Yksi Excel rehtorin apuna – uudistettu Pelu-prosessi keventää arkea
Uudistettu Pelu-prosessi toi Vantaan perusopetukseen kaivattua selkeyttä ja säästää jatkossa rehtoreiden työaikaa. Kun opettajien palkkatiedot koottiin ensimmäistä kertaa yhteen Excel-pohjaan, kokonaisuuden hallinta helpottui ja manuaalinen työ väheni. Kartanonkosken koulun rehtori Satu Olavan mukaan muutos on selvästi askel parempaan.
Kuvassa Satu Olava.
Vantaan kaupungin peruskouluissa ja lukioissa opettajien, apulaisrehtoreiden ja rehtoreiden palkat määräytyvät vuosittain laadittavan lukuvuosisuunnitelman perusteella. Näiden tietojen ilmoittaminen palkkapalveluihin tapahtuu Hertta-järjestelmän Pelu-lomakkeella, jossa käsitellään kaikki palkkaan vaikuttavat tiedot ylitunneista lisätehtäviin.
– Peluprosessi on se, mihin syötetään kaikki opettajien palkkatiedot – ylitunnit, TVA-lisät ja kaikki mahdolliset palkkaan kuuluvat asiat. Se on erittäin tarkka prosessi, koska on kysymys henkilöiden palkasta, kuvaa Kartanonkosken koulun rehtori Satu Olava.
Manuaalisesta työstä keskitettyyn kokonaisuuteen
Aiempina vuosina rehtorit täyttivät Hertassa Pelu-lomakkeen jokaiselle opettajalle erikseen. Prosessi koettiin raskaaksi ja aikaa vieväksi, sillä tietojen syöttö oli pitkälti manuaalista ja lomakkeiden käsittely hidasta.
– Tekninen puoli on vienyt aikaa rehtoreilta, Satu toteaa.
Yhteisestä tarpeesta tehostaa toimintaa Pelu-prosessia lähdettiin uudistamaan, ja perusopetuksessa uusi toimintamalli otettiin käyttöön syksyllä 2025. Uudistuksen ytimessä oli palkkapalveluiden laatima Excel-pohja, johon rehtorit kokosivat keskitetysti koko koulunsa opettajien tunti- ja palkkatiedot.
– Rehtorin työaikaa vaaditaan tässä vähemmän. Meidän ei tarvitse jokaiselle opettajalle tehdä lomaketta alusta loppuun, vaan täytimme palkanlaskentaan vain yhden excelin, Satu kertoo.
Talouden seuranta helpottui
Excel-pohjaan rakennetut kaavat laskivat automaattisesti yhteen tuntimäärät ja euromääräiset korvaukset. Samalla rehtoreiden oli helpompi hahmottaa koulun talouden kokonaisuutta ja seurata esimerkiksi KKS- ja KET-määrärahojen käyttöä.
Rehtoreiden täyttämät Excelit tarkistettiin palkkapalveluissa, minkä jälkeen tiedot siirrettiin Herttaan Pelu-lomakkeiden avulla. Vaikka tavoitteena oli automaattinen tiedonsiirto, jouduttiin tällä kertaa turvautumaan vielä osittain manuaaliseen työhön.
Ensimmäinen kierros toi myös oppeja
Uuden prosessin ensimmäiseen käyttökertaan liittyi jonkin verran haasteita, kuten yksittäisiä tiedonsiirtovirheitä ja Excel-kaavojen korjaustarpeita.
– Kun ihmiset tekevät tiedonsiirtoa excelistä, niin siinä saattaa tulla jonkin verran virheitä, mutta tämä oli ensimmäinen kerta. Uskon, että se tästä paranee, kun kaikki prosessit kehittyvät, Satu arvioi.
Sekä palkkapalveluiden että rehtoreiden näkökulmasta kokonaisuuden tarkistaminen yhdeltä pohjalta oli kuitenkin aiempaa sujuvampaa, ja esimerkiksi kelpoisuuksiin sidotut lisät oli helpompi varmistaa.
Selkeä askel parempaan
Kokonaisuutena uudistettu Pelu-prosessi koettiin onnistuneeksi. Se toi selkeyttä, paransi kokonaisuuden hallintaa ja kevensi erityisesti rehtoreiden työkuormaa.
– On ehdottomasti parempaan päin, Satu tiivistää.
Saatujen kokemusten perusteella Pelu-prosessia ja siihen liittyviä työpajoja kehitetään edelleen käyttäjäystävällisemmiksi. Pitkän aikavälin tavoitteena on lisätä automaatiota ja vähentää manuaalista työtä entisestään, jotta aikaa vapautuu hallinnosta pedagogiseen johtamiseen.
