Henkilötietojen käsittely Vantaan sosiaalisen median tileissä ja kilpailuissa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on antaa asukkaille ja muille sidosryhmille tietoa kaupungin toiminnasta ja mahdollistaa keskustelun käyminen ajankohtaisista aiheista. 

Henkilötietojen käsittely perustuu viestintävelvoitteeseen. Kuntalain 29 §:n mukaan kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. Viranomaisen velvollisuudesta tuottaa ja jakaa tietoa säädetään myös viranomaisten julkisuudesta annetun lain 20 §:ssä. 

Lisäksi tietoja käsitellään sosiaalisen median tilien hallinnoimiseksi sekä asianmukaisen keskustelun varmistamiseksi.

Tietoja käsitellään myös sosiaalisen median viestinnän arvioimiseksi ja kehittämiseksi.  

Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Sosiaalisen median järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. 

Käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan A ja C alakohta.

Tietosuojalaki (2018/1050) 6 §.

Lisäksi Kuntalaki (410/2015) 29 § velvoittaa kaupunkia viestimään ajankohtaisista asioista, vaikuttamismahdollisuuksista ja päätöksenteosta. Sometilit ovat tekninen keino toteuttaa tätä lakisääteistä velvoitetta niissä palveluissa, joita kuntalaiset käyttävät aktiivisesti.

Kaupungin sosiaalisen median tilit ovat julkisia, jolloin julkaisuja voi lukea, ilman että käyttäjä seuraa tilejä, mikäli somealusta tämän mahdollistaa.

Sosiaalisen median alustoilla käsitellään tietoja, jotka käyttäjä on tehnyt somealustalla julkiseksi. 

Sosiaalisen median alustoilla käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• käyttäjän nimitieto
• käyttäjän yhteystieto
• käyttäjän käyttäjätunnus
• käyttäjän tekemä julkaisu. 

Sosiaalisen median alustoilla käyttäjät voivat lähettää Vantaan kaupungille yksityisviestejä. Käyttäjät voivat myös kirjoittaa julkisia kommentteja sometileille sekä antaa julkisia reaktioita julkaisuihimme. Vantaan kaupunki voi osallistua sosiaalisen median alustalla keskusteluihin ja vastata yksityisviesteihin ja kommentteihin.

Vantaan kaupunki saa sosiaalisen median palveluntarjoajilta demografisia tietoja kuten iän ja sukupuolen, yleisellä tasolla ammatti- ja koulutustaustaan liittyviä tietoja sekä sijaintitietoja sometilien seuraajista ja sometilileillä vierailleista henkilöistä. Vantaan kaupunki saa sosiaalisen median palveluntarjoajilta yhteenvetona tiedon siitä, kuinka moni eri käyttäjä on nähnyt julkaisun, kuinka montaa kertaa julkaisu on yhteensä näkynyt eri käyttäjille ja miten julkaisun kanssa on oltu vuorovaikutuksessa. Edellä mainitut tiedot eivät ole yhdistettävissä ja yksilöitävissä sosiaalisen median käyttäjän tietoihin. 

Yksittäiset käyttäjät eivät ole tunnistettavissa näistä tiedoista.

Sosiaalisen median alustoilla käsitellään tietoja, jotka käyttäjä on tehnyt julkiseksi sosiaalisen median alustalla tai joita käyttäjästä käsitellään sosiaalisen median palvelussa. 

Vantaan kaupunki kohdentaa viestintää sosiaalisessa mediassa, tavoittaakseen mahdollisimman hyvin asukkaitaan ja muita sidosryhmien jäseniä, joille tieto on merkityksellistä. 

Viestintää kohdennetaan demografisten tietojen kuten iän ja sukupuolen sekä yleisten ammatti- ja koulutustaustaan liittyvien tietojen, sijaintitietojen sekä kiinnostuksen kohteiden perusteella.  Lisäksi Vantaan kaupunki kohdentaa viestintää sen perusteella, millä kielellä käyttäjä käyttää sosiaalisen median alustoja. 

Vantaan kaupunki saa sosiaalisen median palveluntarjoajilta tiedon siitä, kuinka moni eri käyttäjä on nähnyt kohdennetun viestinnän, kuinka montaa kertaa kohdennettua viestintää on yhteensä nähty ja missä kohdennettu viestintä esitettiin. Viestinnän kohdentamisen raportit sisältävät yleisiä demografisia tietoja ja tietoja, miten käyttäjät olivat viestin kanssa vuorovaikutuksessa. 

Yksittäiset käyttäjät eivät ole tunnistettavissa näistä tiedoista.  

Kohdentaessamme viestintää sosiaalisen median käyttäjille, toimimme yhdessä sosiaalisen median palveluntarjoajan kanssa yhteisrekisterinpitäjänä. 

Vantaan kaupunki määrittelee kohdennettua viestintää tehdessään kohdeyleisön parametrit ja sosiaalisen median palveluntarjoaja käyttää sosiaalisen median käyttäjien henkilötietoja viestinnän kohdentamiseen. Vantaan kaupungilla ei ole pääsyä asiaan liittyvien käyttäjien henkilötietoihin.  

Käyttäjä voi itse tarkistaa sosiaalisen median palveluissa, miksi hän näkee kohdennetun viestinnän. Käyttäjä voi myös itse estää kohdennetun viestinnän näkymisen.  

Vantaan kaupunki järjestää sosiaalisen median tileillään kilpailuja ja arvontoja. Sosiaalisen median kilpailut ja arvonnat järjestetään sosiaalisen median palveluntarjoajien ilmoittamien käyttöehtojen mukaisesti. Lisätiedot Vantaan kaupungin toteuttamien kilpailujen säännöistä. 
https://www.vantaa.fi/fi/kaupunki-ja-paatoksenteko/selosteet-oikeudet-ja-tietosuoja/vantaan-kaupunki-sosiaalisessa-mediassa

Vantaan kaupunki saa arvonnan tai kilpailun yhteydessä kerättävät henkilötiedot arvontaan tai kilpailuun osallistuvilta. Arvontojen ja kilpailujen yhteydessä kerättäviä henkilötietoja ovat etu- ja sukunimi, käyttäjätunnus sosiaalisen median palvelussa, sähköpostiosoite ja postitusosoite. 

Vantaan kaupunki käsittelee vain henkilön itsensä antamia tietoja.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kisaan osallistuminen ja palkinnon toimittaminen voittajalle.

Vantaan kaupunki ei luovuta henkilötietoja eteenpäin markkinointitarkoituksiin. Palkinnon toimittamiseksi Vantaan kaupunki saattaa luovuttaa tarvittavat henkilötiedot ulkopuoliselle palkinnon tarjoajalle. Henkilötiedot luovutetaan palkinnon tarjoajalle vain voittajan suostumuksella.

Vantaan kaupunki saattaa julkaista arvonnan tai kilpailun voittajan nimen tai sosiaalisen median palvelun käyttäjätunnuksen arvonnan tai kilpailun päätyttyä sosiaalisen median kanavassa. Arvonnan tai kilpailun voittajan nimi tai sosiaalisen median palvelun käyttäjätunnus julkaistaan ainoastaan voittajan suostumuksella.

Vantaan kaupunki luovuttaa henkilötietoja vain toiselle viranomaisille, joilla on lain perusteella oikeus saada tietoja lakiin perustuvasta syystä.  

Vantaan kaupunki ei itse siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Sosiaalisen median alustojen palvelimet voivat sijaita EU:n/ETA-alueen ulkopuolella, ja tällöin tietojen siirto noudattaa alustojen omia tietosuojakäytäntöjä.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Sosiaalisen median palveluntarjoajat määrittelevät henkilötietojen käsittelyajat sosiaalisen median alustallaan. Kilpailuissa käytettäviä tietoja ei pyritä lataamaan tai säilyttämään lainkaan palvelun ulkopuolelle. Kerättäviä tietoja säilytetään enintään kilpailun ja palkintojen lähettämiseen tarvittavan ajan. 

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisessa voit olla yhteydessä Vantaan kaupunkiin tai sosiaalisen median alustan tarjoajaan. 

Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta.

Löydät Vantaan kaupungin informointiasiakirjat kootusti Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungilla -sivulta.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon (ulkoinen linkki, avautuu uuteen ikkunaan).

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteystaholta. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Vantaan viestintä, konsernijohto ja elinvoima 
Osoite: Vantaan kaupungintalo 
PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki 
sähköposti viestinta@vantaa.fi

Rekisterinpitäjä

Vantaan kaupunki 
Vantaan kaupungin viestintä, Konsernijohto ja elinvoima
Y-tunnus 0124610-9
Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa
Puhelin (vaihde): 09 839 11
sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi