Henkilötietojen käsittely MEK-hankkeen osahankkeessa koulujen urheilujoukkuetoiminnassa

Henkilötietoja käsitellään toiminnan järjestämistä varten, sekä koulun urheilujoukkueen turvallisen toiminnan ja sujuvan informaation mahdollistamiseksi ja varmistamiseksi.

Puhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta ja kotiosoitetta käsitellään yhteydenpitoa varten tai mahdollisen tapaturman sattuessa. Tieto kotona puhutusta kielestä mahdollistaa tarvittaessa tulkin käytön. Tavoitteena on tarjota ymmärrettävää tietoa huoltajille oppilaiden kotikielellä.

MEK-hankkeen osahankkeen koulujen urheilujoukkuetoiminnan henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen sekä kunnan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Vapaaehtoisesti annettavat henkilötiedot mahdollistavat paremman palvelun ja informaation saavutettavuuden.

Suostumus henkilötietojen käsittelyyn pyydetään kirjallisesti ilmoittautumislomakkeella. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa. Toimintaan osallistuminen on vapaaehtoista.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohdat.

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja seuraavin menetelmin:  

• Paperilomakkeilla oppilailta kerättävät tiedot (muutetaan myöhemmin sähköiseen muotoon, ja paperiset tuhotaan asianmukaisesti ja tietoturvallisesti):
  • Oppilaan etu- ja sukunimi
  • Oppilaan sukupuoli (vapaaehtoinen tieto)
  • Oppilaan kotona puhuttu kieli (vapaaehtoinen tieto)
  • Oppilaan koulu ja luokka
  • Huoltajan nimi ja allekirjoitus

• Keräämme valituilta oppilailta rehtorien kautta salatulla sähköpostilla seuraavat tiedot:  
  • Oppilaan etu- ja sukunimi
  • Huoltajan etu- ja sukunimi
  • Huoltajan puhelinnumero
  • Huoltajan sähköpostiosoite
  • Huoltajan ja oppilaan kotiosoite

• Paikallisilta jalkapalloseuroilta kysymme salatulla sähköpostilla seuraavat valmentajien tiedot:
  • Valmentajan etu- ja sukunimi
  • Valmentajan puhelinnumero
  • Valmentajan sähköpostiosoite

• Rehtorit antavat opettajien seuraavat tiedot salatulla sähköpostilla:  
  • Opettajan etu- ja sukunimi
  • Opettajan sähköpostiosoite 

Kohdassa 4 on eritelty toimintaan osallistumisen kannalta ei-pakolliset henkilötiedot. Muut tiedot ovat välttämättömiä toimintaan osallistumisen mahdollistamiseksi ja sen turvallisuuden takaamiseksi.

Henkilötiedot luovutetaan kunkin koulun urheilujoukkueen valmentajalle. Kohdassa 1 on kerrottu käsittelyn tarkoitus ja syy luovutukseen.

Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen. Kaupungin ulkopuoliset työntekijät allekirjoittavat vaitiolosopimuksen henkilötietojen käsittelyä koskien.

Henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Henkilötiedot poistetaan toiminnan päätyttyä, kuitenkin viimeistään vuoden 2025 loppuun mennessä.

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus  

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyynnön voi tehdä paikan päällä Vantaa-infossa. Tarkastuspyyntölomakkeita on saatavilla Vantaa-infossa sekä vantaa.fi-sivustolta. Ota mukaan passi, ajokortti tai kuvallinen henkilökortti henkilöllisyytesi todistamiseksi. Lomakkeen voi myös toimittaa postitse osoitteeseen Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki. Tässä tapauksessa tarkistamme henkilöllisyytesi muulla luotettavalla tavalla.

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle. 

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 15 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja@om.fi  

Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777 

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin tietosuojavastuuhenkilö

kaku.tietosuoja@vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä                    

Vantaan kaupunki                     

Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta                

Y-tunnus 0124610-9  

Asematie 7, 01300 Vantaa            

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo    

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki

Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.

Puhelin (vaihde): 09 839 11

Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo@vantaa.fi