Reilu kuukausi Herttaa takana – ”ei se ollutkaan niin iso, vaikea mörkö”

Artikkeli

Asiasanat

ViestintäTyönhakijatYhteistyökumppanit

Palkanlaskija Emmi Väkeväinen, palkkahallinnon esihenkilö Ellinoora Tenovaara ja Askiston koulun luokanopettaja, vararehtori Anna-Kaisa Kolu kertovat tunnelmiaan Vantaan uudesta HR-järjestelmästä Hertasta.

Kolme aikuista pöydän ääressä.

Kuvituskuva: Kaisa Sunimento

Vantaan palkkahallinnossa työskentelee moninainen joukko erilaisia asiantuntijoita. Yksi palkkahallinnon esihenkilö, kaksi tiiminvetäjää, 23 palkanlaskijaa, neljä palkkahallinnon asiantuntijaa, neljä palkkahallinnon koordinaattoria ja kahdeksan toimistosihteeriä sekä neljä palkanlaskennan harjoittelijaa ja kesäisin kesätyöläisiä. Vantaalla Hertassa palkkoja maksetaan kuukausittain noin 8000 työntekijälle. Lisäksi tulevat vielä palkkionsaajat. 

Palkkahallinnon esihenkilö Ellinoora Tenovaara siirtyi Vantaalle töihin maaliskuussa. Hän kertoo, että palkanlaskennassa on tapahtunut muitakin isoja muutoksia kuin Hertta tämän vuoden 2022 aikana. 

– Helmikuussa teimme ison organisaatiomuutoksen, jossa muodostettiin palkanlaskentatiimit ja palkkahallintotiimi. Minä tulin uutena esihenkilönä, sosiaali- ja terveysalan ja pelastustoimen palkanlaskijat ja palkanlaskenta siirtyivät HusAsvialle. Ihmisiä on myös jäänyt jonkun verran eläkkeelle tai siirtynyt muihin tehtäviin, sanoo Ellinoora.  

Lisäksi palkkahallinnossa siirryttiin yksilökohtaisista työtehtävistä tiimityöskentelymalliin, jossa tehdään paljon enemmän töitä yhdessä. Tiimityömallissa tiimi jakaa työtehtävät päivittäin sen mukaan, mitä työtehtäviä kyseisenä päivänä on tehtävänä ja kuinka paljon. Esimerkiksi, jos yksi työtehtävä ruuhkautuu, osoitetaan enemmän työntekijöitä hoitamaan kyseistä työtehtävää. 

– Tiimityömallista on tullut äärettömän hyvää palautetta ja se on lähtenyt tosi hyvin käyntiin. Työntekijäni ovat sanoneet, että tuntuu kuin taakka hartioilta olisi tippunut, kun jaamme koko tiimin kesken vastuuta. Isoja muutoksia on tapahtunut nopeasti, mutta alkujännityksen jälkeen ne on otettu hyvin vastaan, kertoo Ellinoora.  

Ellinooran mielikuva Hertasta on ollut alusta asti positiivinen kaikista palkkahallintoon vaikuttaneista isoista muutoksista ja Sarastian saamasta mediahuomiosta huolimatta.  

– Tunnelma tiimeissäkin on ollut innostunut, odottava ja toisaalta helpottunut – ei tämä ollutkaan niin iso vaikea mörkö, mitä luultiin. Hijat oli kuitenkin jo aikansa elänyt järjestelmä. Nyt hommat saadaan täällä toimimaan paljon paremmin, nykyaikaisemmin ja järkevämmin, toteaa Ellinoora.  

Manuaalinen työ jäi menneisyyteen 

Järjestelmää testaamassa ollut Askiston peruskoulun johtaja Anna-Kaisa Kolu on myös tyytyväinen Herttaan.  

– Nyt meillä on visuaalisesti miellyttävä, yhtenäinen ja ymmärrettävä järjestelmä. Olin itse koko ajan luottavaisin mielin Hertasta, koska Helsinki ja Espoo ehtivät jo ottaa järjestelmän käyttöön ennen meitä, kertoo Anna-Kaisa.  

Anna-Kaisa pohtii, että järjestelmissähän on aina kyse siitä, että joku ihminen niitä käyttää. Virheet voivat olla hyvin inhimillisiä. 

– Vaikka järjestelmä olisi kuinka täydellinen, mutta väärä numero täytetään väärään kohtaan, se menee mönkään. Ja kaikkihan me teemme inhimillisiä virheitä. Tämä vaatii totuttelua ja sisäänajoa sekä kouluissa roolitusta, siitä kuka tekee mitäkin, pohtii Anna-Kaisa.  

Ellinoora kertoo, että Hijatiin liittyi todella paljon manuaalista työtä. Palkanlaskija ja tiiminvetäjä Emmi Väkeväinen komppaa täysin Ellinooraa ja Anna-Kaisaa:  

– Työskentelin Hijatin kanssa kolme vuotta, ja muutoksen jälkeen korostui se, miten paljon aikaa manuaalinen laskeminen oli vienyt palkanlaskijoilta. Odotin Hertassa sitä, että turhat työvaiheet jäävät pois. Tällaista palkanlaskennan kuuluu olla. 

Uudessa HR-järjestelmässä tehdään kokonaan uusia tehtäviä, ja vanhoja tehtäviä tehdään uudella tavalla. Hertta ei toimi samalla logiikalla kuin Hijat ja uusien toimintatapojen opettelu vie aikaa. Jokainen sopeutuu muutokseen omassa tahdissaan.  

– Olen niin ylpeä työntekijöistäni, todella hienosti olemme selviytyneet. Tiimit ovat venyneet paljon. Tämä on mahdollistanut sen, että monen sijaisen ja keikkalaisen palkat on saatu maksuun nopeasti. Kehitimme pikapalkkaprosessin Hertan käyttöönottoon ja se on ollut toimiva, toteaa Ellinoora hymyillen. 

Avainsanat

Hallinto