Henkilötietojen käsittely Osallisuuskysely 2025-kyselytutkimuksessa

Nimi- ja osoitetietoja sekä äidinkieltä käsitellään kyselylomakkeiden ja muistutuskirjeen postitusta varten. Lisäksi kyselyyn vastanneille lähetetään kiitoskirje ja elokuvalippu.

Kyselyyn annettuja vastauksia käytetään Kuntalain 22 § mukaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien kehittämiseen. 

Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Osallisuuskyselytutkimuksessa rekisterinpitäjänä on Vantaan kaupunki, joka vastaa tutkimuksen tuottaman aineiston käsittelystä, analysoinnista ja säilytyksestä. Tutkimuksen toteuttajana ja aineiston vastaanottajana toimii Tutkimustie Oy, jolta Vantaan kaupunki on tilannut kyselyn. 

Paperisten kyselylomakkeiden nimi- ja osoitetietojen hankinnasta ja käsittelystä vastaavat Tutkimustie Oy:n alihankkijat Dun & Bradstreet Finland Oy sekä Postituspalvelu Navakka Ky.

Osallisuuskyselyn toteuttamisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Kuntalain mukaan kunnanvaltuuston on pidettävä huolta kunnan asukkaiden ja palvelujen käyttäjien monipuolisista osallistumisen ja vaikuttamisen mahdollisuuksista ja menetelmistä, ja osallisuuskysely on osa tätä.

Käsittelyn oikeusperusteet:

Lakisääteinen tehtävä. Kuntalain 22 §:n mukaan kunnan asukkailla ja palvelujen käyttäjillä on oikeus osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. TSA:n 2 luvun 6 artiklan 1 kohdan c)-alakohdan mukaan käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Arvontaan osallistumiseen kerättävien henkilötietojen käsittelyperusteena on lisäksi suostumus.

Kyselylomakkeiden postitusta varten kerätään etu- ja sukunimi, osoitetiedot sekä äidinkieli 2000 täysi-ikäisestä vantaalaisesta satunnaisotannalla Digi- ja väestötietoviraston tietokannasta. Tietojen keräämisestä vastaa Dun & Bradstreet Finland Oy, joka toimittaa tiedot Postituspalvelu Navakka Oy:lle kyselyn, muistutuskirjeen ja kiitoskirjeen postitusta varten. 

Muita kyselyssä kerättäviä henkilötietoja ovat

- ikä
- sukupuoli
- perhemuoto 
- syntymämaa
- äidinkieli
- asuinalue suuralueen tasolla
- kauanko vastaaja on asunut Vantaalla
- asunnon hallintamuoto
- koulutustaso
- työmarkkina-asema
- kokemus kotitalouden tulotasosta ja
- kokemus terveydentilasta. 

Nämä tiedot osallistuja antaa itse vapaaehtoisesti, vastatessaan kyselyyn. 

Osallisuuskysely 2025 -kyselytutkimukseen vastaaminen ei ole välttämätöntä.

Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottajaa.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Henkilötietojen käsittelijöillä on salassapitosopimus, joka jatkuu työsuhteen päättymisen jälkeen. Lisäksi henkilötiedot on postitusvaihetta lukuun ottamatta pseudonymisoitu, mikä tarkoittaa, että kyselylomakkeet on koodattu ID-numeroin, eikä yksittäistä vastaajaa voida yhdistää nimi- ja osoitetietoihin ilman koodauksen purkua. Kun tämä koodattu yhteystietolista poistetaan (ks. kohta 10), estyy vastaajien tunnistaminen pysyvästi.

Tietoja käsitellään Suomessa ja EU:ssa sijaitsevissa pilvipalveluissa. Domainkeskus Oy: Verkkopalvelujen (OmaTutkimustie-verkkopalvelu ja Tutkimustie Oy:n sähköpostipalvelut) hosting- ja ylläpitopalvelut. Palvelinten sijainti: EU.

Microsoft Office 365: Yhdysvallat.

Microsoftin pilvipalveluja käytettäessä tietoja voi siirtyä myös Yhdysvaltoihin. Euroopan komissio on antanut päätöksen henkilötietojen suojan riittävyydestä 10. heinäkuuta 2023 (Komission täytäntöönpanopäätös (EU) 2023/1795, TSA 45 artiklan mukainen nk. vastaavuuspäätös). Tietosuojan riittävyyspäätöksen perusteella tietoja voidaan siirtää EU- ja ETA-alueelta järjestelyyn osallistuville yhdysvaltalaisille yrityksille ilman erillisiä TSA 46 artiklan mukaista siirtoperustetta. Microsoft Corporation on tietosuojakehykseen sertifioitunut yritys.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Digi- ja väestötietovirastolta kerätyn 2000 henkilön otannan nimi- ja osoitetiedot sekä tieto äidinkielestä poistetaan Dun & Bradstreetin järjestelmistä kiitoskirjeiden lähettämisen jälkeen tammikuussa 2026 ja Postituspalvelu Navakka Ky:n järjestelmistä 2 kk kuluessa tietojen vastaanotosta. 

Kyselyn vastausaineistosta koostettu anonyymi tilastotieto säilytetään Vantaan kaupungin järjestelmissä pysyvästi.

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus 

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta.

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 15 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi 
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Mari Lehtoruusu, vastaava osallisuusasiantuntija, Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin toimiala, yhteiset palvelut
mari.lehtoruusu@vantaa.fi
Puh: +358 40 1626 934

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä                                                                                       

Vantaan kaupunki                                                                                     
Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta                                                             
Y-tunnus 0124610-9 
Asematie 7, 01300 Vantaa                                                     

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo    

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi