Henkilötietojen käsittely kaupunkiympäristön toimialan Asukasbarometri 2024 -kyselytutkimuksen toteutuksessa

1. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään? 

Henkilöiden nimi- ja osoitetietoja käsitellään kyselylomakkeiden postitusta varten. Tietoja ei koskaan käytetä muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

2. Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohta.

3. Mitä henkilötietoja Asukasbarometri 2024 -kyselytutkimusta varten kerätään ja keneltä tiedot saadaan?

Nimi- ja osoitetiedot kyselylomakkeiden postitusta varten. Nimi- ja osoitetiedot kaupunki saa Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämästä väestötietojärjestelmästä.

4. Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?

Asukasbarometri 2024 -kyselytutkimusta varten ei anneta henkilötietoja. Kyselyyn vastataan nimettömänä. Nimi- ja osoitetietoja käytetään ainoastaan kyselylomakkeiden postitusta varten.

5. Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?

Nimi- ja osoitetiedot ovat luovutettu tietoturvallisesti KS-Konsultoinnille, joka vastaa kyselyn toteutuksesta sekä kyselylomakkeiden postituksesta.

6. Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

7. Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, niin ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

9. Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Tiedot säilytetään kyselytutkimuksen selvityksen teon ajan ja tuhotaan tietoturvallisesti selvityksen teon päätyttyä 28.2.2025.

10. Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

11. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, niin sinulla on oikeus 
-    tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
-    vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
-    vaatia tietojesi poistamista
-    vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
-    vastustaa tietojesi käsittelyä

Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Henkilötietojen käsittely -sivulta.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

12. Onko oikeuksien käyttö maksullista? 

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

13. Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.  Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00531 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi 
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

14. Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat tietosuojavastaavalta tai kaupunkiympäristön toimialan yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteystiedot:

Tietosuojavastaava:
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kaupunkiympäristön toimialan yhteyshenkilö:
elina.taipale@vantaa.fi

Rekisterinpitäjä:
Vantaan kaupunki
Y-tunnus 0124610-9
Asematie 7, 01300 Vantaa

Kirjaamo:
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo@vantaa.fi