Henkilötietojen käsittely Nuorten kesätyöseteli

Henkilötietoja käsitellään nuoren ja työnantajan/edustajan tunnistamiseen, jotta voimme arvioida täyttyvätkö edellytykset kesätyösetelin myöntämiselle ja kesätyöseteliin perustuvalle tilitykselle. Henkilötietoja käytetään tarvittaessa yhteydenpitoon Vantaan kaupungin ja sinun välilläsi. Lisäksi henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tilastointi, kesätyösetelin vaikuttavuuden arviointi työllistämisessä ja arkistointi.

Kesätyösetelin tarkoituksena on tukea vantaalaisten nuorten työllistymistä, madaltaa työnantajien kynnystä palkata nuori töihin ja edistää alueen elinvoimaa. Suomen perustuslain 18 §:n 2 momentin mukaan julkisen vallan on edistettävä työllisyyttä.

Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Kesätyösetelin järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseen viranomaisen toiminnassa. Käsittely on myös tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn puolesta.

Käsittelyn oikeusperuste:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e ja b alakohdat
• Tietosuojalaki (2018/1050) 4 §

Kesätyöseteliä hakevasta nuoresta kerätään seuraavat tiedot:

• etunimi
• sukunimi
• henkilötunnus
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• katuosoite
• postinumero ja toimipaikka
• kotikunta
• palkkalaskelma

Tiedot saadaan sinulta itseltäsi, kun haet kesätyöseteliä sekä työnantajaltasi, joka hakee kesätyösetelin perusteella maksatusta työllistettyäsi sinut. Vantaan kaupungin päätöksen valmistelija tarkistaa tietosi ja siten oikeutesi kesätyöseteliin väestötietojärjestelmästä.  

Työnantajan edustajasta kerätään seuraavat tiedot:

• etunimi
• sukunimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• työnantajan edustajan allekirjoitus ja nimenselvennys
• suomi.fi – tunnistuksella ja suomi.fi – valtuuksilla tunnistautuessa Vantaan kaupungin työllistämistukien hakujärjestelmään kertyvät tiedot:
  • tieto tunnistusta pyytäneestä asiointipalvelusta
  • käyttäjän IP-osoite, käytetty selain ja käyttöjärjestelmä
  • tunnistustapahtumaan liittyvät aikaleimat
  • tunnistetun käyttäjän henkilötunnus, jos tunnistautumisessa on käytetty pankkitunnisteita, mobiilivarmennetta tai varmennekorttia
  • tieto käytetystä tunnistuspalvelusta sekä tunnistuspalvelun palauttamia henkilötietoja, joita ovat:
  • pankkitunnisteet: henkilötunnus, nimitieto, pankin tapahtumatunnus
  • mobiilivarmenteet: puhelinnumero, matkapuhelimeen lähetetty tapahtumatunniste 
  • henkilökortti: sähköinen asiointitunnus, tieto varmenteen myöntäjästä
  • sosiaali- ja terveydenhuollon ammattikortti: Valviran myöntämä henkilön yksilöivä rekisteröintinumero, varmenteen sarjanumero, tieto varmenteen myöntäjästä
  • organisaatiokortit sekä muun sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstön varmennekortit: henkilön yksilöivä tunniste, varmenteen sarjanumero, tieto varmenteen myöntäjästä
  • tunnistetusta käyttäjästä asiointipalvelulle välitetty henkilötunnus ja mitä muita väestötietojärjestelmästä haettuja henkilötietoja asiointipalvelulle on välitetty. Rekisteri ei sisällä henkilötunnuksen lisäksi varsinaista tietosisältöä muiden välitettyjen tietojen osalta

Työnantajan edustaja ilmoittaa itse tiedot hakiessaan maksatusta kesätyösetelin perusteella. Tunnistautumisen yhdessä kertyvät/välittyvät yllä mainitut tiedot. 

On. Ilman nuoren ja työnantajan edustajan henkilötietoja emme voi arvioida oikeutta kesätyöseteliin emmekä suorittaa tilitystä työnantajalle kesätyösetelin perusteella. 

Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva- ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen. 

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Nuoren ilmoittaessa tietojaan webropol- järjestelmässä henkilötietojen käsittely tapahtuu EU- tai ETA-alueella, eikä tietoja siirretä alueen ulkopuolelle. Myöskään Vantaan kaupungin avustustenhakujärjestelmässä, josta työnantaja hakee tilitystä kesätyösetelin perusteella, ei tietoja luovuteta EU- tai ETA- alueen ulkopuolelle.

Tietoja käsitellään lisäksi Vantaan kaupungin Microsoft Office 365 -palvelussa. Microsoftin tuottamien palveluiden sisällön tallennuspaikka on ETA:n alueella. Microsoft kehittää Office 365 -palveluita kuitenkin muualta kuin Euroopasta ja datan katsotaan siirtyvän ETA-alueen ulkopuolelle, jos esimerkiksi ylläpitäjä ottaa etäyhteyden Yhdysvalloista eurooppalaiseen konesaliin vikatilanteen selvittämiseksi. Kun Vantaan kaupungin kesätyösetelin valmistelija lähettää nuorelle Microsoftin sähköpostipalvelulla (outlook) tiedon kesätyösetelin myöntämisestä, voivat viestissä olevat tiedot siirtyä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Siirto perustuu Euroopan komission 10.7.2023 hyväksymään päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Yhdysvaltalaiset yritykset, joille tietoja siirretään ovat sertifioituneita yrityksiä, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen kesken sovittuihin suojatoimiin. Microsoft on tällainen sertifioitu yritys.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Avustustenhakujärjestelmässä tietoja säilytetään 5 vuotta kesätyösetelin myöntämisvuodesta. 

Kesätyösetelien kirjanpitoaineistoa säilytetään maksutapahtumien toteamiseksi 10 vuotta (kirjanpitolaki 2 luku 10 §).

Vantaan kaupungin asianhallintajärjestelmässä kesätyöseteleihin liittyviä viranhaltijapäätöksiä säilytetään 10 vuotta.

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus 

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle 

Tarkastuspyynnön voi tehdä paikan päällä Vantaa-infossa. Tarkastuspyyntölomakkeita on saatavilla Vantaa-infossa sekä vantaa.fi-sivustolta. Ota mukaan passi, ajokortti tai kuvallinen henkilökortti henkilöllisyytesi todistamiseksi. Lomakkeen voi myös toimittaa postitse osoitteeseen Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki. Tässä tapauksessa tarkistamme henkilöllisyytesi muulla luotettavalla tavalla.

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi 

Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Kari Ahlström, palveluesimies, työllisyyden- ja kotoutumisen palvelualue, työllisyyspalvelut-yksikkö, etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi, puh: 050 312 4520

Janne Riipinen, lakimies, työllisyyden- ja kotoutumisen palvelualue, etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi, puh: 040 500 2745

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunginhallitus. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä                                                                                    

Vantaan kaupunki                                                                                  

kaupunginhallitus                                                                 

Y-tunnus 0124610–9

puh. 09 839 11

Asematie 7, 01300 Vantaa 

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo    

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki

Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.

Puhelin (vaihde): 09 839 11

Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi