Vantaa ottaa käyttöön uuden HR- ja palkanlaskentajärjestelmän 1.10.2022 alkaen
Vantaan kaupunki luopuu syksyllä 2022 vanhasta HR-järjestelmästään Hijatista ja ottaa käyttöönsä modernin HR-järjestelmän, joka on tilattu Sarastialta. Uusi järjestelmä, jonka henkilöstö on nimennyt Hertaksi, otetaan käyttöön 1.10.2022 alkaen.
”Sarastian 365HR-järjestelmä valikoitui Vantaalle siksi, että se on räätälöitävä valmistuote ja kehitetty kunta-alalle. Nykyinen HR-järjestelmämme on teknologialtaan niin vanhentunut, ettei sitä ole voitu kehittää enää viiteen vuoteen. Uutta järjestelmää voi käyttää mobiililaitteissa ajasta ja paikasta riippumatta. Nyt on mahdollista siirtyä laajasti digiaikaan henkilöstöasioiden hoidossa koko kaupungissa”, kertoo henkilöstö- ja konsernijohtaja Kirsi-Marja Lievonen.
Uutta järjestelmää on testattu useilla eri kohderyhmillä. Mukana on ollut HR-asiantuntijoita, palkanlaskijoita ja esihenkilöitä eri toimialoilta. Massiivisten tietokantojen siirtäminen vanhasta järjestelmästä uuteen aloitettiin ennen juhannusta. Tiedon laatuun on kiinnitetty erityistä huomiota.
”Uuden HR-järjestelmän toimivuus perustuu sinne vietävän tiedon laatuun. Haluamme Vantaalla tehdä tämän hyvin, jotta tiedonsiirtoon liittyvät virheet eivät aiheuta laajoja ongelmia palkanmaksuun”, Lievonen kertoo.
Järjestelmämuutos on samalla toimintatapamuutos, joka uudistaa henkilöstöasioissa tehtävää työtä. Suurin muutos tapahtuu opetuspuolella, jossa ei aiemmin ole ollut käytössä sähköistä järjestelmää henkilöstöasioiden hoitamiseen.
”On muistettava, että palkanlaskentaan ei ole olemassa yksinkertaista kaavaa, vaan eri työsuhteissa ja työehtosopimuksissa muuttuvia tekijöitä on runsaasti. Erityisesti esihenkilöiden rooli on tärkeä, jotta järjestelmään syötetyt tiedot ovat palkanmaksukelpoiset. Ja ilman tietoja taas palkanmaksu ei onnistu lainkaan.”
Vantaalla varaudutaan järjestelmämuutokseen panostamalla sisäiseen viestintään, ja koulutuksen ja tuen järjestämiseen esihenkilöille ja henkilöstölle. Lisäksi palkanlaskentaan ja HR-asiakaspalveluun on rekrytoitu lisähenkilöstöä.
Käyttöönoton tueksi kaupungin intrassa julkaistaan elokuussa päivittyvä Hertta-infosivusto, jossa on usein kysytyt kysymykset, koulutusmateriaalit ja uusimmat uutiset.
”Muutosvaihe voi tuoda haasteita, mutta prosessit tulevat myöhemmin nopeutumaan, kun kaikki opimme käyttämään uutta järjestelmää ja tiedämme miten toimia, kun ongelmatilanteita syntyy. Tähän luomme selkeät ohjeet työntekijöille.”
Uusi järjestelmä otetaan käyttöön 1.10.2022 alkaen kaikilla Vantaan toimialoilla lukuun ottamatta sosiaali- ja terveystoimea ja Keski-Uudenmaan pelastuslaitosta.