Henkilötietojen käsittelystä Vantaan kaupungin perheiden hyvinvointiohjauksessa

Palvelussa henkilöiltä kerätään vain välttämättömät tiedot palveluiden tarjoamiseksi, edistymisen seuraamiseksi ja toiminnan vaikuttavuuden arvioimiseksi. Emme koskaan käytä tietojanne muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Asiakkaiden henkilökohtainen hyvinvointiohjaaja tekee asiakasvastaanottojen kartoituskyselyistä ja edistymisestä kirjaukset hyvinvointiohjauksen yhteenvetorekisteriin ja Hyviöön asiakkaiden suostumuksella. Asiakkailla on oikeus kieltää tietojen kirjaus yhteenvetorekisteriin, mikä ei ole este hyvinvointiohjaukseen osallistumiselle.

Hyvinvointiohjaaja kirjaa asiakkaiden kartoituskyselyiden ja hyvinvointiohjauksen kyselyn vastauksista edistymisen seurantaa hyvinvointiohjauksen yhteenvetorekisteriin tulosten tilastollisia tarkasteluja varten. Yhteenvetorekisterin tiedot ovat pseudonymisoituja (asiakkaan nimen tilalla käytetään ID-numeroa). Kaupungin hyvinvointiohjaajat huolehtivat tietojen pseudonymisoinnin jo rekisteriin kirjatessaan, jolloin asiakkaita ei voi tunnistaa rekisteristä. Tiedot anonymisoidaan kolmen vuoden kuluttua niiden kirjaamisesta. 

Hyvinvointiohjaajilla on erikseen asiakkaiden nimilistaus, josta selviää ID-numeroa vastaava asiakkaan nimi. Nimi-ID-listaus säilytetään erillään yhteenvetorekisterin tiedoista. Vain hyvinvointiohjaajat tietävät mikä tieto kuuluu kullekin asiakkaalle.

Yhteenvetorekisterin tietoja käsittelevät vain kaupungin hyvinvointiohjauksessa työskentelevät henkilöt, joiden työtehtävä sitä edellyttää. Yhteenvetorekisterin tiedoista tehdään ryhmätason tilastoja ja tilastollisia analyyseja toiminnan vaikuttavuuden kuvaamiseksi. Ryhmätason tuloksista raportoidaan Vantaan kaupungin sisäisesti ja ulkoisesti toiminnan vaikuttavuuden kuvaamiseksi. Raportoinneista ei voi tunnistaa yksittäisiä henkilöitä.

Yhteenvetorekisterissä olevia tietoja käsitellään hyvinvointiohjauksen tarjoamiseksi rekisteröidylle ja käsittely perustuu aina rekisteröidyn suostumukseen. Asiakkaat antavat suostumuksensa hyvinvointiohjaajalle tietojen kirjaamiseksi yhteenvetorekisteriin erillisen suostumuslomakkeen kautta.

Henkilötietojen käsittely perustuu osaltaan rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (Tietosuoja-asetus 6 artikla c-alakohta); kuntalain 1§:n 2 momentin mukaan kunta edistää asukkaidensa hyvinvointia, sekä osaltaan rekisteröidyn antamaan suostumukseen (Tietosuoja-asetus 6 artikla a-alakohta). Osallistuminen palveluun on vapaaehtoista. Suostumus pyydetään kirjallisesti erillisellä luvalla. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa. Selostus suostumuksella hankittavista tiedoista kohdassa 3.

Käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta Tietosuojalaki (1020/2018) 6 § Kuntalaki 1 § 2 momentti.

Kaikki elintapaohjauspalveluissa kerättävät tiedot saadaan suoraan rekisteröidyltä suostumuksella. Palvelussa on käytössä rekistereitä, jotka luetellaan alla. Henkilötiedot kirjataan vain niiltä osin, kuin ne on kerätty. Yhteenvetorekistereihin kerättävän tiedon laajuus riippuu palvelun kestosta ja laajuudesta.

Yhteenvetorekisteri on käytössä vain hyvinvointiohjauksessa työskentelevillä Vantaan kaupungin työntekijöillä, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.

Palvelussa on käytössä eri rekistereitä, jotka luetellaan alla. Henkilötiedot kirjataan vain niiltä osin, kuin ne on kerätty.

1. Hyvinvointiohjaajien yhteenvetorekisterin tietosisältö:

• Perhekohtainen käyttäjä-ID
• Taustatiedot (sukupuoli, ikä, työtilanne, lähettävä ammattihenkilö, ohjautumiskanava hyvinvointiohjaukseen, asiointikieli)
• Neuvokas perhe-kartoituslomake
  • Yhdessä liikkuminen (1–10)
  • Yhdessä harrastaminen (1–10)
• Aloituspäivämäärä ja käyntien määrä
• Liikuntaneuvonnan vaiheiden toteutuminen
• Hyvinvointiohjauksen alku- ja loppukyselyn vastaukset
  • Koettu terveys (1–10)
  • Koettu elämänlaatu (1–10)
  • Muutosvalmius (1–5)
  • Liikuntaneuvonnan hyödyllisyys (1–10)
  • Liikuntaneuvonnan vaikutus asiakkaan pystyvyyteen muuttaa liikkumistottumuksiaan (1–10)
  • Vaikutus liikkumiseen (asiakkaan arvio liikkumissuosituksiin peilaten)
• Muut asiakastapaamisella keskustelussa ilmenneet hyvinvointiohjauksen edistymiseen keskeisesti vaikuttavat asiat
• Palvelun keskeytykset ja mahdolliset keskeytyksen syyt

Kaikki tarvittavat tiedot saadaan asiakkailta itseltään tai heidän suostumuksellaan.

2. Hyviö-sovellus
   Hyvinvointiohjaaja kirjaa perheenne käyntien seurannan ja edistymisen Hyviö-sovellukseen kirjallisella suostumuksellasi. Hyviö-sovelluksen tietosuojaseloste on luettavissa: https://hyvio.fi/tietosuojakaytanto/.

   
   Kirjattavien tietojen laajuus riippuu palvelun kestosta ja sisällöstä. Asiakastietosi ovat näkyvillä vain perheiden hyvinvointiohjauksessa työskentelevillä Vantaan kaupungin työntekijöillä, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.

   
   Hyviöön kirjattavat tiedot:

• Nimi
• Aloituspäivämäärä ja käyntien määrä
• Liikuntaneuvonnan vaiheiden toteutuminen
• Perheen asettamat tavoitteet ja käyntien sisältöjen pääkohdat
• Muut asiakastapaamisella keskustelussa ilmenneet asiakkaan edistymiseen keskeisesti vaikuttavat asiat 
   

2. Kysely- ja tiedonkeruujärjestelmä Webropol

Webropol on internetin välityksellä toimiva järjestelmä tiedonkeruuseen. Webropol -kyselyn avulla teiltä kerätään seuraavia tietoja muutoksen arvioimiseksi.

Webropolin tietosisältö:

• perhekohtainen käyttäjä-ID
• Taustatiedot (sukupuoli, ikä, työtilanne, ohjautumiskanava hyvinvointiohjaukseen, asiointikieli)
• sähköisten alku- ja loppukyselyiden vastaukset
   

3. Huco Sport -kysely liikkumisprofiilin arvioimiseksi

Vastatessasi sähköpostilla lähetettävään Huco Sport -kyselyyn, hyväksyt palvelun käyttöehdot ja yksityisyysperiaatteet. Wellbeing Factory Oy kerää online-kartoituksissaan tarvittavat tiedot henkilökohtaisen hyvinvointiraportin luomiseen.  Tarkemmat yksityisyysperiaatteet ja tietosisältö ovat luettavissa: https://wellbeingfactory.fi/tietosuojakaytanto/.  

4. Firstbeat Life -mittaus 

Hyvinvointiohjauksen aikana teillä on mahdollisuus saada lainakäyttöön Firstbeat Life-mittari palautumisen ja liikkumisen tueksi. Ottaessanne mittarin käyttöön teitä pyydetään hyväksymään palvelun käyttöehdot ja yksityisyysperiaatteet Firstbeat Life -sovelluksessa rekisteröitymisen yhteydessä. Firstbeat Technologies Oy:n tarjoamaan Firstbeat Life -sovellukseen kertyy sinusta tietoa käyttäessäsi sovellusta. Tarkemmat yksityisyysperiaatteet ja tietosisältö ovat luettavissa: Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste - Firstbeat

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä osallistuaksenne palveluun, jotta henkilökohtainen ohjaus on mahdollista toteuttaa perheenne terveyttä ja hyvinvointia edistävästi. Voitte kuitenkin kieltää tietojen kirjaamisen hyvinvointiohjauksen yhteenvetorekisteriin ja Hyviö-sovellukseen, mikä ei ole este palveluun osallistumiselle.

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia. Tietoja voidaan luovuttaa vain sen henkilön suostumuksella, jonka tiedoista on kyse tai jos laki velvoittaa luovuttamaan tiedot. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää.

Yhteenvetorekistereiden tiedot ovat pseudonymisoituja (asiakkaan nimen tilalla käytetään ID-numeroa). Kaupungin hyvinvointiohjaajat huolehtivat tietojen pseudonymisoinnin jo rekisteriin kirjatessaan, jolloin asiakkaita ei voi tunnistaa rekisteristä. Hyvinvointiohjaajilla on erikseen asiakkaiden nimilistaus, josta selviää ID-numeroa vastaava asiakkaan nimi. Nimi-ID-listaus säilytetään erillään yhteenvetorekisterin tiedoista. Vain hyvinvointiohjaajat tietävät mikä tieto kuuluu kullekin asiakkaalle. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin lukitussa arkistossa, jonne ulkopuolisilla ei ole pääsyä. 

Henkilökunnalla on myös salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötiedot voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa Vantaan kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja tekee tarvittavat ilmoitukset kansalliselle tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille. Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ilman aiheetonta viivytystä heti ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä. Tällöin kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille rekisteröidyille, joiden tietoihin tietoturvaloukkaus kohdistuu. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi rekisteröidyiltä välittömiä toimenpiteitä, tietoturvaloukkauksesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Henkilötietojasi säilytetään perheiden hyvinvointiohjauksen yhteenvetorekistereissä ja Hyviö-sovelluksessa kolme vuotta asiakassuhteen päättymisestä jälkiseurannan toteuttamiseksi. Kerätty tieto anonymisoidaan tämän jälkeen.

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, niin sinulla on oikeus
•    tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
•    vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
•    vaatia tietojesi poistamista
•    vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
•    vastustaa tietojesi käsittelyä
•    oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.
Tarkastuspyyntö voidaan tehdä vapaamuotoisesti tai erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi-sivustolta ja Vantaa-infosta. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai oikeuksistasi, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti, kun henkilöllisyytesi on todennettu.
Vantaan kaupunki toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Vantaan kaupunki ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Vantaan kaupunki voi kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia ja jos niitä esitetään toistuvasti. Jos pyynnön toteuttamisesta aiotaan periä maksu, Vantaan kaupunki on yhteydessä pyynnön esittäjään ennen pyynnön toteuttamista. Mikäli Vantaan kaupunki kieltäytyy suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, pyynnön esittäjälle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Liikunnan toiminnallisten palveluiden päällikkö
Silkkitehtaantie 5 C, 01300 Vantaa
puh. 09 83911

Hyvinvointimentoroinnin yhteenvetorekisterin rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunkikulttuurilautakunta. Yhteenvetorekisterien rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavien yhteystiedot löydät alta:
Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
Kaupunkikulttuurilautakunta
Y-tunnus 0124610–9
Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi 

Kirjaamo:
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Sähköposti: kirjaamo@vantaa.fi