Henkilötietojen käsittely avustusjärjestelmässä

Vantaan kaupungin avustusjärjestelmä on palvelu, jonka tarkoituksena on mahdollistaa avustusten hakeminen ja käsittely sekä mahdollinen maksatus. Palvelussa sinulta kerätään vain välttämättömät tiedot palvelun tarjoamiseksi; järjestelmään tallennettujen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on avustushakemusten käsittely, myöntämisperiaatteiden arviointi ja myönnettyjen avustusten maksatuksen mahdollistaminen. Joillain lomakkeilla voit antaa erillisen luvan vastaanottaa sähköposteja Vantaan kaupungin yhdistyksiä koskevista tapahtumista, hankkeista ja yhteistyömahdollisuuksista. Ilman erillistä lupaasi emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Haettavat avustukset

• Toiminta-avustus hyvinvoinnin ja terveyden edistämiseen
• Toiminta-avustus merkittävää yhteiskunnallista työtä tekeville toimijoille
• Ammattimaisesti toimivien taide- ja kulttuuritahojen toiminta-avustus
• Seniori-ikäisille suunnattujen kulttuuritapahtumien avustus
• Seniori-ikäisille suunnatun kulttuuritoiminnan toiminta-avustus
• Taide- ja kulttuuritapahtumien kohdeavustukset
• Taidekasvatus- ja kulttuuriharrastusyhdistysten toiminta-avustus
• Taiteen perusoppilaitosten toiminta-avustus
• Taiteilija-apuraha
• Avustuskelpoisuuden hakeminen liikuntatoimintaan 
• Harrasteliikunnan kohdeavustus
• Toiminta-avustus liikuntajärjestöille
• Vuokratuki - hakemus 
• Soveltavan liikunnan kohdeavustus
• Nuorisopalveluiden kohdeavustus
• Toiminta-avustus nuorisotoimintaan
• Paikallisen kansalaistoiminnan kohdeavustus
• Paikallisen kansalaistoiminnan toiminta-avustus

Avustusten hakeminen on vapaaehtoista. Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen palvelua käytettäessä. Tunnistautuessasi avustuksenhakujärjestelmään hyväksyt tietosuojakäytännöt ja annat luvan tietosuojakäytännön mukaiseen tietojen käyttöön.

Käsittelyn oikeusperuste: 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta

Tietosuojalaki (1020/2018) 6 §

Palvelun käyttäjiltä kerätään vain välttämättömät tiedot käsittelyn mahdollistamiseksi. Asiakkaasta kertyy tietoa asiakkaan itse lomakkeella antamista tiedoista sekä Suomi.fi -tunnistautumisen yhteydessä saatavista tiedoista. Täytäthän vain pyydetyt tiedot.

 

Kerättävät tiedot:

• Järjestön/yrityksen tms. edustajasta (puolesta-asioija)
  • koko nimi
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • Lisäksi on mahdollisuus täyttää yhteyshenkilöstä vastaavat yllämainitut tiedot; lisäksi rooli edustettavassa organisaatiossa

• Yksityishenkilöille suunnatut avustukset:
  • koko nimi
  • osoite        
  • kotikunta
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • tilinumero
  • henkilötunnus (maksatusvaihe)
  • Lisäksi on mahdollisuus täyttää yhteyshenkilöstä vastaavat yllämainitut tiedot.

• Hakijan tai hänen edustajansa antamat tiedot
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • osoite

• yrityksestä tai järjestöstä
  • sähköpostiosoite
  • virallinen osoite
  • puhelinnumero
  • tilinumero
  • laskutusosoite

• Suomi.fi -tunnistautumisen yhteydessä palvelun käyttäjistä saadaan seuraavat tiedot:
  • koko nimi
  • henkilötunnus
  • sähköpostiosoite (mikäli DVV:n tietoihin on tallennettu sähköpostiosoite)
  • kotikunta

• Yhdistysrekisteristä
  • yhdistyksen nimi
  • y-tunnus

Nämä tiedot tallentuvat rekisteriin/järjestelmään jos palvelun käyttäjä aloittaa jonkun lomakkeen täyttämisen, jossa näitä tietoja käsitellään. Asiakas voi myös tallentaa erilliselle profiililomakkeelle kaikilla lomakkeilla hyödynnettävissä olevia tietoja.

Palveluntarjoajan järjestelmän pyydettyjen henkilötietojen antaminen on välttämätöntä palvelun tarjoamiseksi. Pyydettyjen henkilötietojen antaminen on välttämätöntä, tiedot mahdollistavat Vantaan kaupungin myöntämien avustusten hakemisen sekä toimet myöntämisperiaatteiden täyttymisen arvioimiseksi. Avustuksia ei ole muutoin mahdollista hakea tai saada. Kerättyjen tietojen määrä ja käsittelytoimenpiteet ovat arvion mukaan oikeasuhtaisia tavoiteltuun päämäärään nähden.

Vantaan kaupunki voi luovuttaa tietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin, tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. Lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Järjestelmästä ei siirretä tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, niin ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle. 

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön,

Kansallisarkiston (ent. Arkistointilaitos) määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään. Hakemuksien ja käyttöselvityksien säilytysaika 5 vuotta järjestelmässä, mahdollinen pidempiaikainen säilytys Astassa.

Tarkemmat säilytysajat

Säilytysaika; lomakkeilla olevat tiedot ja liitteet:

• 5 vuotta avustusjärjestelmä
  • Hakemukset
  • käyttöselvitykset
• 10 vuotta kaupungin asianhallintajärjestelmä (Asta)
  • Avustuslomakkeet ja niiden liitteet 10 vuotta Astassa

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon. 

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, niin sinulla on oikeus

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai oikeuksistasi, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti, kun henkilöllisyytesi on todennettu.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.  Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 15 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteydenotto

Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin toimiala / Yhteiset palvelut

tietosuoja.kaku@vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä

Vantaan kaupunki

Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta

Y-tunnus 0124610-9

Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi

 

Kirjaamo      

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki

Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.

Puhelin (vaihde): 09 839 11

Faksi 09 8392 4163

Sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi