Henkilötietojen käsittely Vantaan ammattiopisto Varian yritysasiakkuuksissa, muissa organisaatioasiakkuuksissa ja kumppanuuksissa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Vantaan kaupungin ammattiopisto Varian toiminta liittyen ammatillisen koulutuksen järjestämiseen ja opiskelijoiden urapolkuihin ja muuhun yritysten kanssa tehtävään yhteistyöhön liittyen. Tähän käsittelytoimintaan kuuluvat esimerkiksi

• opiskelijoiden koulutus- ja oppisopimuksiin sekä urapolkuihin liittyvä toiminta
• asiakas- ja yritys-/yhteistyökumppanisuhteiden hoitaminen
• tapahtumien järjestäminen
• markkinointi ja viestintä
• raportointi.

Kun toteutamme ammatillisen koulutuksen järjestämiseen liittyvää yritysyhteistyötä, kuten koulutus- ja oppisopimukset, käsittelemme henkilötietojasi seuraavien käsittelyperusteiden nojalla:

• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta: rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
• EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Kun hoidamme asiakas- ja yritys- /yhteistyökumppanisuhteita tai järjestämme tapahtumia käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• rekisteröidyn nimi, yhteystiedot (ml. sähköpostiosoite, puhelinnumero, sosiaalisen median yhteystiedot), sukupuoli, syntymäaika, kieli, asiakaspalvelukieli ja ruokavaliotieto.
• koulutus- ja osaamistiedot
• asiakastapaamisiin ja tapahtumatoimintaan liittyvät tiedot
• titteli, osallistuminen tapahtumiin, tapaamiset tapahtumissa, kiinnostuksenkohteet, rooli tapahtumissa, esittelyteksti.
• asiakaspalaute.

Kun palvelua tuotettaessa käsitellään henkilön ruokavalioon liittyviä erityisiä henkilötietoja, niin käsittely on luvallista EU:n yleisen tietoja-asetuksen 9 artiklan 2. mom. a-kohdan perusteella, jonka mukaan rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten.

Kun teemme markkinointia ja viestintää ovat käsiteltävät henkilötiedot seuraavat:

• rekisteröidyn nimi, yhteystiedot (ml. sähköpostiosoite, puhelinnumero), asiakaspalvelukieli.

Miten keräämme henkilötietoja?

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään. Yrityksen, yhdistyksen, järjestön tai muun organisaation työntekijän ollessa kyseessä, henkilötietoja voidaan kerätä myös julkisista tietovarannoista (esim. YTJ, PRH) rajapintatoteutuksien kautta tai käyttäen katseluyhteyksiä. Henkilötietoja voidaan kerätä myös organisaatioiden julkisilta internetsivustolta, erilaisten sosiaalisen median palveluiden kautta tai ostamalla osoitteistoja kaupallisilta toimijoilta (Profinder).

Missä henkilötietoja säilytetään?

Tietoja säilytetään Salesforce-asiakastietojärjestelmässä. Sähköiset säilytettävät tiedot on suojattu teknisesti. Asiakasrekisteriin on pääsy Vantaan kaupungin työntekijöillä, jotka asioivat yritysten kanssa kaupungin elinvoimapalveluissa, työnantajapalveluissa, kaupunkiympäristön toimialalla tai ammattiopisto Variassa.

Lisäksi ammatillisen koulutuksen järjestämiseen kuuluvien oppi- ja koulutussopimusten osalta opiskelijahallintojärjestelmä Studentaan tallennetaan yritykseltä saatujen tietojen perusteella yrityksen edustajan ja työpaikkaohjaajan henkilötietoja. Tallennettavia henkilötietoja ovat nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Palveluiden sisältöä ja niistä tiedottamista ei voida tuottaa ilman henkilötietoja, eli tiedot ovat välttämättömiä.

Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Asiakastietojärjestelmissä tätä valvotaan muun muassa lokitietojen avulla. Paperisia asiakirjoja säilytetään kaupungin eri arkistotiloissa turvallisessa paikassa, jonne kukaan ulkopuolinen ei pääse.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu

vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Asiakaspalveluprosessit: asiakas- ja yritys-/yhteistyökumppanisuhteiden hoitaminen ja asiakassuhteeseen tai sopimussuhteeseen perustuva verkostotoiminta:

• Säilytetään asiakkuuden ajan ja 5 vuotta asiakkuuden päättymisen jälkeen.

Markkinointi ja viestintä sekä omaehtoinen verkostotoiminta:

• Henkilötietoja säilytetään niiden aktiivikäytön / suostumuksen voimassaolon ajan tai enintään viisi vuotta. Rekisteröity voi milloin tahansa pyytää tietojensa poistamisen, jolloin ne poistetaan rekisteristä.

Ammatillisen koulutuksen järjestämiseen liittyvät tiedot säilytetään lainsäädännön, Kansallisarkiston määräysten ja Kuntaliiton suositusten mukaisesti. Asiakirjojen säilytysajat vaihtelevat.

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on käsittelyperusteesta riippuen oikeus

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Voit tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön sähköisen asiointipalvelun kautta, paikan päällä Vantaa-infossa tai postittamalla tarkastuspyyntölomakkeen Vantaan kaupungin kirjaamoon. Tarkemmat ohjeet löytyvät kaupungin Tietosuojasivulta.

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 14 mainittuun yhteyshenkilöön Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tarkastuspyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteystaholta. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Vantaan kaupunki, Vantaan ammattiopisto Varia

Sovellusasiantuntija Kati Vinni 050 310 4265, kati.vinni@vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kasvatuksen ja oppimisen lautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä
Vantaan kaupunki
Kasvatuksen ja oppimisen lautakunta
Y-tunnus 0124610-9
Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi