Henkilöstökertomus 2023: Johtamisen ja työyhteisöjen kehittäminen

Vantaan strategian painopiste ’Merkityksellistä työtä vaikuttavalla johtamisella´ on ollut johtamisosaamisen kehittämisen keskiössä vuonna 2023. Vaikuttavalla ja valmentavalla johtamisella vahvistetaan arvo- ja strategialähtöistä, päämäärätietoista merkityksen ja toiminnan johtamista alati muuttuvassa toimintaympäristössä sekä luodaan valmentavalla otteella toisia arvostavaa, vastuullista ja työhyvinvointia tukevaa kulttuuria. Laadukkaan ja yhtenäisen johtamisen avulla mahdollistetaan asiakkaan elämänlaatua parantavat ja rikastavat palvelut.

Strategian mukaista johtamista sekä johtamisen perusosaamista kehitetään jatkuvasti sekä kaupunkitasoisesti että toimialoilla ja palvelualueilla monin eri tavoin yhdessä kumppaniverkostamme kanssa. Strategian väliarvioinnissa nousi esille mm. johtamisen perustaitojen sekä valmentavan johtamisosaamisen vahvistamisen tärkeys koko organisaatiossa. Kaupunkitasoisilla palveluillamme, tuotantomallillamme ja valmennustarjonnallamme haluamme varmistaa hyvän, yhtenäisen johtamisen ja työyhteisöjen sujuvan toiminnan Vantaalla. Lisäksi kaupunkitasoiset strategiatyökalut vahvistavat yhtenäistä johtamista. Työkalujen käyttö onkin laajentunut vuoden 2023 aikana; esim. Vaikuttavaa työtä -keskustelut ovat tulleet osaksi arjen työtä.  

Innovaatioiden Vantaa 2022–2025 strategian yhtenä painopisteenä on merkityksellistä työtä vaikuttavalla johtamisella, minkä edistämiseen luotiin uusi keskijohdon valmennusohjelma. Sitä pilotoitiin vuonna 2023 ja mukana oli johdon pienryhmiä kolmelta eri palvelualueelta. Valmennusohjelma tukee strategisen painopisteen käytäntöön viemistä johtamistyön ja työyhteisöjen arjessa. Pilotin kokemusten pohjalta uudistettu strateginen johtamisvalmennusohjelma käynnistyy keväällä 2024.  

Valmennuksen tarkoituksena oli kehittää palvelualueen johtamiskäytäntöjä ja osallistujien johtamisotetta ja työn tekemisen tapaa suhteessa strategian painopisteiden osateemoihin sekä vahvistaa vantaalaista, yhteistä johtamiskulttuuria monimutkaisessa toimintaympäristössä.  

Valmennusohjelmaan osallistui palvelualueen johtoryhmä, johon kuului kuusi henkilöä: johtaja, kehittämispäällikkö, kaksi asiantuntijaa, hallintosihteeri ja ruotsinkielisten palvelun koordinaattori. Ruotsinkielisten palvelualuejohtaja Anders Vikström toimi palvelualueensa ryhmän tukena ja osallistui valmennuksessa edistettävän kehitystyön tukemiseen.  

Keskeisiä kysymyksiä ohjelmaan osallistujille olivat esimerkiksi, miten minä ja me yhdessä johdamme, jotta strategian mukainen johtamis- ja toimintakulttuuri kehittyy palvelualueellamme; millaiset teot ja johtamiskäytännöt ovat vaikuttavia; miten voimme syventää valmentavaa ja vaikuttavaa johtamisotetta palvelualueellamme ja jokainen esihenkilö omassa johtamistyössään ja millä tavoin voimme lisätä pysyvyyttä nykyisen henkilöstön osalta ja houkuttelevuutta potentiaalisissa tulevaisuuden ammattilaisissa.

Valmennusohjelman sisältö ja vaikuttavuus rakentuivat hyvin pitkälti osallistujien oman aktiivisuuden tuloksena. Palvelualuekohtaiset pienryhmät valitsivat palvelualuekohtaisen kehittämiskohteen, johon panostamalla he kehittävät johtamistyötään ja työyhteisön toimintakulttuuria.

 – Kehitystavoitteeksi valitsimme, miten johdamme työtä strategian ympärillä. Strategian tulee olla selkeä ja tukea jokaista työntekijää perustehtävässä, kertoo ruotsinkielisen varhaiskasvatuksen kehittämispäällikkö Mia Ahlskog.  

Palvelualuekohtaiset pienryhmät analysoivat tilannetietoa, määrittelivät tavoitteet ja toimenpiteet sekä vaikutusten arviointimenetelmät kehitystyölleen. Kokeiluja toimenpiteistä sai lähteä tekemään jo valmennuksen aikana.

 – Tulimme siihen tulokseen, että meidän on tarkistettava prosessejamme, erityisesti strategiaa koskevaa prosessia. Se on kaiken työmme perusta. Olemme keskustelleet tästä säännöllisesti johtoryhmämme kokouksissa. Meillä oli myös ulkopuolinen konsultti, joka auttoi luomaan prosessin, jossa ovat mukana asiakkaat, henkilöstö ja esihenkilöt, sanoo palvelualuejohtaja Anders Vikström.

Palvelualueelle luotiin uusi kokousrakenne, jossa johtajat ja päälliköt tapaavat kuukausittain samanaikaisesti sekä rehtoreita että päiväkodin johtajia.    

 – Näemme kommunikaation kentän kanssa tärkeänä asiana. Aloitimme navigointikäynnit päiväkoteihin, päiväkoteihin, kouluihin ja lukioihin löytääksemme foorumin, jossa voisimme kuulla kentän äänen, jatkaa Anders. 

Erilaiset johtamisen valmennusohjelmat, coachaus-prosessit, verkostopäivät ja koulutukset muodostavat systemaattisen kokonaisuuden, joka huomioi monenlaiset kohderyhmät ja kehittymisen tarpeet strategian suuntaisesti.  

Ylimmän johdon verkostopäivät ja päällikköfoorumit

Ylimmän johdon verkostopäivät ja päällikköfoorumit toteutettiin kaksi kertaa vuonna 2023. Nämä kaksi eri kohderyhmille suunnattua foorumia olivat samansisältöisiä. Keväällä teemana oli uudistuva Vantaa. Kunta- ja aluehallinnon intohimoinen tutkija ja kehittäjä Jenni Airaksinen innoitti johtajiamme ja päälliköitämme keskustelemaan kaupungin roolista nyt ja tulevaisuudessa sekä johtamisen merkityksestä uudistuvassa kaupungissa. Marraskuun 2023 foorumissa ylin johto ja päälliköt kokoontuivat yhdessä kestävä työkyvyn, turvallisen työyhteisön johtaminen ja maineen hallinnan äärelle. Päivä toteutettiin yhteistyössä Kevan ja Työterveyslaitoksen sekä viestintäasiantuntijoiden kanssa.  

Strateginen johtamisvalmennus

Vuoden kestänyt strateginen johtamisvalmennuksen pilotti Merkityksellistä työtä vaikuttavalla arkijohtamisella päättyi lokakuussa. Ohjelmaan osallistui erilaisista johtamisrooleista kootut pienryhmät kolmelta eri palvelualueelta. Valmennusohjelman kokonaisuus keskittyi nimensä mukaisen strategisen painopisteen sisällöllisten teemojen avaamiseen ja uusien toimintatapojen käytäntöön viemisen palvelualueiden johtamistyössä. Valmennuksen aikana palvelualuekohtaiset osallistujaryhmät käynnistivät oman kehitystyönsä johtamisen ja työyhteisön kehittämisessä. Valmennusohjelman päätös toteutui palvelualuekohtaisissa johtoryhmissä kehittämistyön vaikutusten arviointisparrauksena valmentajien avustamina. Arviointien mukaan valmennuksen tukemana oli saatu näkyviä ja merkittäviä muutoksia aikaan palvelualueen käytäntöjen ja johtamiskulttuurin kehittämisessä.  Pilotin pohjalta uudistettu valmennus jatkuu vuosittain koko strategiakauden ajan.  

Johtamisen tutkinto-ohjelmat VANTAA-JYET (Johtamisen ja yritysjohtamisen erikoisammattitutkinto) ja VANTAA-LAT (Lähiesimiestyön ammattitutkinto)

Seuraavaa, oppisopimuksena toteutettavaa ja alkuvuodesta 2024 käynnistyvää VANTAA-JYET ohjelmaa on rakennettu yhteistyössä MIF:n (Management Institute Finland) ja Varian kanssa. Ohjelman fokus on johtamisen johtamisessa, joten se on suunnattu nimenomaan vantaalaisille johtajille ja päälliköille, joilla on esihenkilöalaisia. Tulevan toteutuksen erityiseksi teemaksi on valittu strategian mukaisesti johtamisen vaikuttavuus. Seuraavan Vantaa-LAT-ohjelman suunnittelu on käynnistetty yhteistyönä Rastorin ja Varian kanssa. Oppisopimuksena toteutettava ohjelma keskittyy strategian mukaisen lähijohtamisosaamisen kehittämiseen ja johtamistehtävässä onnistumiseen. Ohjelma on tarkoitettu lähijohtajille, jotka ovat toimineet jo muutaman vuoden johtamisroolissaan. 

Esihenkilönä Vantaalla

Esihenkilönä Vantaalla -valmennus on tarkoitettu kaikille Vantaalla uusille esihenkilöille. Vuoden 2023 aikana käynnistettiin kaksi uutta ryhmää. Vuonna 2023 vietiin loppuun myös yksi edellisenä vuonna alkanut EV-valmennus. Esihenkilönä Vantaalla -valmennus antaa eväitä strategian mukaiseen vantaalaiseen johtamiseen ja tukee kasvua esihenkilönä/johtajana. Noin vuoden pituiseen EV-valmennukseen kuuluu olennaisena osana mentorointi sekä Vantaan verkko-oppimisalusta Oppivan hyödyntäminen. Osallistuneita on ollut n. 17 henkilöä/ryhmä.  

Johtamistarjotin  

Johtamistarjottimelta löytyvät esihenkilöille suunnatut erilaiset täsmäkoulutukset ajankohtaisista teemoista sekä pienryhmille suunnatut pidemmät prosessit. Ajankohtaisteemoissa jatkettiin mm. mielen hyvinvoinnin teemaa edelliseltä vuodelta osana strategiasta nousevaa Kestävän työkyvyn edistämistä. Vaikuttavan perehdytyksen ajankohtaiskoulutus toteutettiin osana kaupungin pito- ja vetovoimaa vahvistavaa saatavuusohjelmaa. 

Erilaiset ryhmäcoaching-prosessit ovat saaneet säännönmukaisesti hyvää palautetta ja vakiinnuttaneet asemansa johtamistarjottimella. Työhyvinvoinnin johtamista sekä itsensä johtamista vahvistava Energiaa esimiestyöhön -ryhmäcoaching käynnistyi jälleen alkuvuodesta. Uusi esihenkilöiden ryhmäcoaching-ohjelma, jossa opitaan ja harjoitellaan valmentavan johtamisotteen perusteita coachaten ja oppeja omaan arjen johtamistyöhön sitoen, käynnistyi vuorostaan alkusyksystä. Myös coaching-muotoinen ryhmänvetäjien valmennus on edelleen hyvin suosittu. Vajaan vuoden pituisessa valmennuksessa ilman esihenkilöasemaa toimivat ryhmän tai tiimin vetäjät kehittävät johtamistaitojaan ja harjoittelevat valmentavaa työotetta.

Projektipäälliköille suunnattu valmennus on ollut osa johtamistarjottimen tarjontaa jo pidempään. Suosittu valmennus toteutettiin myös vuonna 2023 kehittämispalveluiden, talous ja strategia -palvelualueen sekä Metropolia ammattikorkeakoulun yhteistyönä.   

Kaupunkiympäristön toimialalla päätettiin kaupunkistrategian innoittamana käynnistää koko toimialan kattava valmentavan johtamisen kehittämisohjelma alkuvuodesta 2023. Kokonaisuus suunniteltiin toimialajohdon ja kehittämispalveluiden yhteistyönä. Kaupungin kilpailutetuista kehittämiskumppaneista mukaan valikoituivat Vesa Ristikangas, Bomentis Oy sekä Sini Rantama, Hyvinvointiluotsi Oy. Kehittämisohjelma jatkui koko vuoden.

Eri kohderyhmille suunnatut prosessit nivottiin yhteen ehyeksi kokonaisuudeksi yhteissuunnittelulla valmentajien ja tilaajien kesken. Toimialan asettamia yleisiä tavoitteita kehittämisohjelmalle oli määritellä, mitä valmentava johtaminen tarkoittaa kaupunkiympäristön toimialalla ja miten se ilmenee; tuoda valmentava johtaminen osaksi esihenkilötyön työkalupakkia kaikilla johtamisen tasoilla; tukea toimialan pitovoimaa valmentavan johtamisen avulla; tukea esihenkilöiden jaksamista lisäämällä valmentavan johtamisen valmiuksia coaching-prosessin avulla; vahvistaa toimialan esihenkilöiden vertaistukiverkostoja ja määritellä, mitä valmentavan johtamisotteen hyödyntäminen tarkoittaa henkilöstölle.

Kokonaisuus käynnistyi helmikuussa toimialan johtoryhmän puolen vuoden mittaisella kehittämisprosessilla Vesa Ristikankaan johdolla. Prosessin fokus oli erityisesti valmentavan johtamisotteen vahvistamisessa arjessa ja valmentavan johtamiskulttuurin rakentamisessa.  

Maaliskuussa ohjelman laajeni koskemaan kaikkia toimialan palveluyksiköiden 17 päällikköä. Valmentajana toimi Sini Rantama. Yhteisten valmennuspäivien lisäksi ohjelma sisälsi mm. pienryhmien ryhmäcoaching-tapaamisia sekä osallistujien keskinäisiä coaching-keskusteluharjoituksia. Tämäkin kokonaisuus oli noin puolen vuoden mittainen.

Johtoryhmän ja palveluyksikön päälliköiden valmennukset huipentuivat ryhmien ja valmentajien yhteiseen kehittämispäivään lokakuussa 2023, jossa jaettiin valmennusten aikaisia oppeja ja luotiin yhteistä ymmärrystä tavoitellusta johtamiskulttuurista ja -käytännöistä toimialalla.

Syyskuussa Sini Rantaman johdolla käynnistyneessä valmennuksessa vuorossa ovat olleet kaikki toimialan 50 esihenkilöä. Heidän valmennuskokonaisuutensa päättyy tammikuussa 2024. Tähänkin kokonaisuuteen on valmennuspäivien lisäksi sisältynyt coaching-kokoontumisia pienemmällä kokoonpanolla sekä osallistujien välisiä coaching-keskusteluja.

Ensi vuonna johtamisen kehittäminen jatkuu esihenkilöfoorumissa, joka kokoaa kaikki toimialan päälliköt ja esihenkilöt yhteen.

 – Tarkoitus on tehdä pysyvä käytäntö toimialan esihenkilöfoorumista, jossa johtamista kehitetään ja esihenkilöitä sparrataan valmentavalla otteella. On tärkeää päästä jakamaan kokemuksia ja keskustelemaan toimialan esihenkilötyöstä ja johtamisesta yhdessä. Laadukas esihenkilötyö on avainasemassa - niin toimialan tavoitteiden toteuttamisen kuin henkilöstömme hyvinvoinninkin kannalta, kertoo talous- ja hallintojohtaja Jonna Hohti.  

Vantaan kaupungilla panostamme työn merkityksellisyyteen ja vaikuttavaan johtamiseen. Päämääränä on, että yksilöt ja yhteisöt onnistuvat tavoitteissaan ja työtehtävissään mahdollisimman hyvin, ja tästä syystä työyhteisöissä kehitetään erityisesti laadukasta lähijohtamista ja työyhteisön kyvykkyyttä. Työyhteisöt järjestävät vuosittain kehittämispäiviä ja tarvittaessa pidempiä kehittämisprosesseja, joiden toteutuksessa työyhteisöt voivat hyödyntää puitesopimuskumppaneiden ammattitaitoisia palveluita. Kaupungilla on noin 70 strategista puitesopimuskumppania eri palveluihin, sisältäen työnohjauksen, coachingin ja konsultoinnin eri kohderyhmille.  

Työyhteisön kehittämispäivien tueksi tuotteistettiin joidenkin kehittämiskumppaneiden kanssa valmiita, kehittämispäiviin helposti tilattavia valmennuspaketteja. Kehittämisen teemoina olivat esimerkiksi oman työn johtaminen, työhyvinvointi, vuorovaikutustaidot ja ketterä oppiminen.  

Yksi osaamisen kehittämisen muoto on työssäoppiminen, ja tähän on kehitetty työyhteisöjä tukeva Opi arjessa -kehittämisprosessi tiimeille. Opi arjessa palvelun tuottaa Metropolia ammattikorkeakoulu kaupungin tilauksesta. Jatkossa toimialat voivat tilata palvelua suoraan Metropolialta. 

Palaa tästä takaisin henkilöstökertomuksen pääsivulle