Henkilötietosi osallistuvavantaa.fi -järjestelmässä

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksena toteuttaa arvonta kyselyyn vastanneiden kesken. Kysely toteutetaan siten, että henkilötietoja ei kysytä samassa kyselyssä muun vastausdatan kanssa. Vastaajalta tarvitaan ilmoittautumistieto ja sähköpostiosoite, jotta heidät voidaan kutsua asukasraatiin tai muuhun tapahtumaan, tai kerätä heiltä palautetta. Jos kyselyyn liittyy arvonta tai ilmoittautuminen johonkin tilaisuuteen, ohjataan kuntalainen vastaamaan toiseen kyselyyn, johon hän voi jättää yhteystietonsa ja nimensä.

Käsittelyssä halutaan saada vastaajan henkilötietoja, jos halutaan tietää nimi (Ilmoittautuminen tapahtumaan tai tilaisuuteen, osallistuminen arvontaan tai halutaan välittää tieto mielipiteen antamisesta). Henkilötieto tarvitaan, että tiedetään osallistujamäärä tapahtumaan, osallistujatieto tapahtumaan, yhteystieto postitukseen tai tieto kuka on jättänyt mielipiteen kaavaan. Henkilötieto pystytään yhdistämään vastaajaan ilmoittautumisessa ja mielipiteen antamisessa. Henkilötietoa ei yhdistetä vastaukseen arvonnoissa.

Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

Osallistuvavantaa.fi-kyselyiden ja arvontojen järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittelyperuste on tietosuoja-asetuksen 2 luvun 6 artiklan 1. kohdan e) -alakohdan mukainen, eli käsittely on tarpeen, yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Erityisten henkilötietojen osalta käsitellään mahdollisesti terveystietoa (ruoka-aineallergia). Tämä on tarpeen, jos järjestetään tapahtumia, joissa on tarjoilua.
Erityisruokavaliotiedon antaminen on vapaaehtoista.
Äidinkieltä, joka voi paljastaa rodun, tai etnisen alkuperän, käsitellään mahdollisen tulkkauspalvelun mahdollistamista varten.

Erityisiä henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen 2 luvun 9 artiklan 2-kohdan a)-kohdan perusteella, eli rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa näiden tietojen käsittelyyn.

Tiedot saadaan kyselyihin vastanneilta itseltään, ja henkilötietojen ilmoittaminen on vapaaehtoista.

Etunimi (tapahtumaosallistujien yksilöintiä ja osallistumistiedon merkitsemistä varten)
Sukunimi (tapahtumaosallistujien yksilöintiä ja osallistumistiedon merkitsemistä varten)
Sähköpostiosoite (yhteydenpitoa tai kutsujen lähettämistä varten asukasraadeissa ja muissa tapahtumissa sekä mahdollisen palautekyselyn lähettämistä varten, voitosta ilmoittamista varten arvonnoissa)
Ikä (mahdollista tilastointia varten) 
Äidinkieli (mahdollista tilastointia varten)
Sukupuoli (mahdollista tilastointia varten)
Mahdollinen erityisruokavalio (tapahtumien tarjoiluja varten)
Paikannustieto matkapuhelimesta? (vastaaja jos vastaa karttakyselyyn ja antaa luvan paikantaa itsensä)

Varsinaisten henkilötietojen lisäksi joskus kerätään vastaajista taustadataa, esim. asuinalue, perhemuoto, perhetausta, siviilisääty, työmarkkina-asema, koululuokka-taso tai koulutusaste. Näitä kysytään kuitenkin niin karkealla tasolla, etteivät ne ole henkilötietoja. Tiedoista voi jossain poikkeuksellisessa tapauksessa syntyä tilanne, jossa henkilö voidaan tunnistaa vastauksia yhdistelemällä.

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä, jos vastannut haluaa osallistua arvontaan tai ilmoittautua tapahtumaan – osallistujalle tulee saada toimitettua tieto osallistumisesta ja/tai arvontavoitosta. Henkilötieto on merkityksellinen myös silloin, kun vastaaja antaa mielipiteen kaavoituksesta. 

Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen. 

Tietojen käsittelijä noudattaa kaikissa käsittelyvaiheissa huolellisuutta siten, ettei kenenkään yksityisyys tule vaarannetuksi eikä loukatuksi. Osallistuvavantaa.fi -järjestelmällä kerätyt tiedot säilytetään Mapita Oy:n palvelimilla asianmukaisesti suojattuina. Tiedon käsittelijän ja palveluntuottajan (Mapita Oy) tulee toiminnassaan noudattaa, mitä salassapitosäännöksistä on säädetty laissa.

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin (tietoja käsitellään tarvittavilta osin Microsoft Officen pilvipalvelussa). Siirto perustuu Euroopan komission 10.7.2023 hyväksymään päätökseen Yhdysvaltojen tietosuojan riittävästä tasosta. Yhdysvaltalaiset yritykset, joille tietoja siirretään ovat sertifioituneita yrityksiä, jotka ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen kesken sovittuihin suojatoimiin.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Data poistetaan OneDrive-tiedostosta heti tehtävän suorittamisen jälkeen. Henkilötietoja sisältävien kyselyn data säilytetään ainoastaan ov.fi:ssä vain sen aikaa, kun se on työtehtävän kannalta tarpeellista. Henkilötietoja sisältäviä tiedostoja ei jaeta kenellekään, vaan kukin niitä tarvitseva kaupungin työntekijä käsittelee dataa samoja ohjeita noudattamalla.

Pääkäyttäjät huolehtivat tietojen poistamisesta ov.fi:stä kerran vuodessa. Kyselytietoja säilytetään työtehtävien loppuun saattamiseksi vain sen aikaa, kun se on tehtävän loppuun saattamisen kannalta tarkoituksenmukaista. Mapitan tietokantojen varmuuskopiot tehdään päivittäin ja säilytetään 30 päivää. Lokitietoja säilytetään 12kk.

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus 

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, niiltä osin kun käsittely perustuu suostumukseen.

Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta.

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi 
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin tietosuojavastuuhenkilö
kaku.tietosuoja@vantaa.fi 

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä                                                                                                     

Vantaan kaupunki                                                                                                  
Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta                                                                        
Y-tunnus 0124610-9
Asematie 7, 01300 Vantaa                                                             

Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo     

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo@vantaa.fi