Henkilötietojen käsittely Vantaan Asumisneuvonnassa

Asiakkaan tietoja käsitellään asumisneuvonnan toteuttamiseksi.
Asiakkaan yhteystietoja hyödynnetään yhteydenpitoon asiakkaan asiassa.
Asiakkaan toimeentuloon liittyviä tietoja (verotuspäätös, etuustiedot, tulotiedot) käsitellään täytettäessä asuntohakemusta yhdessä asiakkaan kanssa. Asiakkaan asumistilanteeseen ja mahdolliseen velkaantumiseen liittyviä tietoja käsitellään, jotta asiakkaan asumisen ongelmatilanne voidaan selvittää.
Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Asumisneuvonnan järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. 
Suostumus pyydetään kirjallisesti erillisellä luvalla. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa.

Käsittelyn oikeusperuste:
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta 
Tietosuojalaki (2018/1050) 6 §
Kuntalain 1 §:n mukaan kunta edistää asukkaidensa hyvinvointia ja alueensa elinvoimaa sekä järjestää asukkailleen palvelut taloudellisesti, sosiaalisesti ja ympäristöllisesti kestävällä tavalla. Mahdollisia arkaluontoisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisteröidyn suostumuksella.

Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla 

- etunimi, toisinaan myös sukunimi
- puhelinnumero 
- osoite 
- sähköpostiosoite
- asumiseen, toimeentuloon, velkoihin ja etuuksiin liittyvät tiedot. 

Joissain tapauksissa käsiteltäväksi voivat tulla henkilön terveydentilaan ja etniseen alkuperään liittyvät tiedot. 
Kaikkien henkilötietojen käsiteltäväksi antaminen on vapaaehtoista.
Kaikki henkilötiedot saadaan asiakkaalta itseltään.

Kaikkien tietojen antaminen on vapaaehtoista. Asumisneuvonnan onnistuneen toteuttamisen kannalta tietojen antaminen on kuitenkin joskus tarpeellista.

Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Tietoja voidaan luovuttaa eteenpäin suostumuksellasi, jos olet itse toivonut, että välitämme yhteystietosi toiselle tukitaholle, esimerkiksi seniorineuvontaan tai etsivään nuorisotyöhön.

Voimme olla yhdessä kanssasi yhteydessä vuokranantajaan tai eri viranomaistahoihin.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen. 

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin (Microsoftin ohjelmien mahdollinen käyttö asumisneuvonnassa). Siirto perustuu Euroopan komission 10.7.2023 hyväksymään päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Yhdysvaltalaiset yritykset, joille tietoja siirretään ovat sertifioituneita yrityksiä, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen kesken sovittuihin suojatoimiin.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Asumisneuvonnassa käsiteltäviä asiakirjoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista asian hoitamiseksi. Asunnonhakuun liittyvät asiakirjat poistetaan heti tilanteen jälkeen tai viimeistään saman päivän aikana, jos niitä ei tarvita jatkotyöskentelyssä. Asumisneuvonnan asian hoitamista varten tallennetut tiedot poistetaan joka kuukauden lopussa, jos käsiteltävä asia on päättynyt.

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus 

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen. 

Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta.

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi 
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö
Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin tietosuojavastuuhenkilö
kaku.tietosuoja(at)vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä                                                                                       
Vantaan kaupunki
Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta                                                              
Y-tunnus 0124610-9  
Asematie 7, 01300 Vantaa                                                     

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi 

Kirjaamo    

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi