Ohjeita tapahtuman järjestämiseen Vantaalla

Tapahtuman järjestäjä huolehtii tapahtumakokonaisuudesta ja vastaa siitä, että kaikki tarvittavat luvat, ilmoitukset ja muut järjestelyt on hoidettu hyvissä ajoin ennen tapahtuman alkamista.

Yleisötilaisuuden onnistuminen on lukuisten suurempien ja pienempien asioiden summa. Tälle sivulle on koottu linkkejä niiden tahojen verkkosivuille, joihin sinun on oltava yhteydessä tapahtumaa suunnitellessasi.

Tilaisuuden järjestäjä vastaa siitä, että tilaisuus on turvallinen, terveellinen, toimiva ja ympäristön huomioon ottava. Kun näistä asioista on huolehdittu, voi tilaisuuteen osallistuva yleisö keskittyä nauttimaan tilaisuuden ohjelmasta hyvillä mielin.

Tilaisuuden laatu ja laajuus määrittävät lopullisen lupa- ja ilmoitustarpeen. Asioiden valmisteluun ja käsittelyyn on syytä varata riittävästi aikaa.

Vastuullisuus

Tapahtumien vastuullisuusperiaatteet ohjaavat tapahtumajärjestäjiä vastuullisempien tapahtumien toteuttamiseen Vantaalla. Vastuullisen tapahtuman järjestäjä huolehtii, ettei tapahtuma aiheuta turhia ympäristöhaittoja, eikä tapahtumassa unohdeta sosiaalista vastuuta. Tuolloin sekä luonto että tapahtumaan osallistujat kiittävät.

Vastuullisuusperiaatteita voi soveltaa kaikentyyppisissä ja kaiken kokoisissa tapahtumissa.

Vastuullisuusperiaatteiden lisäksi tapahtumajärjestäjän on tutustuttava Ympäristökeskuksen ohjeisiin tapahtuman järjestäjille ja huolehdittava ohjeissa mainituista velvoitteista, luvista ja ilmoituksista. Käytössäsi on myös asioiden hoitoa helpottava Tapahtuma-apuri -sovellus.

Tapahtumat lisäävät ihmisten sosiaalista yhteenkuuluvuutta ja oikein järjestettynä ne voivat myös lisätä ympäristömyönteisyyttä ja -tietoisuutta. Tapahtumat kuormittavat ympäristöä, mutta oikeilla valinnoilla ja ratkaisuilla ympäristökuormitusta voidaan vähentää kestävän kehityksen tavoitteiden mukaisesti. Vastuullisen tapahtuman järjestäjä ajattelee kestävästi koko tapahtuman toteutuksen ajan ja arvioi ennakkoon, millaisia vaikutuksia tapahtuman järjestämisellä on.

Ympäristövaikutukset syntyvät tapahtumaan liittyvistä toiminnoista kuten lisääntyneestä liikenteestä, äänentoistosta, tarjoiluista, kuljetuksista ja hankinnoista.

Yk-liiton kestävän kehityksen tavoitteet Yksi tapa vastuullisen tapahtuman suunnittelussa on käyttää kestävän kehityksen tavoitteita suunnittelun tukena. Käy tavoitteet läpi ja miten tapahtumalla voidaan edistää kestävän kehityksen tavoitteiden toteutumista.

Vastuullisen tapahtuman periaatteet

Suosi mahdollisuuksien mukaan tapahtumapaikkoja, joilla on ympäristösertifikaatti tai sertifioi oma tapahtumasi. Esimerkiksi Ekokompassi tarjoaa sertifiointia myös tapahtumille.

Valitse tapahtumapaikaksi helposti saavutettava alue. Alueen tulisi sellainen, että meluhäiriöt ovat mahdollisimman pieniä. Infrarakenteet ja jätehuolto pitäisi olla helposti toteutettavissa. Lisäksi alueen luonnon kuluminen tulisi pystyä minimoimaan.

Suunnittele tapahtumapaikan käyttö yhdessä alueen käyttöluvan myöntäjän kanssa.

Tapahtuman rakentamisessa ja purkamisessa, sekä tapahtuman aikana suositellaan käytettävän uusiutuvaa energiaa tai uusiutuvia polttoaineita muun muassa ajoneuvoissa, koneissa ja laitteissa.

Selvitä ja minimoi tapahtuman vaikutukset maaperään ja vesistöön.

Suunnittele tapahtuman alueen käyttö ja kulkureitit niin, ettei niistä aiheudu vahinkoa ja kulumista ympäröivälle luonnolle ja rakennetuille viheralueille.

Suunnittele lavojen sijainnit niin, että melusta olisi mahdollisimman vähän haittaa ympäröivälle asutukselle ja muista että vesi kantaa ääntä hyvin. Musiikkitapahtumassa pidä huolta vierailijoiden ja työntekijöiden kuulosta tarjoamalla korvatulppia.

Ekokompassi

Huolehdi tapahtuman turvallisuudesta laatimalla poliisille turvallisuussuunnitelma ja pelastuslaitokselle pelastussuunnitelma. Turvallisuussuunnitelman voi tehdä myös yksittäisille tapahtumille. Suunnitelmat voi yhdistää yhdeksi kokonaisuudeksi, kun siinä on huomioitu molempien viranomaisten vaatimukset. Vantaan kaupungin turvallisuustiimi (kuntademokratian palvelualueella) voi auttaa turvallisuusriskien arvioinnissa.

Pelastus- ja turvallisuussuunnitelman lähtökohtana on miettiä, miten tapahtuma järjestetään turvallisesti ja miten mahdollisia vaara- ja onnettomuustilanteita ennaltaehkäistään ja kuinka niihin varaudutaan. Riskien arvioinnissa tulee muun muassa miettiä, liittyykö tapahtumaan väkivallan tai rikoksen uhkaa, onko tapahtuman teema herkkä aihe, joka voisi aiheuttaa esimerkiksi mielenosoituksia ja aiheutuuko lähialueille häiriötä tai haittaa.

Noudata tapahtumassa yhdenvertaisuuden ja turvallisemman tilan periaatteita. Jokaisella on oikeus tuntea olonsa turvalliseksi tapahtumissa ilman pelkoa minkäänlaisesta syrjinnästä, häirinnästä, seksuaalisesta, fyysisestä tai verbaalisesta ahdistelusta.

Mieti tapahtuman esiintyjiä monimuotoisuuden näkökulmasta. Kun esiintyjät edustavat kattavasti erilaisia ihmisryhmiä, yhä useampi vierailijoista kokee itsensä tervetulleeksi. Ovatko esimerkiksi lähes kaikki esiintyjät vain yhtä sukupuolta?

Myös esteettömyys vaikuttaa siihen, ovatko kaikki ihmiset tervetulleita tapahtumaan. Selvitä, pääseekö alueelle ja pystyykö alueella liikkumaan pyörätuolilla. Tutki myös, miten näkö- ja kuulorajoitteiset on otettu huomioon tapahtumassa ja esimerkiksi tapahtuman verkkosivuilla. Tältä osin esteettömyyttä voi lisätä esimerkiksi tekstittämällä videomateriaalit. Lisätietoja saat esimerkiksi THL:n sekä Invalidiliiton sivuilta.

WC-tilojen järjestämisessä tulisi huomioida myös eri sukupuolten käyttötarpeet, esteettömyys ja turvallisuus myös sukupuolivähemmistöille. On myös tärkeää kouluttaa tapahtuman työntekijät kohtaamaan ja avustamaan erilaisia ihmisryhmiä.

Ota huomioon eri kieliryhmät tapahtumasta tiedottaessasi. Löytyykö verkkosivuilta tietoa suomen lisäksi muillakin kielillä?

Harkitse mahdollisuutta työllistää tapahtumaan vaikeasti työllistyviä ihmisryhmiä, kuten pitkäaikaistyöttömiä, vieraskielisiä ja kehitysvammaisia. Voit tiedustella lisätietoja asiasta Vantaan työllisyyspalveluista ja kuntouttavasta työtoiminnasta.

Luo selkeä ohjeistus kävijöille sekä henkilökunnalle sopimattomaan käyttäytymiseen puuttumiseen ja kouluta henkilökunta tällaisten tilanteiden varalta.

Ilmoita jo etukäteen, että tapahtumassa on nollatoleranssi seksuaaliselle häirinnälle, rasistiselle, homofobiselle tai muulle syrjivälle sekä asiattomalle käyttäytymiselle. Tapahtuman tulisi myös tältä osin olla turvallinen sekä osallistujille, palkatuille että vapaaehtoisille työntekijöille.

Tapahtumassa olisi hyvä myös olla asiasta kertovaa materiaalia. Esimerkiksi julisteissa tai infonäytöillä voidaan esittää tietoa siitä, että tällaiseen toimintaan puututaan. Lisäksi on tärkeää tiedottaa, kenelle ja kuinka esimerkiksi häirinnästä voi ilmoittaa. Tapahtuman markkinoinnissa on kiinnitettävä huomiota, ettei mukaan päädy esimerkiksi seksistisiä tai rasistisia sisältöjä, mukaan lukien kuvia.

Tiedota alueen asukkaita hyvissä ajoin tapahtumasta ja sen vaikutuksista lähiympäristöön. Kokemusten mukaan valituksia tapahtumasta tulee vähemmän, mikäli asukkaat ovat ennakkoon saaneet tutustua tapahtumaan.

Osallistujien hiilijalanjäljestä jopa puolet voi syntyä tapahtumaan saapumisesta. Kannusta osallistujia saapumaan julkisilla liikennevälineillä tai pyörällä. Näin säästät myös parkkitilassa ja liikenteen ohjauksessa. HSL järjestää tarvittaessa yleisötapahtumiin lisäliikennettä ja myös VR varautuu tarvittaessa suuriin tapahtumiin.

Selvitä ja viesti, kuinka alueelle pääsee julkisella liikenteellä sekä selvitä kevyen liikenteen yhteydet, aikataulut ja valvottujen pyöräparkkien määrä.

Suunnittele tavaroiden kuljetukset yhdessä toimittajien kanssa niin voit vähentää turhia ajokilometrejä. Voiko kuljetuksia esimerkiksi yhdistää?

Huolehdi tapahtumapaikan siisteydestä ja loppusiivouksesta. Huomioi, että tapahtuman vaikutukset voivat ulottua myös tapahtuma-alueen ulkopuolelle. Hyvin hoidetulla jätehuollolla lisätään yleisön viihtyvyyttä sekä vähennetään roskaantumista.

Huolehdi jätteiden määrän minimoimisesta ja lajittelusta. Tapahtuman luonteesta riippuu, mitkä jätejakeet kannattaa lajitella. Voit vähentää jätteen määrää esimerkiksi lisäämällä pantin käytettäviin astioihin, kuten tuoppeihin. Näin astiat pysyvät paremmin kierrossa ja niitä voidaan pestä.

Jos astiat ovat biohajoavia, järjestä paikalle biojäteastioita. Lisäksi voit kutsua esimerkiksi paikallisia seuroja ja järjestöjä keräämään kauppaan palautettavia pantillisia pulloja. Henkilökuntaa kannattaa kouluttaa kierrätysasioissa ja tarvittaessa palkata alueelle kierrätysneuvojia.

Jätehuolto kannattaa järjestää niin, että astioita tyhjennetään riittävän usein myös tapahtuman aikana, etteivät roskat päädy ympäristöön. Myös tapahtuman jälkeiseen siivoukseen on varattava tarpeeksi resursseja.

Järjestä osallistujamäärään nähden riittävä määrä WC- ja käsienpesupisteitä. Näin ympäristö säilyy siistinä, osallistujilla on mukavampaa ja haitalliset mikrobit eivät leviä eritteiden ja käsien välityksellä.

Mikäli tapahtumasta aiheutuu haittaa alueelle, huolehdi sen asianmukaisesta kunnostamisesta.

Pyri kaikissa hankinnoissa vastuullisuuteen, esimerkiksi uudelleenkäytettävyyteen, kierrätettävyyteen ja kierrätysmateriaaleihin. Millaisia ovat esimerkiksi tapahtuman astiat tai koristeet? Suosi kestotuotteita ja -astioita kertakäyttöisten sijaan. Esimerkiksi pantillisilla astioilla on mahdollista saada toimiva kestotuotteiden kierto tapahtumassa.

Pohdi tarkkaan, tarvitaanko tapahtumassa jaettavia painotuotteita vai voitaisiinko ne korvata esimerkiksi materiaalilla, joka löytyy tapahtuman nettisivuilta, tapahtumassa olevilta näytöiltä tai tapahtumaa varten tehdystä sovelluksesta.

Suosi mahdollisuuksien mukaan vastuullisuus- tai ympäristösertifioituja tuotteita.

Käytä mahdollisuuksien mukaan tapahtumassa ympäristöystävällistä sähköä, kuten Ekoenergia-sertifioitua sähköä. Jos tapahtumapaikan sähkösopimusta hallinnoi tapahtumapaikan omistaja, kehota tapahtumapaikkaa vaihtamaan sähkösopimuksensa vihreään sähköön.

Hankinnoissa kannattaa kiinnittää huomiota myös sosiaaliseen vastuullisuuteen. Esimerkiksi seuraavia asioita kannattaa arvioida hankintoja tehdessään:

Kohdellaanko Suomessa työskenteleviä työntekijöitä lakien ja työehtosopimusten mukaisesti?
Onko kaukaa tuotujen tuotteiden tuotantoketjuissa työvoiman hyväksikäyttöä, pakkotyötä tai lapsityövoimaa?
Onko tuotteet ja palvelut turvallisia käyttäjille? Onko työturvallisuus huomioitu niiden tuotannossa?

Tiedon saanti voi olla joskus vaikeaa. Sosiaalista vastuuta hankinnoissa voi edistää kuitenkin helposti valitsemalla sosiaalista vastuuta varmentavalla sertifioinnilla tai merkillä varustettuja tuotteita. Tällaisia ovat esimerkiksi Reilun kaupan tuotteet, kuten kukat ja tekstiilit, tai Joutsenmerkillä varustetut siivoustarvikkeet. Näin huomioit vastuullisuuden myös tuotantoketjussa.

Riskejä voi pyrkiä pienentämään myös asettamalla kilpailutuksiin kriteereitä ja sopimuksiin ehtoja. Lisää tietoja ja työkaluja hankintojen sosiaalisen kestävyyden edistämiseen esimerkiksi Valtiovarainministeriön Hankinta Suomi -sivuilta.

Yllättävän suuri osuus tapahtuman ilmastovaikutuksista voi aiheutua tapahtuman tarjoiluista. Suosi esimerkiksi kasvisvaihtoehtoja, vastuullista järvi- ja itämerikalaa, sesongin tuotteita, luomutuotteita sekä Reilun kaupan tuotteita. Nämä asiat voit myös mahdollisuuksien mukaan huomioida valitessasi ravintolapalveluita alueelle.

Turhimmat ruokaan liittyvät ympäristövaikutukset syntyvät ruokahävikistä. Pyri siihen, ettei ruokaa päädy roskiin. Selvitä, olisiko ylijäämäruoka esimerkiksi mahdollista lahjoittaa Vantaan Yhteiselle pöydälle. Suunnittele ruokatarjonta niin, että syöjät haluavat tyhjentää lautaset viimeistä murua myöten.

Kertakäyttöpullojen vähentämiseksi harkitse mahdollisuutta hankkia tapahtumaasi esimerkiksi HSY:n Hanavesibaari, jossa jokainen voi itse käydä täyttämässä juomapullonsa.

Tapahtuma aiheuttaa ilmastopäästöjä, vaikka sen suunnittelisi vastuullisesti. Päästöjä voi kuitenkin kompensoida. Kompensaatiota tarjoavia tahoja on Suomessakin useita.

Jos tapahtumasi on maksullinen, voit sisällyttää kompensaation lipun hintaan tai tarjota lipun ostajalle mahdollisuuden ostaa päästökompensoidun lipun.

Päästökompensaatiota varten täytyy olla tietoinen tapahtuman ilmastopäästöistä. Niiden laskemiseen voit käyttää ilmaisia päästölaskureita, kuten järjestöille suunniteltu Hiilifiksu järjestö -hankkeen laskuri, joka ottaa huomioon myös tapahtumat, tai WWF:n Ilmastolaskuri. Voit myös ulkoistaa päästölaskennan.

Muista viestiä vastuullisuudesta ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja sen jälkeen!

Poliisi

Ilmoitus yleisötilaisuudesta poliisille Ohjeita poliisin verkkosivuilla yleisötilaisuuden järjestäjälle Arpajais- ja rahankeräysluvat

Pelastuslaitos

Tapahtuman turvallisuus on järjestäjän vastuulla Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen ohjeet ja lomakkeet Pelastussuunnitelma, ensiapusuunnitelma, ilotulitteet, kemikaalit, nestekaasut, erikoistehosteet, tuliesitykset, tilapäiset rakennelmat, pop-up-teltat, tilapäismajoitus

Vantaan ympäristökeskus

Ohjeita ulkotapahtuman järjestäjälle Ympäristökeskuksen ohjeet koskevat muun muassa tapahtumapaikkaa, talous- ja jätevesiä, WC-tiloja, elintarvikkeita, melua, ilotulituksia, jätehuoltoa ja maastoajoa. Ilmoitus yleisötilaisuudesta (542051)(pdf, 239.44 KB)

Ilmoitus yleisötilaisuudesta tulee tehdä vähintään 30 vuorokautta ennen tilaisuutta. Tallenna lomake omalle laitteellesi ennen täyttämistä.

Pääkaupunkiseudun ja Kirkkonummen jätehuoltomääräykset

Turvallisuus- ja kemikaalivirasto Tukes

Yleisö- ja tapahtumaturvallisuus Palveluntarjoajan velvollisuudet

Tapahtuma-alue

Lupa yksityisen alueen käyttöön on haettava alueen maanomistajalta. Yleisten katu- ja puistoalueiden käyttö tapahtumiin ja muuhun tavallisesta poikkeavaan toimintaan edellyttää kaupungin myöntämää lupaa.

Suurista tapahtumista on hyvä ilmoittaa alueen taksikeskuksiin sekä Helsingin seudun liikenteelle (HSL).

Yli 8000 osallistujan tapahtumista on ilmoitettava VR:lle: tapahtumat@vr.fi.