Harrastusten Vantaan ohjeet toimijoille 2025–2026

Harrastusviikkoja on lukuvuoden aikana 28  

• Ryhmäkoko on keskimäärin 12–15 lasta  

• Erityis- tai vammaisryhmien koot sovitaan koordinaattorin kanssa erikseen  

• Minimiryhmäkoko alakoululaisilla 8, yläkoululaisilla 5   

• Mikäli osallistujamäärä jää jatkuvasti minimimäärän alle, keskustellaan koordinaattorin kanssa ryhmän jatkosta  

• Mikäli ryhmän osallistujamäärä on alusta lähtien huono tai ei näytä nousevan lainkaan, on asiasta viestittävä viipymättä koordinaattoreille, jotta voimme pohtia mahdollisia lisämarkkinointitoimenpiteitä  

• Jos kävijämäärät ovat tehdyistä toimenpiteistä huolimatta huonot eikä määrille löydy järkevää perustelua, ryhmälle yritetään ensisijaisesti etsiä toinen toteutuspaikka tai vaihtoehtoisesti lopettaa ryhmä. Tämä keskustellaan aina tapauskohtaisesti koordinaattoreiden kanssa. 

   

• Ilmoittautumiset otetaan vastaan Vantaan kaupungin Hellewi-järjestelmän kautta, johon toimijoiden vastuuhenkilöille jaetaan tunnukset 

• Toimijan vastuuhenkilön tehtävänä on jakaa ohjaajaoikeudet ryhmien ohjaajille 

• Ohjaajan tehtävänä on kirjata osallistujatiedot Hellewi-sovelluksen avulla jokaisen harrastuskerran aluksi 

   

Ilmoittautumis- ja kävijätietojen käsittely 

• Tietoja ei saa luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten esimerkiksi koululle 

• Tietoja ei saa viedä ulos järjestelmästä esimerkiksi Excel-tiedostoiksi tai muihin erillisiin tiedostoihin 

• Mikäli paikkoja vapautuu, osallistujia täydennetään ensisijaisesti ilmoittautumisjärjestyksessä jonosta 

• Harrastus tapahtuu pääsääntöisesti koordinaattorin varaamassa harrastustilassa  

• Ohjaaja käy koulun kanssa läpi käytännön asioita (esim. turvallisuus, kotitalousluokan käytännöt, tietokoneiden käyttö ja säilytys, säilytystilat) ja sopii mitä saa käyttää (esim. Liikuntavälineet, sakset jne.) ja onko säilytystiloja (kuvataide) jne.   

• Ohjaaja vastaa siitä, että oppilaat löytävät ja pääsevät harrastustilaan koulun kanssa sovitulla tavalla  

• Ohjaaja huolehtii, että harrastus tapahtuu vain sille osoitetuissa tiloissa  

• Ohjaaja valvoo myös pukuhuoneaikaa ja huolehtii oppilaat ulos asti harrastuksen päätyttyä ja että ovet ovat lukossa  

• Ohjaaja poistuu aina viimeisenä, ja huolehtii, että tila jää siistiin kuntoon  

• Tutustumiskäynnin yhteydessä tulee tutustua harrastustilan pelastussuunnitelmaan ja ensiapupakkauksen sijaintiin  

• Kaikilta Harrastusten Vantaan toiminnassa mukana olevilta toimijoita edellytetään Turvallisemman tilan periaatteiden tuntemusta niin kaupungin tiloissa kuin muuallakin toimiessa. Periaatteiden toteuttaminen harrastusryhmässä on tärkeää, jotta jokainen harrastukseen osallistuva lapsi ja nuori voi kokea olonsa hyväksi, hyväksytyksi ja turvalliseksi.  

• Käytännössä tämä toteutuu niin, että harrastuskauden alussa kootaan yhdessä lasten kanssa yhteiset periaatteet ja säännöt ja kaikkien ryhmän osallistujien edellytetään noudattavan niitä. 

• Tarvittaessa ota huoltajaan yhteys ja käy läpi ryhmän pelisäännöt. Myös koulun yhteyshenkilölle voi ilmoittaa, jos näin on hänen kanssaan sovittu.  

• Vaikka harrastus tapahtuu pääasiassa koulun tiloissa, kyseessä on vapaa-ajan toiminta, josta vastuussa on harrastustoimija.  

• On tärkeää, että turvallisemman tilan periaatteita sovelletaan johdonmukaisesti kaikessa ryhmän toiminnassa, jotta ne muodostuvat osaksi ryhmän kulttuuria ja arvoja. 

• Jos olet epävarma, miten kannattaisi toimia, voit aina olla yhteydessä koordinaattoriin.  

• Harrastustoiminnan tulee olla hyvin suunniteltua ja organisoitua  

• Laatua tarkkaillaan tutustumiskäynneillä harrastustunneille sekä asiakaspalautteen avulla  

• Harrastussisällön tulee vastata tilattua harrastustoivetta sekä osallistujan kehitystä oman osaamisen ja ikävaiheen mukaisesti  

• Vastuuohjaajat ovat täysi-ikäisiä harrastuksen sisällön sekä lasten ja nuorten harrastustoiminnan ammattilaisia  

• Mikäli ryhmässä tarvitaan ryhmäkoon tai vaativuuden takia apuohjaaja, neuvotellaan tästä erikseen koordinaattorin kanssa  

• Apuohjaajan ei tarvitse olla täysi-ikäinen  

• Apuohjaaja ei voi olla yksin vastuussa ryhmästä  

• Apuohjaajan laskutusperuste aina maksimissaan 70 % tarjouksessa annetusta tuntihinnasta  

• Toimijalla on velvollisuus hankkia estyneelle ohjaajalle sijainen  

• Yksittäisen harrastuskerran peruuntumisesta (jos sijaista ei ole saatu) ilmoitetaan aina ensin osallistujille ja huoltajille. Lisäksi tieto tulee saattaa myös koululle ja koordinaattorille  

• Peruuntuneesta kerrasta voidaan yrittää sopia korvaava kerta koordinaattorin kanssa.  

• Harrastusryhmän lopettamisesta sovitaan aina koordinaattorin kanssa. Ohjaaja/toimija ei voi yksin päättää ryhmän lopettamisesta.      

• Harrastustoimija vastaa kaksi kertaa lukuvuoden Toimijan palautekyselyyn ja Harrastusohjaajan palautteeseen (toimija välittää kyselyn ohjaajilleen).   

• Lisäksi osallistujilta kysytään asiakaspalautetta kerran kaudessa (syys- ja kevätkausi)  

• Ryhmäkohtaiset osallistujamääräraportit tulee täyttää viikkotasolla suoraan Hellewiin

   

• Mikäli ohjauspäivät peruuntuvat toimijasta johtumattomista syistä myöhemmin kuin 7 vuorokautta ennen sovittua ohjauspäivää, on palveluntuottaja oikeutettu laskuttamaan 100 % peruuntuneen harrastuskerran.  

• Mikäli ohjauspäivät peruuntuvat toimijasta johtumattomista syistä 10-8 vuorokautta ennen sovittua ohjauspäivää, on palveluntuottaja oikeutettu laskuttamaan 50 % peruuntuneen harrastuskerran.  

• Toimittaja laskuttaa toteutuneet harrastustunnit kuukausittain aina päättynyttä kuukautta seuraavan kuun 15. päivään mennessä  

• Syyskauden harrastuskertojen tulee olla laskutettu 15.12.2025 mennessä, kevätkauden 15.5.2026 mennessä  

• Laskutusehto vähintään 21 päivää 

• Laskulla näyttävä viitteenä sopimusnumero, sekä kustannuspaikka 163318000 (huom! muuttunut aiemmista kausista) 

• Lisäksi laskulla tulee näkyä laskutuskausi sekä ryhmäkohtainen erittely