Henkilötietojen käsittely koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnassa

1. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnan järjestämistä varten. Vantaan kaupunki järjestää aamu- ja iltapäivätoimintaa sekä itse että avustettuna palveluna. Vantaan kaupunki päättää oppilaan ottamisesta aamu- ja iltapäivätoimintaan. Vantaan kaupunki perii itse järjestämästään toiminnastaan asiakasmaksun ja päättää maksuhuojennuksista. 

Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin. 

2. Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnan järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.  

Käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohta

Tietosuojalaki (1050/2018) 29 § 

Perusopetuslaki (628/1998) 8a luku 48 a – 48 f §:ät. 

3. Mitä henkilötietoja koululaisten aamu- ja iltapäivätoiminnassa kerätään ja keneltä tiedot saadaan?

Oppilashallintojärjestelmä Primuksesta koulu näkee omien oppilaiden osalta, osallistuuko koulun oppilas iltapäivätoimintaan, palveluntuottajan ja toiminta-ajan. Työntekijät käyttävät rekisteritietoja omiin työtehtäviinsä liittyen. Hakemusta tehdessään huoltaja halutessaan laittaa raksin kohtaan, jossa suostuu sähköiseen tiedoksiantoon paikan saamisen suhteen. Jos huoltaja ei laitata tätä raksia, kulkee tieto kirjepostina.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

• lapsen nimi, henkilötunnus, osoite, postinumero- ja toimipaikka, koulun nimi ja luokka-aste, tiedot erityisruokavaliosta ja allergioista, mahdolliset sairaudet, pysyvä lääkitys sekä tarvittaessa tieto erityisen tuen päätöksestä.
• Huoltajien nimi, henkilötunnus, osoite, postinumero- ja toimipaikka, matkapuhelinnumero ja sähköpostiosoite. 

Henkilötunnusta käsitellään laskutusta varten.

Tiedot saadaan ensi sijassa huoltajilta. Huoltajat ilmoittavat tiedot Wilma-palvelussa, CaseM-palvelussa  tai paperilomakkeella. Huoltajat ilmoittavat mahdollisista muutoksista kirjallisesti joko Wilma-palvelussa tai sähköpostitse.

Oppilaan ja huoltajan perustiedot sekä tarvittaessa tieto erityisen tuen päätöksestä saadaan Primus -oppilashallintojärjestelmän opiskelijarekisteristä. 

4. Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä. Koululaisten aamu- ja iltapäivätoimintaa ei voida järjestää ilman henkilötietoja. 

5. Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?

Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Huoltajat tekevät palveluntuottajan kanssa palvelusopimuksen. Palvelusopimuksessa huoltajat voivat antaa suostumuksensa siihen, että koulun rehtori, luokanopettaja, erityisopettaja tai oppilashuoltoryhmän jäsen ja iltapäivätoiminnan järjestäjä sekä ohjaaja saavat luovuttaa toisilleen sellaisia tietoja lapsesta, joita tarvitaan iltapäivätoiminnan järjestämisessä.

6. Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

7. Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Microsoftin osalta on mahdollista, että henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu Euroopan komission 10.7.2023 hyväksymään päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Yhdysvaltalaiset yritykset, joille tietoja siirretään ovat sertifioituneita yrityksiä, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen kesken sovittuihin suojatoimiin.)

8. Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

9. Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Aamu- ja iltapäivätoiminnan hakemukset, päätökset, läsnäololistat, asiakasmaksuhuojennushakemukset ja -päätökset säilytetään kymmenen vuotta. Palvelusopimusta säilytetään kymmenen vuotta.  Toimipisteillä, joissa kaupunki on itse toiminnanjärjestäjänä, säilytetään Tietoja lapsesta -lomaketta kaksi vuotta toimintakauden päättymisen jälkeen. 

10. Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

11. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus

- tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään

- vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista

- vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista

Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta.

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

12. Onko oikeuksien käyttö maksullista?

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

13. Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

14. Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Kela-Piironen Virva, opetustoimen asiantuntija, kasvatuksen ja oppimisen toimiala, perusopetuksen palvelualue 

etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi

puh. 040 724 5399

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kasvatuksen ja oppimisen lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä

Vantaan kaupunki

kasvatuksen ja oppimisen lautakunta 

Y-tunnus 0124610-9 

Puhelin (vaihde): 09 839 11

Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava 

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki

Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.

Puhelin (vaihde): 09 839 11

Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi