Henkilötietojen käsittely yritysneuvonnassa

Asiakkaista kerätään vain palvelun tuottamisen kannalta välttämättömät tiedot. Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti asiakassuhteen hoitamiseksi, mutta myös raportointiin/tilastointiin sekä tiedottamiseen ja markkinointiin. Tietoja käsitellään sopimuksen täyttämiseksi (yritysneuvonta), lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, sekä suostumuksen perusteella (markkinointi). Asiakkaille voidaan lähettää asiakaspalautekyselyjä, joiden tuloksia voidaan käyttää toiminnan kehittämiseksi.

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta lähtökohtaisesti asiakkaalta itseltään www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Tarvittaessa käytetään julkisia tietolähteitä (kuten PRH ja YTJ). Jos asiakkaalla on jo yritys-/y-tunnus, yrityksen tiedot (rekisteröimispäivämäärä, yhteystiedot ja TOL-luokitus) siirtyvät YTJ:stä. Kun asiakas on perustanut tai lopettanut yrityksen, kyseiset tiedot siirtyvät PRH:n kaupparekisteristä rekistereihimme.

Asiakkaalla on oikeus rajoittaa tietojen käyttöä tai pyytää niiden poistamista. Mikäli tietojen käsittely ja säilyttäminen perustuvat lakisääteiseen velvollisuuteen, tiedot poistetaan vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Mikäli tietojen luovutukselle ei ole lakisääteistä perustetta, luovutetaan tietoja eteenpäin vain asiakkaan suostumuksella. Henkilötietoja voidaan luovuttaa sellaisille Vantaan kaupungin ulkopuolisille toimijoille, joilta Vantaa ostaa palveluja. Vantaan kaupungin toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat voivat käsitellä henkilötietoja kaupungin lukuun sopimuksen edellyttämässä laajuudessa. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan samoja tietosuojaperiaatteita kuin kunnalla. Tietoja ei luovuteta ulkopuoliselta toimijalta eteenpäin ilman suostumusta muille kuin Vantaan kaupungille. Tietoja ei koskaan luovuteta eteenpäin markkinointitarkoituksiin.

Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi. Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen osalta henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus.

Yritysneuvonnassa voimme käsitellä seuraavia tietoja asiakkaistamme: 

• Nimi 
• Kotiosoite 
• Puhelinnumero 
• Sähköpostiosoite 
• Yritysidea/y-tunnus 

Yllä mainitut tiedot kirjataan ajanvarauksen yhteydessä Slotti-ajanvarauskalenteriin, josta ne siirretään Hakosalon-asiakasjärjestelmään. Sähköiset säilytettävät tiedot on suojattu teknisesti Hakosalo Software Oy:n ylläpitämässä asiakasrekisterissä (http://hakosalo.fi/). Asiakasrekisteriin on pääsy elinvoimapalveluiden (Business Vantaa) yritysneuvontaa tekevillä henkilöillä. 

Yritysneuvonnassa lisäämme asiakkaan tietoihin ensimmäisessä tapaamisessa myös seuraavia tietoja: 

• Sukupuoli 
• Syntymäaika 
• Kotikunta 
• Kansalaisuus 
• Neuvontakieli 
• Koulutusluokka 
• Työllisyystilanne 
• Mistä kuullut yritysneuvontapalveluista 

Toimivien yritysten y-tunnus, rekisteröimispäivämäärä sekä yrityksen yhteystiedot, jotka siirtyvät automaattisesti Yritys- ja yhteistietojärjestelmästä (YTJ). 

Lisäksi kirjataan muistiinpanoja asiakastapaamisesta ja yritysideasta, mahdolliset asiantuntijalähetteet ja asiakkaan liiketoimintasuunnitelma sekä talouslaskelmat. 

Tapahtumiin ilmoittaudutaan Webropol-palvelun kautta, jota voidaan käyttää myös tapahtumiin liittyvään kommunikointiin. Ilmoittautumisen yhteydessä kysytään asiakkaan nimi, sähköpostiosoite, sekä mahdollisesti kyseiseen tapahtumaan liittyviä tapahtuman järjestämisen kannalta edellytettäviä yksityiskohtia. Asiakkaalta voidaan kysyä palautetta tilaisuudesta sähköpostitse, Webropol- tai vastaavan työkalun kautta. Osaan tapahtumista voi ilmoittautua myös suoraan esim. yritysneuvojalle sähköpostitse. 

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta tiedot voivat poikkeustapauksissa päätyä vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Asiasta ilmoitetaan asianomaisille välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojen vuotaminen aiheuttaa merkittävää haittaa asianomaisen oikeuksille. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, voidaan asiasta ilmoittaa yleisellä tiedotteella.

Rekisteritietoja voidaan käyttää toiminnan ja palvelujen tuottamiseen, suunnitteluun ja arviontiin sekä tilastointiin. Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeen tai lainsäädäntö sitä velvoittaa. Säilytysajan päätyttyä henkilötiedot hävitetään. 

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Omat tiedot voi nähdä pääsääntöisesti asiakaspalvelutilanteessa. Rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset ja puutteelliset tiedot oikaistuksi.

Asiakas voi kerran vuodessa pyytää maksutta tulosteen omista tiedoistaan. Pyyntö tehdään kirjallisesti rekisteriä ylläpitävälle taholle. Kaupungin ylläpitämistä rekistereistä pyyntö tehdään kaupungin kirjaamossa tai Vantaa-infossa, jolloin myös henkilöllisyys varmennetaan. Pyyntöön laitetaan tieto, mistä rekisteristä tiedot halutaan.

Asiakkaalla on oikeus rajoittaa tietojen käyttöä tai pyytää niiden poistamista. Mikäli tietojen käsittely ja säilyttäminen perustuvat lakisääteiseen velvollisuuteen, tiedot poistetaan vasta laissa säädetyn määräajan jälkeen.

Tietoja ei käytetä profilointiin.

Jos on syytä epäillä, että tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voi asian saattaa tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutetun ajantasaiset ohjeet ja yhteystiedot löytyvät sivulta tietosuoja.fi

Voit pyytää tarkemman selosteen tietojesi käsittelystä Vantaa-infosta.

Lisätietoja tietojen käsittelystä ja säilyttämisestä saat alla mainituista osoitteista. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn. Ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteydenotot

yritysneuvonta@vantaa.fi

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi
puh. 040 071 3358

Rekisterinpitäjä       

Vantaan kaupunki                                                       
Y-tunnus 0124610-9                                                                
Asematie 7, 01300 Vantaa

Kirjaamo 
Kirjaamon yhteystiedot

Löydät Vantaan kaupungin informointiasiakirjat kootusti Henkilötietojen käsittely Vantaan kaupungilla -sivulta.