Henkilötietojen käsittely Futures for You -hankkeessa ja EU Survey Tool -alustalla

Tapahtumailmoittautumisten yhteydessä käsitellään tapahtumaosallistujien henkilötietoja

• tapahtuman järjestäjän yhteydenottoja
• osallistujien yksilöintiä
• osallistumistiedon merkitsemistä
• tarjoilujen järjestämistä sekä
• palautteen kysymistä varten.  

Hankerahoittajaa ja hankkeen tilastoja varten kerätään tiedot iästä, sukupuolesta ja asuinmaasta. Tietoja keräämällä tarkastellaan, miten hanke tavoittaa kohderyhmän.

Hankerahoittaja tarvitsee tiedon sukupuolesta EU:n tasa-arvosuunnitelman monitorointia varten, kysymykseen ei ole pakko vastata. Hankerahoittaja tarvitsee tiedon asuinmaasta sitä varten, että voidaan tarkistaa, ovatko osallistujat maista, jotka hyväksytään EU-hankkeen puitteissa. Ikä: tapahtumailmoittautujan on oltava vähintään 18-vuotias, ja tapahtuman erityinen kohderyhmä on nuoret aikuiset. Rahoittaja vaatii iän määrittelyn vuositasolla.

Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin. 

Tapahtumien järjestämisen ja tilastoinnin kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen sekä yleiseen etuun ja julkiseen valtaan.  

Suostumus pyydetään ilmoittautumislomakkeessa kirjallisesti erillisellä luvalla. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa.

Käsittelyn oikeusperusteet:
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja e alakohdat
Tietosuojalaki (2018/1050) 6 § 

Kaikki tiedot saadaan osallistujilta itseltään ilmoittautumisen yhteydessä.

• Etunimi
• Sukunimi
• Sähköpostiosoite  
• Ikä  
• Asuinmaa  
• Sukupuoli
• Mahdollinen erityisruokavalio 

Sukupuoli ja mahdollinen erityisruokavalio ovat vapaaehtoisia tietoja. Muiden tietojen antaminen on välttämätöntä hankerahoittajaa ja tilastointia varten. 

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta, mutta on mahdollista, että Euroopan Komission edustaja voi pyytää osallistujatiedot jälkitarkastusta varten. 

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Paperisia osallistujalistoja säilytetään turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle. 

EU Survey Tool -ilmoittautumistyökalussa ja Vantaan kaupungilla osallistujatiedot säilytetään viiden vuoden ajan hankkeen päättymisestä eli 31.8.2031 saakka. Paperiset osallistujalistat tuhotaan viikon kuluessa tapahtumasta.  

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon. 

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus  

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.  

Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta.

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja. 

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777 

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.
 

Yhteyshenkilö
Tiina Vallo, verkostopäällikkö, Vantaan kaupunginkirjasto, kulttuuri- ja kirjastopalvelut
etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:
 

Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta
Y-tunnus 0124610-9
Asematie 7, 01300 Vantaa            
 

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo@vantaa.fi