Henkilötietojen käsittely nuorisovaltuustovaaleissa ja nuorisovaltuuston toiminnassa

Vantaan kaupunki käsittelee nuorisovaltuuston ehdokkaiden, ehdokkaiden huoltajien, valittujen jäsenien sekä äänioikeutettujen henkilötietoja seuraavissa tarkoituksissa: nuorisovaltuustovaalien toimittaminen, nuorisovaltuuston asettaminen, nuorisovaltuuston toiminnan järjestäminen. Äänioikeutettujen tietoja käsitellään vain äänioikeuden toteamiseksi ja äänestyksen suorittamiseksi. Nuorisovaltuutetuista käsitellään toimikauden aikana niitä henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia nuorisovaltuuston toiminnan järjestämiseksi. 

Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin. 

Lakisääteinen tehtävä; TSA 6 artikla 1 kohta c-alakohta. Kuntalain 26 §:ssä säädetään kunnanhallituksen velvoitteesta asettaa nuorisovaltuusto ja toimintaedellytyksistä huolehtimiseen. Nuorisolain 24 §:ssä säädetään lisäksi  nuorten osallitumisesta, vaikuttamisesta ja kuulemisesta sekä lain 8 §:ssä säädetään kunnan vastuusta nuorisopolitiikkaan ja nuorten kansalaistoimintaa kohtaan.

Suostumus; TSA 6 artikla 1 kohta a-alakohta. Osallistuminen nuorisovaltuuston toimintaan ja sen ehdokkaaksi asettuminen on vapaaehtoista. Ehdokkailta kysytään suostumus, joka on mahdollista myös peruuttaa.

Lisäksi käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi; TSA 6 artikla 1 kohta e-alakohta.

Vantaan kaupunki kerää seuraavat tiedot: 

• Nuorisovaltuuston ehdokkaat ja jäsenet: etu- ja sukunimi, ikä, henkilötunnus, osoite, postinumero, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asuinalue Vantaalla ja kuva. 
• Ehdokkaiden huoltaja(t): etu- ja sukunimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 
• Äänioikeutetut: etu- ja sukunimi, osoite, postinumero ja postitoimipaikka ja syntymäaika (tarvitaan kirjeen lähettämiseksi ja äänioikeuden tarkastamiseksi), koulu- tai oppilaitostieto (tarvitaan äänestyslistojen laatimiseksi kouluille ja oppilaitoksille). Koulu- ja oppilastiedot kerätään vain niiden osalta, jotka ovat Vantaan kouluissa ja oppilaitoksissa. 

Nuorisovaltuuston ehdokkaiden ja jäsenten tiedot saadaan henkilöltä itseltään. Ehdokkaiden tiedot voidaan tarvittaessa tarkistaa Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämästä väestötietojärjestelmästä. Äänioikeutettujen tiedot saadaan väestötietojärjestelmästä ja heidän koulutietonsa Vantaan kaupungin perusopetuksen oppilasrekisteristä, Vantaan ammattiopisto Varian opiskelijarekisteristä ja Mercuria kauppaoppilaitoksen opiskelijarekisteristä.

Kyllä. Pyydettyjen henkilötietojen saaminen ja käsittely on edellytys ehdokkaaksi asettumiselle, valituksi tulemiselle sekä äänestäjien osalta äänestämiselle. 

Tietoja voidaan luovuttaa vain sen henkilön suostumuksella, jonka tiedoista on kyse tai jos laki velvoittaa luovuttamaan tiedot. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin. 

Ehdokkaiden tiedoista etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite luovutetaan vaalikoneen toimittajalle ja sähköisen äänestysjärjestelmän toimittajalle. Äänioikeutettujen osoitetiedot luovutetaan vaalikirjeen postitusta varten postitustoimittajalle. 

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmässä tätä valvotaan mm. Lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse. 

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.  

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.

Tietoja käsitellään pääsääntöisesti vain EU:n sisällä.
Microsoftin pilvipalveluja käytettäessä tietoja voi siirtyä myös Yhdysvaltoihin. Euroopan komissio on antanut päätöksen henkilötietojen suojan riittävyydestä 10. heinäkuuta 2023 (Komission täytäntöönpanopäätös (EU) 2023/1795, TSA 45 artiklan mukainen nk. vastaavuuspäätös). Tietosuojan riittävyyspäätöksen perusteella tietoja voidaan siirtää EU- ja ETA-alueelta järjestelyyn osallistuville yhdysvaltalaisille yrityksille ilman erillisiä TSA 46 artiklan mukaista siirtoperustetta. Microsoft Corporation on tietosuojakehykseen sertifioitunut yritys.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, niin ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.  

Lähtökohtaisesti tietoja säilytetään nuorisovaltuuston kauden ajan eli noin 2 vuotta. 

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.   

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, niin sinulla on oikeus  

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään 

• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista 

• vaatia tietojesi poistamista 

• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista 

• vastustaa tietojesi käsittelyä 

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai oikeuksistasi, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti, kun henkilöllisyytesi on todennettu.  

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle. 

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja. 

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 15 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta: 

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi 

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki 

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki 

Puhelinvaihde: 029 566 6700 

Kirjaamo: 029 566 6768 

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla. 

Yhteyshenkilö 

Tietosuojan yhteystiedot kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin toimiala 

tietosuoja.kaku@vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta: 

Rekisterinpitäjä  

Vantaan kaupunki  

Kaupunkikulttuurin ja hyvinvoinnin lautakunta  

Y-tunnus 0124610-9  

Asematie 7, 01300 Vantaa  

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi