Henkilötietojen käsittely palvelussuhteen aloituksessa ja sen aikana

Henkilötietojasi kerätään rekistereihin, joita käytetään työnantajalle henkilöstöpalveluiden palvelualueen vastuulla olevien keskitetyn työnantaja-, henkilöstö- ja palkanlaskentapalveluiden sekä henkilöstön kehittämispalveluiden kuuluvien tehtävien hoitoa varten. Niiden avulla työnantaja mm. huolehtii Vantaan kaupungilla palvelussuhteessa oleviin henkilöihin liittyvistä lakisääteisistä velvoitteistaan ja varmistaa lainsäädännön ja sopimusten mukaisen toiminnan. Henkilötietojasi siirtyy myös työsuhde-etuuksien hoitamisessa käytettäviin järjestelmiin.

Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Palvelussuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta

Tietosuojalaki (1020/2018) 6 §

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 88 artiklan kohdat 1 ja 2

Laki yksityisyydensuojasta työelämässä eli työelämän tietosuojalaki (759/2004)

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Työsopimuslaki (55/2011)

Työaikalaki (872/2019)

Vuosilomalaki (162/2005)

Julkisten alojen eläkelaki (81/2016)

Työntekijän eläkelaki (395/2006)

Tilastolaki (280/2004)

Ennakkoperintälaki (1118/96)

Kuntalaki (410/2015)

Työtapaturma- ja ammattitautilaki (459/2015)

Laki koulutuksen korvaamisesta (1140/2013) 

Tartuntatautilaki (1227/2016)

Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnassa ja

hyvinvointialueella (449/2007)

Laki taloudellisesti tuetusta ammatillisen osaamisen kehittämisestä (1136/2013)

Työturvallisuuslaki (738/2002)

Varhaiskasvatuslaki (540/2018)

Lisäksi Kunta-alan virka- ja työehtosopimukset

Kun olet tullut valituksi Vantaan kaupungin tehtävään tai virkaan, pyydetään sinulta henkilö- ja pankkitilitiedot ennen työsopimuksen laatimista tai viranhoitomääräyksen antamista.

Sinulta pyydetään myös tietoja aikaisemmista palvelussuhteista sekä muita palvelussuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi tarvittavia tietoja. Palvelussuhteen aikana HR-järjestelmiin kerätään tietoja joko sinulta itseltäsi tai esihenkilöltäsi taikka ne muodostuvat annettujen tietojen perusteella muun muassa palvelujaksoista, työnteon tai viranhoidon keskeytyksistä ja työtapaturmista, palkoista ja koulutuksiin osallistumisista.

Henkilötietojasi käsittelevät HR sekä esihenkilöt omien alaistensa osalta. Tietojasi voidaan käsitellä myös toimistorobotiikan avulla, esimerkiksi asiakirjojen arkistoinnin yhteydessä. Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä palvelussuhteen asioiden hoidon kannalta.

Tietojasi käsitellään myös operatiivisen ja strategisen johtamisen tueksi tarvittavien raporttien ja tilastojen tuottamisessa. Työntekijöiden perustietoja voidaan myös käsitellä silloin, kun niitä pitää teknisesti siirtää uuteen käyttöönotettavaan tietojärjestelmään. Siirrettäviä tietoja voivat olla esim. nimi, tehtävänimike ja käyttäjätunnus.

Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa muille tahoille. Tällainen tilanne voi muodostua esimerkiksi viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella. Tietojasi luovutetaan mm. eläkevakuutusyhtiölle, verottajalle, Tilastokeskukselle ja mahdollisesti myös tapaturmavakuutusyhtiölle ja ammattiyhdistysjärjestölle.

Työterveyshuollon lakisääteisiä tehtäviä varten työnantaja toimittaa työterveyshuollon palveluntuottajalle tiedot sairauspoissaoloista mukaan lukien työterveyshuollon ulkopuolella kirjoitetut lääkärintodistukset.   Mikäli haluat kieltää lääkärintodistuksen luovuttamisen työterveyshuollolle, täytä seuraava lomake (avaa tästä). Lataa lomake itsellesi, täytä tiedot, tulosta, allekirjoita, skannaa ja lähetä se HR-palvelukanavan kautta palkanlaskentaan tiedoksi.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 13.8.2004/759 5§

Työntekijän työnantajalle luovuttama työkykyään koskeva lääkärintodistus tai -lausunto saadaan kuitenkin luovuttaa työterveyshuollon palvelujen tuottajalle työterveyshuoltolaissa (1383/2001) säädettyjen työterveyshuollon tehtävien toteuttamista varten, jollei työntekijä ole kieltänyt luovuttamista.

Työnantajana toimivan Vantaan kaupungin sisällä henkilötietojasi luovutetaan keskitettyyn käyttäjähallintaa, osana budjetointia olevaan henkilöstömenosuunnitteluun, matka- ja kululaskujen hallintajärjestelmään sekä työsopimuksen ja työnantajan edustajan osalta myös viranhoitomääräyksen erilliseen sähköiseen allekirjoituksen palveluun.

Lisäksi esihenkilöiden työsähköpostiosoitteet luovutetaan Kevaan Kevan oppimisympäristöön kirjautumista varten.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen

päättymisen jälkeen.

Digi- ja väestötietoviraston myöntämä turvakielto estää turvakiellon piiriin kuuluvan tiedon siirtymistä HR-järjestelmästä toisiin järjestelmiin. Tietoa turvakiellosta ei saada suoraan väestörekisteristä, vaan työntekijän tulee toimittaa tieto turvakiellosta työnantajalle.

Kun asioit palkkapalveluihin ulkoisen verkon sähköisen asioinnin kautta, tunnistaudut suomi.fi tunnuksella.

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu Euroopan komission 10.7.2023 hyväksymään päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Yhdysvaltalaiset yritykset, joille tietoja siirretään ovat sertifioituneita yrityksiä, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen kesken sovittuihin suojatoimiin.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Henkilötietojasi säilytetään niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty. Osa tiedoista, kuten vakanssirekisteritiedot, säilytetään pysyvästi arkistolaitoksen määräyksen perusteella. Suurin osa säilytysajoista perustuu lainsäädäntöön ja palkansaajan oikeuksiin tai työnantajan velvoitteisiin. Joidenkin tietojen säilytysajat voivat perustua viranomaisen tiedonsaantioikeuteen, kuten muun muassa eläkkeen määräytymisen laskentaan.

Työsopimus- ja viranhoitomääräykset, palkkalaskelmat sekö palkkakortit 50 vuotta

Poissaolopäätökset, myönnetyt lomat sekä kokemuslisälaskelmat kuluva + 6 vuotta

Palvelussuhdetiedot poistetaan järjestelmästä 10 vuoden jälkeen palvelussuhteen päättymisestä.

Lisäksi 30.9.2022 käytöstä poistuneesta eHijat-henkilöstöhallinnon järjestelmästä arkistoidut dokumentit:

Palvelu- ja poissaolotodistukset sekä palkkayhteenveto (sisältäen mahdollisen nimikirjaosuuden) 50 vuotta

Vakanssirekisterin hoitohistoria – pysyvästi säilytettävä

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus

- tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään

- vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista

- vaatia tietojesi poistamista

- vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista

- vastustaa tietojesi käsittelyä

- oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle

Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta.

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Työsuhteen voimassa ollessa omat tiedot voi tarkistaa itse Hertasta, Aikajanasta ja Osumasta. Pääset muokkaamaan omia henkilötietojasi Hertassa. Myös esihenkilösi pystyy muokkaamaan joitakin henkilötietojasi Hertassa.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Tanja Painilainen, Vantaan henkilöstöpalveluiden tietosuojayhteyshenkilö, kaupunkistrategian ja johdon toimiala/henkilöstöpalvelut

tanja.painilainen(at)vantaa.fi

puh. 040 589 0907

Sähköinen asiointi | Vantaa  asiointilomakkeet: Palkkapalvelut ja HR-asiakaspalvelut

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupunki. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä

Vantaan kaupunki

Y-tunnus 0124610-9 puh. (vaihde): 09 839 11

Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava 

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki

Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.

Puhelin (vaihde): 09 839 11

Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi