Henkilötietojen käsittely Vantaan ratikkahankkeessa

1. Miksi tietojani kerätään?

Tietoja kerätään seuraavissa tilanteissa:

• laitat sähköpostia ratikkatiimille osoitteeseen ratikka@vantaa.fi
• täytät vierailupyyntölomakkeen.

2. Mitä tietoja tarvitaan?

Lähtökohtaisesti tarvitaan henkilön nimi ja yhteystiedot.

Sähköisen vierailijapyyntölomakkeen avulla voi esittää toiveen vierailla työmaallamme tai ratikka-allianssin Bigroom-tiloissa. Lomakkeella kerätään ryhmän yhteyshenkilön yhteystiedot, jotta vierailijapyyntöihin voidaan vastata. Lomakkeella ei kerätä muiden kuin ryhmän yhteyshenkilön henkilötietoja.

3. Mistä kaupunki saa tiedot?

Kaupunki saa tiedot henkilön oman yhteydenoton perusteella. Emme kerää yksityishenkilöiden tietoja hankkeen sidosryhmärekisteriin.

4. Luovuttaako kaupunki tietojani eteenpäin?

Kaupunki voi luovuttaa tietojasi Vantaan ratikka -allianssin sisällä, jos asian hoitaminen vaatii sitä. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi kiinteistössä sattunut vahinko, jonka urakoitsija tai sen alihankkija käy tarkistamassa. Emme luovuta tietoja allianssin ulkopuolisille tahoille.

Sähköpostin ja vierailupyyntölomakkeen kautta saatuja tietoja ei käytetä muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin. Menettelemme verkkolomakkeiden kautta ilmoitettujen henkilötietojen käsittelyssä ja rekisteröinnissä henkilötietolain/tietosuojalain mukaisesti.

5. Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Vantaan ratikka -hanke säilyttää sähköpostin kautta tulleita henkilötietoja enintään kahden vuoden ajan, jonka jälkeen henkilötiedot poistetaan.

Hanke säilyttää vierailupyyntölomakkeen kautta tulleita henkilötietoja enintään puoli vuotta vierailun toteutumisen jälkeen.

6. Kuka voi käsitellä henkilötietojani?

Henkilötietoja käsittelevät kaupunkiympäristön toimialalla ja ratikkahankkeessa vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi, esimerkiksi palautteen ratkaisemiseksi.

7. Millä tavalla tietoni on suojattu?

Kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Paperisia asiakirjoja säilytetään lain mukaisesti eri arkistotiloissa.

8. Miten toimitaan, jos tietoni joutuvat vääriin käsiin?

Jos tiedot suojauksesta huolimatta joutuvat vääriin käsiin, kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille, joiden tiedot ovat vuotaneet. Ilmoitus tehdään henkilökohtaisesti ja välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojen vuotaminen voi aiheuttaa merkittävää haittaa rekisteröidyn oikeuksille. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa eikä asia vaadi välittömiä toimenpiteitä, tietojen vuotamisesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

9. Mitä voin tehdä, jos epäilen, että tietojani on käsitelty lainvastaisesti?

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

www.tietosuoja.fi

• Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
• Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
• Sähköposti: tietosuoja@om.fi
• Puhelin (vaihde): 029 566 6700
• Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

10. Voinko tarkistaa tietoni?

Omat tietonsa voi tarkistaa ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Lapsen tiedot voi tarkistaa henkilö, jolla on tiedonsaantioikeus lapsen tietoihin. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa.

Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Oikeus tietojen tarkistamiseen tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Jos tarkastusoikeus evätään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenevät perusteet kieltäytymiselle. Tämän jälkeen asian voi saattaa tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

11. Milloin voin vaatia tietojeni oikaisemista?

Tietojen oikaisemista voi vaatia, jos tiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä. Tietojen oikaisupyyntö on maksuton. Kirjallinen oikaisupyyntö osoitetaan Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, PL 1100, 01030, Vantaan kaupunki.

12. Voinko vaatia kaupunkia poistamaan tietoni?

Voit vaatia kaupunkia poistamaan tarpeettomat ja virheelliset tiedot. Joitain tietoja kaupungin on kuitenkin säilytettävä lakisääteiseen velvollisuuteen perustuen. Kyseiset tiedot voidaan hävittää vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

13. Voinko vaatia tietojeni käsittelyn rajoittamista?

Jos tiedot eivät pidä paikkaansa, voidaan kaupungille tehdä vaatimus asiakastietojen käsittelyn rajoittamisesta, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

14. Mistä voin kysyä lisää henkilötietojeni käsittelystä?

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

• Vantaan ratikkatiimi
• ratikka@vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunkiympäristön toimiala. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta.

Rekisterinpitäjä

• Vantaan kaupunki, Kaupunkiympäristön toimiala
• Y-tunnus 0124610-9
• Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava

•  tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo

• Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
• Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
• Puhelin (vaihde): 09 839 11
• Faksi 09 8392 4163,
• Sähköposti: kirjaamo@vantaa.fi