Henkilötietojen käsittely Vantaan sosiaalisen median kisoissa

Käsittelemme vain henkilön itsensä antamia tietoja. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kisaan osallistumisen rekisteröinti ja palkinnon toimittaminen voittajalle.

Kerättäviä tietoja ovat etu- ja sukunimi, sometunnus, sähköpostiosoite ja postitusosoite.

Vantaan kaupungin keräämät henkilötiedot saadaan kisaan osallistuvalta. Tiedot ovat osallistujan itsensä antamia tietoja sosiaalisen median kanavassa.

Tietojasi voidaan luovuttaa eteenpäin vain suostumuksellasi tai jos muulla viranomaisella on lain perusteella oikeus saada tietoja. Tietojasi ei luovuteta esimerkiksi markkinointitarkoituksiin. Kisan palkinnon lunastamiseen tarvittavat henkilötiedot luovutetaan ulkopuoliselle palkinnon tarjoajalle vain suostumuksellasi.

Kisan voittajan nimi tai sometunnus julkaistaan kisan päätyttyä sosiaalisen median kanavassa.

Kisan yhteydessä kerätyt tiedot ovat salassa pidettäviä, ja niitä käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Tietojasi saavat käsitellä ja vastaanottaa vain sellaiset työntekijät, jotka osallistuvat työntekijöinä kisan järjestämiseen tai sosiaalisen median kanavan moderointiin.

Tietoja suojataan teknisesti, jotta asiattomat henkilöt eivät pääse tietoihin.

Antamasi tiedot voivat olla EU- tai ETA-alueen ulkopuolella olevilla palvelimilla. Monien somekanavien toimintaympäristö on laaja ja kansainvälinen.

Suojauksesta huolimatta tietosi voivat poikkeustapauksissa päätyä vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Asiasta myös ilmoitetaan sinulle välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojesi vuotaminen voi aiheuttaa haittaa oikeuksillesi. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi sinulta välittömiä toimenpiteitä, voidaan asiasta ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

 

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Kisaa varten annetut tiedot säilytetään kisan voimassaoloajan sekä palkinnon luovuttamiseen tarvittavan ajan. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta. Tarkempia tietoja tietojen säilytysajoista voit pyytää Vantaan kaupungin tietosuojavastaavalta.

Voit tarkastaa omat tietosi ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa tai Vantaan kaupungin kirjaamossa.

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla Vantaa-infossa. Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Oikeus tietojen tarkastamiseen tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista.  Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja viimeistään kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin hallintoyksikössä tai tiedot annetaan kirjallisesti. Jos tarkastusoikeutesi evätään, saat kirjallisen kieltäytymistodistuksen, josta perusteet kieltäytymiselle ilmenevät. Voit tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä siihen yksikköön, missä kirjaus on tehty. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Tietojen oikaisupyyntö on maksuton. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallinen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai 
• henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Jos tietosi eivät pidä paikkaansa, voit vaatia Vantaan kaupunkia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu. Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos:

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen, oikeutta käsittelyn rajoittamiseen ei ole.

Antamiasi tietoja käytetään vain niin kauan kuin ne ovat tarpeen kisaan osallistumisen rekisteröinnissä ja palkinnon toimittamisessa voittajalle. Sinua ei profiloida.

Jos epäilet, että tietojesi käsittelyssä on rikottu sitä koskevaa lainsäädäntöä, sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Tietosuojavaltuutetun ajantasaiset ohjeet ja yhteystiedot löytyvät sivulta tietosuoja.fi

Voit pyytää tarkemman selosteen tietojesi käsittelystä Vantaa-infosta.

Lisätietoja tietojen käsittelystä ja säilyttämisestä voit pyytää alla mainituista yhteystiedoista. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn. Ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteydenotot

viestinta@vantaa.fi

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi

puh. 040 071 3358

Rekisterinpitäjä       

Vantaan kaupunki                                                       

Y-tunnus 0124610-9                                                                

Asematie 7, 01300 Vantaa

Kirjaamo 

Kirjaamon yhteystiedot

Löydät Vantaan kaupungin informointiasiakirjat kootusti Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungilla -sivulta.