Henkilötietojen käsittely MEK - Lähiöt liikkeessä -osahankkeessa Lähiliikuttajat-projektissa

Projektissa henkilöiltä kerätään vain välttämättömät tiedot palvelun kehittämiseksi ja toiminnan vaikuttavuuden seuraamiseksi ja arvioimiseksi. Emme koskaan käytä tietojasi muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Vapaaehtoisen yhteystiedot eli puhelinnumero ja sähköpostiosoite ovat tarpeen yhteydenpitoa varten ja mahdollisen tapaturman sattuessa. Tieto ikäryhmästä auttaa koordinaattoria ohjaamaan ryhmään oikean ikäisiä osallistujia, ja toisaalta pyytämään tarkastettavaksi vapaaehtoisen rikosrekisteriotteen, jos vapaaehtoinen on täysi-ikäinen, mutta järjestää toimintaa alaikäisille.  

Kyselyssä kerättävät, tilastoitavat terveystiedot tuovat arvokasta informaatiota palvelun vaikutuksista osallistujien fyysiseen ja psyykkiseen hyvinvointiin ja voivat auttaa mahdollistamaan palvelun järjestämisen tulevaisuudessa sekä parantamaan ja kehittämään sitä. Saadut tiedot, jotka tilastoidaan anonyymisti, myös tukevat kaupunkitasoisen strategian valmistelua tulevaisuudessa, kun ymmärretään paremmin, millaisia haasteita tai palvelutarpeita asukkailla on. Kyselyyn vastanneiden yhteystiedot kerätään, jotta heille voitaisiin toteuttaa sama kysely myöhemmin uudelleen toiminnan pitkäaikaisten vaikutusten selvittämiseksi.  

Vapaaehtoistoiminnan eli “Lähiliikuttajien” toiminnan järjestäminen ja arviointi perustuu suostumukseen ja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.  

Pitkittäistutkimuksen toteuttamisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen ja yleisen edun mukaiseen tiedolla johtamiseen, tieteellisen tutkimuksen ja tilastoinnin avulla.

Suostumus pyydetään kirjallisesti erillisellä luvalla. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa. Suostumuksella saatavat tiedot on lueteltu kohdassa kolme.

Käsittelyn oikeusperuste:

- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohdat
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 9 artiklan 2 kohdan j alakohta
- Kuntalain (2015/410) 1 § 2 momentti

Vapaaehtoisia koskevat tiedot, vapaaehtoinen antaa itse

• etunimi, sukunimi  
• ikäryhmä
• puhelinnumero
• sähköposti

Lisäksi järjestelmään kirjataan rekisteröidyn oletettu sukupuoli.

Ryhmien osallistujille tehtävä vapaaehtoinen kysely, vastaajat antavat tiedot itse

• etunimi, sukunimi
• sähköposti
• puhelinnumero
• postinumero
• ikäryhmä  
• siviilisääty
• sukupuoli
• koulutustaso
• työllisyystilanne
• viikoittainen liikuntamäärä
• koettu onnellisuus, elämänlaatu
• koettu terveys (psyykkinen ja fyysinen - tyytyväisyys elämään)
• koettu osallisuuden ja/tai yksinäisyyden tunne
• koettu pystyvyyden ja jaksamisen tunne
• koettu turvallisuudentunne
• koettu syrjintä, syrjintäkriteerin mukaan 

Suunnitelman mukainen henkilötietojen käsittely (kysely) on tarpeellinen toiminnan vaikuttavuuden arvioimiseksi. Mitä perusteellisempi ja kattavampi määrä tietoja hyvinvoinnista saadaan, sen paremmin vaikuttavuuden arviointi on mahdollista tehdä ja kehittää palvelua paremmaksi.

Suunnitelman mukainen vapaaehtoisten henkilötietojen käsittely ja säilyttäminen on tarpeellinen toiminnan toteuttamisen mahdollistamiseksi.

Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin. 

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin toimistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Henkilötietoja ei käsitellä EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. 

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle. 

Vapaaehtoisten tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on mukana toiminnassa. Vapaaehtoisen henkilötiedot hävitetään tietoturvallisesti heti, kun vapaaehtoinen ilmoittaa haluavansa lopettaa toiminnan, kuitenkin viimeistään kahden vuoden toimintakauden päätyttyä. Kahden vuoden määräaikaisen sopimuksen päätyttyä vapaaehtoisen tulee allekirjoittaa uusi vapaaehtoissopimus, jos hän haluaa jatkaa tehtävässä.  

Kaikkien kyselyyn vastanneiden vastaukset anonymisoidaan ja henkilötiedot hävitetään viimeistään 31.12.2029. 

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon. 

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus  

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• oikeus peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta. 

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja. 

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi  
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777 

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö
Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin tietosuojavastuuhenkilö
kaku.tietosuoja@vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin Kaupunkikulttuurilautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:
 

Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
Kaupunkikulttuurilautakunta
Y-tunnus 0124610-9
Asematie 7, 01300 Vantaa      
      

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi
 

Kirjaamo
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo@vantaa.fi