Vantaa on varautunut huolella suureen HR-järjestelmäuudistukseen
Vantaan kaupunki siirtyy tänään Hertta-tietojärjestelmään, jolla hoidetaan kaupungin henkilöstöasiat, palkanmaksu ja käyttöoikeushallinta. Uusi järjestelmä helpottaa kaupungin esihenkilöiden, palkansaajien ja henkilöstöhallinnon työtä, kun paperilomakkeet jäävät historiaan ja tiedot tallennetaan digitaalisesti. Hertta toimii ajasta ja paikasta riippumattomasti kaikilla päätelaitteilla.
Uusi HR-järjestelmä Hertta on avautunut käyttöön maanantaina 3.10.2022 kaikille toimialoille lukuun ottamatta sosiaali- ja terveystoimialaa sekä pelastustoimea.
Vantaan kaupunki on testannut järjestelmää alkukesästä lähtien, jotta käyttöönotto sujuisi mahdollisimman jouhevasti. Järjestelmään on syötetty esimerkiksi heinäkuun palkka-ajot, joita on verrattu nykyiseen järjestelmään.
– Olemme pyrkineet varautumaan mahdollisimman hyvin, koska Helsingissä vastaavan järjestelmän käyttöönotossa on ilmennyt ongelmia. Meillä ensimmäisissä testiajoissa löytyi virheitä noin puoli prosenttia maksuryhmää kohti, mikä on erinomainen tulos. Kaikkiaan tietojen viennissä uuteen järjestelmään virheitä on ollut hyvin vähän, kertoo Vantaan henkilöstöjohtaja Kirsi-Marja Lievonen.
Ensimmäinen palkanmaksu Hertassa 14.10.
Syyskuussa on ollut käynnissä Hertan hyväksyntätestaus, jossa on pyritty varmistamaan kaikkien prosessien toimivuus ja eri järjestelmien välinen tiedonsiirto. Todelliseen testiin Hertta pääsee 14. lokakuuta, kun Vantaa maksaa palkat tuhansille työntekijöille.
– Noin 9 000 henkilön palkat ajetaan uuden järjestelmän läpi. Kaikki on testattu, mikä on ollut inhimillisesti mahdollista, mutta virheiden mahdollisuutta ei voi täysin sulkea pois. Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän tiedot elävät joka päivä ja osa tiedoista vanhenee hetkessä, henkilöstöjohtaja Kirsi-Marja Lievonen muistuttaa.
Virheiden varalta Vantaalla otetaan käyttöön pikapalkka, eli kaupunki voi tarvittaessa maksaa palkan nopeasti, jos se ei jostain syystä ole tullut työntekijän tilille. Esihenkilöt on perehdytetty uuteen järjestelmään ja koko kaupungin henkilöstölle on viestitty uudesta järjestelmästä ahkerasti.
– Kyse on todella isosta muutoksesta, jonka toteuttaminen vaatii paljon oppimista ja yhteistyötä. Olemme panostaneet muutosjohtamiseen, esihenkilöiden oppimismahdollisuuksiin ja ohjeisiin sekä säännölliseen viestintään. Käyttöönottoon on varattu lisäresursseja. Uskomme, että Hertan käyttöönotto sujuu mutkattomasti, mutta ongelmien varalle on tehty kriisisuunnitelmia.
