Behandlingen av personuppgifter i morgon- och eftermiddagsverksamheten för skolelever

1. För vilket ändamål behandlas personuppgifterna?

Personuppgifterna behandlas för att ordna morgon- och eftermiddagsverksamhet för skolelever. Vanda stad ordnar morgon- och eftermiddagsverksamhet både i egen regi och som assisterad tjänst.  Vanda stad beslutar om antagningen av elever till morgon- och eftermiddagsverksamheten.  Vanda stad tar ut en klientavgift för verksamheten som den organiserar själv och beslutar om betalningslättnader.

Vi använder aldrig dessa uppgifter för andra ändamål, till exempel direkt marknadsföring eller kommersiella ändamål. 

2. Vad grundar sig behandlingen av personuppgifter på?

Behandling av personuppgifter som är nödvändiga för anordnandet av grundläggande utbildning grundar sig på fullgörande av en rättslig förpliktelse och till en del på samtycke. 

Rättsliga grunder för behandlingen:

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) artikel 6, punkt  c

Dataskyddslagen (1050/2018) 29 § 

Lagen om grundläggande utbildning (628/1998) 8a kap. 48 a–48 f §§. 

3. Vilka personuppgifter samlas in i morgon- och eftermiddagsverksamheten för skolelever och av vem fås uppgifterna?

I det studieadministrativa systemet Primus kan skolan för de egna elevernas del se om eleverna deltar i eftermiddagsverksamhet samt serviceproducentens namn och verksamhetstiden. De anställda använder de registeruppgifter som anknyter till de egna arbetsuppgifterna. Vid ansökan kan vårdnadshavaren sätta en bock där han/hon samtycker till elektronisk avisering om att få plats. Om vårdnadshavaren inte sätter denna raks kommer informationen att skickas per brev.

Personuppgifter som behandlas är:

• barnets namn, personbeteckning, adress, postnummer och postkontor, skolans namn och årskursen, uppgifter om specialdiet och allergier, eventuella sjukdomar, kontinuerlig medicinering samt vid behov uppgift om beslut om särskilt stöd.
• Vårdnadshavarnas namn, personbeteckning, adress, postnummer och postkontor, mobiltelefonnummer och e-postadress. 

Personbeteckningen behandlas för fakturering.

Uppgifterna fås i första hand av vårdnadshavarna. Vårdnadshavarna anmäler uppgifterna i Wilma-tjänsten eller på en pappersblankett. Vårdnadshavarna informerar skriftligen om eventuella ändringar antingen i Wilma-tjänsten eller per e-post.

Grundläggande uppgifter om eleven och vårdnadshavaren samt vid behov uppgiften om beslut om särskilt stöd fås ur studeranderegistret i det studieadministrativa systemet Primus. 

4. Är det nödvändigt att lämna sina personuppgifter?

Det är obligatoriskt att lämna sina personuppgifter. Morgon- och eftermiddagsverksamheten för skolelever kan inte ordnas utan personuppgifter. 

5. Lämnas personuppgifterna ut?

Vi lämnar ut dina uppgifter endast om utlämnandet baserar sig på lag eller om du har gett ditt samtycke till att dina uppgifter lämnas ut. Ett samtycke om utlämnande av uppgifter kan när som helst återkallas. Uppgifter lämnas aldrig ut till utomstående aktörer för marknadsföringsändamål eller andra kommersiella ändamål.

Vårdnadshavarna gör upp ett serviceavtal med serviceproducenten. I serviceavtalet kan vårdnadshavarna ge sitt samtycke till att skolans rektor, klasslärare, speciallärare eller en medlem i skolans elevvårdsgrupp och anordnaren av eftermiddagsverksamheten samt eftisledaren får utbyta sådan information om barnet som behövs för att kunna anordna eftermiddagsverksamheten. Vårdnadshavarna kan när som helst återkalla sitt samtycke. 

6. På vilket sätt är personuppgifterna skyddade?

För att garantera din integritet har datasäkerheten och dataskyddet avseende personuppgifter säkerställts genom olika tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempelvis får personuppgifterna endast behandlas av sådana personer som behöver uppgifterna för att kunna sköta sina arbetsuppgifter eller tjänsteuppdrag och endast i en sådan omfattning som krävs för att sköta en enskild arbetsuppgift. I klientdatasystemet kontrolleras detta bland annat med hjälp av logglistor. Handlingar i pappersform förvaras i stadens olika arkivlokaler på en säker plats dit ingen utomstående kan ta sig in.

Personalen har sekretess- och tystnadsplikt som fortsätter att gälla efter att arbets- och tjänsteförhållandet upphört.

7. Överförs personuppgifter till länder utanför EU- eller EES-området?

När den som behandlar personuppgifter hanterar personuppgifter för Vanda stads räkning har det ingåtts ett avtal med vederbörande om en lämplig nivå på datasäkerheten och dataskyddet. Med personuppgiftsbiträde avses en aktör som behandlar personuppgifterna för stadens räkning, till exempel en serviceproducent.

Uppgifterna behandlas som regel endast inom EU- eller EES-området, men personuppgiftsbiträdet kan överföra uppgifter också till länder utanför EU- eller EES-området. En överföring är ändå tillåten endast om den uppfyller de krav som ställts på överföring i dataskyddslagstiftningen och avtalet, det vill säga krav som säkerställer en tillräcklig nivå på skyddet av personuppgifter.

När det gäller Microsoft är det möjligt att personuppgifter överförs till Förenta staterna. Överföringen grundar sig på Europeiska kommissionens beslut av den 10 juli 2023 om adekvat dataskyddsnivå för Förenta staterna. De amerikanska företag till vilka personuppgifter överförs är certifierade företag som har förbundit sig till de skyddsåtgärder som överenskommits mellan EU och Förenta staterna.

8. Vad gör staden i fall av en personuppgiftsincident?

Trots skyddet är det möjligt att dina personuppgifter i undantagsfall kan beröras av en personuppgiftsincident och komma i händerna på utomstående. I sådana fall vidtar vi omedelbart åtgärder för att rätta till situationen och gör en anmälan om personuppgiftsincident till dataombudsmannen, om personuppgiftsincidenten medför risker för dig. Anmälan ska göras senast inom 72 timmar från att personuppgiftsincidenten uppdagats. Om incidenten medför en hög risk underrättar vi också dig om den.

9. Hur länge förvaras uppgifterna?

Uppgifterna förvaras och förstörs i enlighet med Vanda stads datastyrningsplan. Förvaringstiderna för handlingar som fastställts i datastyrningsplanen baserar sig på lagstiftningen, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som ska förvaras varaktigt samt Kommunförbundets rekommendationer om handlingar som ska förvaras en viss tid. När lagringstiden löper ut förstörs uppgifterna.

Morgon- och eftermiddagsverksamhetens ansökningar, beslut, närvarolistor, ansökningar och beslut om nedsatta klientavgifter förvaras i tio år. Serviceproducenterna förvarar serviceavtalet i tio år, och åtminstone den tid då barnet deltar i morgon- och eftermiddagsverksamheten. På verksamhetsställen där staden själv är verksamhetsarrangör, förvaras blanketten Tietoja lapsesta (Uppgifter om barnet) i två år efter att verksamhetsperioden avslutats.

10. Används uppgifterna för profilering eller automatiserat beslutsfattande?

Dina uppgifter används inte för profilering eller automatiskt beslutsfattande.

11. Vilka rättigheter har den registrerade och hur kan rättigheterna användas? Hur länge tar behandlingen av ett ärende?

Med den registrerade avses en person, vars personuppgifter behandlas. Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt till att

- granska vilka av dina uppgifter som behandlas

- kräva rättelse av felaktiga eller inexakta uppgifter

- kräva att behandlingen av dina uppgifter begränsas

- få dina uppgifter och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig samt när som helst dra tillbaka ditt samtycke om behandlingen baseras på samtycke (när behandlingen baseras på samtycke)

Du kan begära granskning av personuppgifter via e-tjänsten, på plats på Vandainfo eller genom att skicka blanketten för begäran om granskning per post till Vanda stads registratur. Närmare anvisningar finns på stadens sidor om dataskydd.

Om du vill utöva andra rättigheter som den registrerade har eller få närmare information om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta kontaktpersonen som nämns i punkt 14 nedan.  Förutsättningarna om att utöva rättigheter som anges i lagen ses över från fall till fall. Utövande av rättigheter kan förutsätta styrkande av identiteten.

Vi vidtar begäran om uppgifter utan onödigt dröjsmål, men dock senast inom en månad efter att ha mottagit begäran. Denna period får vid behov förlängas med ytterligare högst två månader, med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden. Om perioden förlängs underrättar vi dig om detta.

12. Kostar det att utöva rättigheterna?

I princip är det kostnadsfritt att utöva rättigheterna. Vi kan ändå ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna för att vidta den åtgärd som begärts eller vägra att tillmötesgå begäran, om begäran är uppenbart ogrundad, orimlig eller på grund av att begäran är av repetitiv karaktär. Om en avgift kommer att tas ut för att vidta den åtgärd du begärt, kontaktar vi dig. Om vi vägrar att tillmötesgå din begäran, underrättar vi dig skriftligen om orsakerna till vägran samt informerar om möjligheterna att föra ärendet till dataombudsmannen för behandling eller använda andra rättsskyddsmedel.

13. Hur kan jag söka ändring hos en tillsynsmyndighet?

Om du misstänker att dina personuppgifter behandlas på ett olagligt sätt kan du överklaga hos dataombudsmannen. Närmare information och anvisningar om hur du kan söka ändring får du av de kontaktpersoner som nämns under punkt 14, den dataskyddsansvariga i Vanda stad samt på webbsidorna hos dataombudsmannens byrå och telefonrådgivningen:

Dataombudsmannens byrå / www.tietosuoja.fi

Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors

Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors

E-post: tietosuoja(at)om.fi

Telefon (växel): 029 566 6700

Telefon (rådgivning och information för privatpersoner): 029 566 6777

14. Var kan jag be om närmare information och vem är personuppgiftsansvarig?

Närmare information om behandlingen av personuppgifter får du av kontaktpersonen som anges nedan. Vänligen beakta att e-post inte är säkert när det gäller behandling av personuppgifter, så därför ska du inte skicka t.ex. din personbeteckning eller känsliga uppgifter per e-post.

Kontaktperson

Virva Kela-Piironen, Sakkunnig inom utbildning

fornamn.efternamn(at)vantaa.fi

tfn 040 724 5399

Nämnden för fostran och lärande inom Vanda stad fungerar som personuppgiftsansvarig. Kontaktuppgifter till den som är personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud i Vanda stad finns här nedan:

Registeransvarig

Vanda stad

Nämnden för fostran och lärande 

FO-nummer 0124610-9 

Telefon (växel): 09 839 11

Stationsvägen 7, 01300 Vanda 

Dataskyddsansvarig tietosuojavastaava@vantaa.fi

Registraturen

Postadress: PB 1100, 01030 Vanda stad

Besöksadress: Vandainfo i Dickursby, Dixi, Banvägen 11, 2 vån., 01300 Vanda

Telefon (växel): 09 839 11

Fax 09 8392 4163, e-post:  kirjaamo(at)vantaa.fi