• perheen kotikieli ja postinumero (kotikielen antaminen ei ole välttämätöntä). Kotikieli –tietoa on mahdollista käyttää palveluiden tarjoamiseksi kohdennetusti.

Verkkokauppa (kts. Verkkokaupan informointiasiakirja)

- kerätään vain välttämättömät tiedot

Lomakkeilla kysytään vain välttämättömiä tietoja asiakkaan kontaktoimiseksi ja palvelun tarjoamiseksi. Kerättyjen tietojen määrä ja käsittelytoimenpiteet ovat arvion mukaan oikeasuhtaisia tavoiteltuun päämäärään nähden. Toimintaan osallistuminen on vapaaehtoista. 

Ilmoittautumistietoja ei luovuteta eteenpäin, mutta tapahtumien lipunvaraustiedot luovutetaan Vantaan kulttuurilapset -tapahtumien järjestäjille. Tietojen luovutus tapahtuman järjestäjille on välttämätöntä palvelun mahdollistamiseksi. Tiedot luovutetaan teknisesti mahdollisimman tietoturvallisesti, ja palvelun tarjoajat ovat sitoutuneet käyttämään tietoja vain siihen tarkoitukseen, johon tiedot on luovutettu. 

Ei muita säännönmukaisia tietojen luovutuksia. Tietoja voidaan luovuttaa vain sen henkilön suostumuksella, jonka tiedoista on kyse tai jos laki velvoittaa luovuttamaan tiedot. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. Lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja. 

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, niin ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Tarkemmat säilytysajat

• Webropol -lomakkeen tiedot poistetaan järjestelmästä, kun Vantaan kulttuurilapset -ohjelma päättyy sen vuoden elokuussa, kun lapsi täyttää 7 vuotta. Pääsääntöisesti henkilötietoja säilytetään koko Vantaan kulttuurilapset -ohjelman ajan. Pyynnöstä tiedot on kuitenkin mahdollista poistaa milloin tahansa.
• Liana Mailer-uutiskirjepalvelusta tiedot poistetaan pyynnöstä mahdollisimman pian, kuitenkin enintään viikon kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, niin sinulla on oikeus 

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai oikeuksistasi, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti, kun henkilöllisyytesi on todennettu. 

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.  Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 15 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin toimiala/Yhteiset palvelut

tietosuoja.kaku@vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä                                                                                                                            

Vantaan kaupunki                                                                                                                         
Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta                                                                  
Y-tunnus 0124610-9                                                                 
Asematie 7, 01300 Vantaa                                                     

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo        

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi