Henkilöstökertomus 2023: HR-palvelut

Vantaalla työskenteli vuonna 2023 noin 4400 vuokratyöntekijää, jotka mahdollistivat noin 207 000 työvuoron toteutumisen Vantaan eri työkohteissa. Varhaiskasvatuksen osuus tehdyistä työvuoroista oli noin 64 %, opetuksen osuus 29 % ja palvelualojen osuus noin 7 %.

Toimitettujen työvuorojen määrä kasvoi kokonaisuudessaan noin 17 % vuodesta 2022.  

Varhaiskasvatuksessa työvoimaa toimitettiin kaikkiaan 155 eri kohteeseen. Varahenkilöstössä työskenteli yli 50 vuokratyöntekijää, joita sijoiteltiin kohteisiin, joissa henkilöstötarve oli kriittisintä. Työhön tutustumisten kautta saatiin Vantaan varhaiskasvatukseen 60 uutta vuokratyöntekijää ja oppisopimusyhteistyö mahdollisti 25 opiskelijalle opintojen aloittamisen varhaiskasvatuksen lastenhoitajiksi Seuren kautta.  

Opetuksen toimialalla Seure toimitti henkilöstövuokrauksena mm. koulunkäynninohjaajia kaikkiaan 50 työkohteeseen ja Seuren sijaisopettajapalvelu välitti lähes 190 sijaisopettajaa työskentelemään Vantaan kouluissa.  

Palvelualoilla eniten työvuoroja toimitettiin toimistotyön erityyppisiin tehtäviin, yhteensä noin 4900 työvuoroa ja kiinteistön ja valvonnan työtehtäviin, yhteensä noin 3500 työvuoroa. Palvelualoilla eri työkohteita vuonna 2023 oli yhteensä 120.  

81 % Vantaalla työskennelleistä Seuren vuokratyöntekijöistä tuntee itsensä tervetulleeksi Vantaan työkohteissa. Tästä onnistumisesta kertoo myös se, että Tikkurilan päiväkoti Vantaalla valittiin Seuren vuokratyöntekijöiden toimesta vuoden 2023 parhaaksi varhaiskasvatuksen työkohteeksi.  

Vantaa käytti Seuren kautta henkilöstövuokrausta, sijoittelupalvelua, sijaisopettajapalvelua, varahenkilöstöä, tutustumisia ja oppisopimuspalveluita.

Top 10 toimitettuihin nimikkeisiin kuului varhaiskasvatuksen lastenhoitaja, koulunkäynninohjaaja, varhaiskasvatuksen avustaja, oppilashoitaja, varhaiskasvatuksen opettaja, iltavahtimestari, ruotsinkielinen koulunkäynninohjaaja, ICT-asiantuntija, liikunnanohjaaja ja nuoriso-ohjaaja. 

Vantaan kaupungille voi hakea avoimen haun kautta varhaiskasvatuksen opettajaksi, erityisopettajaksi ja sosionomiksi. Rekrytointiyhteyshenkilö auttaa hakijoita löytämään kerralla sopivan ja mieluisan paikan. Avoin rekrytointi -lomake otettiin käyttöön helmikuussa 2023 helpottamaan ammattilaisten hakeutumista Vantaalle töihin.

Hakija voi ilmaista kiinnostuksensa työskennellä varhaiskasvatuksen tehtävissä yhdellä hakemuksella. Hakemuksen jättämisen jälkeen rekrytoinnista ollaan hakijaan yhteydessä muutaman päivän sisällä ja tehdään yhdessä hakijan kanssa alkukartoitus siitä, millaista työtä ja mistäpäin Vantaata hakija on työtä etsimässä. Avoimissa hauissa rekrytointiyhteyshenkilö kulkee hakijan rinnalla koko hakumatkan, hakemuksen jättämisestä ja hakijan tarpeisiin vastaavan työpaikan kartoittamisesta aina haastatteluihin saakka.  

Varhaiskasvatuksen avoimia hakuja koordinoiva henkilöstöasiantuntija Heidi Miettinen Vantaan rekrytointipalveluista kertoo, että hakijat ovat arvostaneet omaa rekrytointiyhteyshenkilöä, jonka kanssa he ovat voineet yhdessä pohtia, millaista työpaikkaa he ovat etsimässä.  

– Tarkoituksenamme avoimilla hauilla on löytää jokaisen varhaiskasvatuksen ammattilaisen toiveiden mukainen, mieluisa työpaikka. Hakijan elämäntilanne otetaan aidosti huomioon, kun hänelle etsitään sopivaa kohdetta, kertoo Heidi.

Johanna Lundqvist rekrytoitiin avoimen haun kautta ja hän aloitti työskentelyn varhaiskasvatuksen laaja-alaisena erityisopettajana heti valmistumisensa jälkeen Vantaan Tammiston toimintayksikössä toukokuussa 2023.

– Minuun otettiin nopeasti yhteyttä hakemuksen jätön jälkeen ja minulle tuli todella hyvä fiilis siitä, että on joku henkilö, joka on valmis tekemään rekrytointiprosessin minun puolestani. Minun ei tarvinnut itse selvitellä juuri mitään. Oli huojentavaa huomata, ettei tämä olekaan monimutkainen juttu.  

Johannan tärkeimmät kriteerit työlle olivat työpaikan sijainti ja työnkuvana laaja-alainen erityisopettaja. Hän ehti käydä muutamassa paikassa keskustelemassa ennen päätöksentekoa.  

– Pääsin aloittamaankin nopeasti. Kannustan kyllä kaikkia rohkeasti laittamaan hakemusta avoimeen varhaiskasvatuksen rekryyn, Johanna sanoo.  

Vantaa tarjoaa kaupunkitasoisesti esihenkilöilleen erilaisia valmennusmahdollisuuksia niin yksilö- kuin ryhmätasollakin. Valmennuksia ja verkostopäiviä järjestetään avoimina sekä kohderyhmittäin. Kaupungissa on kilpailutettu ulkoisia palveluidentuottajia henkilöstökoulutuksen sekä esihenkilötyön ja työyhteisöjen toiminnan kehittämiseen. Tällaisia palveluja ovat mm. coaching, työnohjaus, valmennukset sekä erilaiset konsulttipalvelut.

Osaamisen kehittämisen sisäiset konsultit toimivat linjajohdon kumppaneina osaamisen johtamisen ja kehittämisen asioissa.  

HR-asioissa Vantaan kaupungin henkilöstöä palvellaan HR-palvelukanavan kautta. Palvelukanava syntyi tarpeesta keskittää operatiiviset henkilöstöasiat yhteen kanavaan, jotta HR:n asiantuntijatehtävissä toimiville asiantuntijoille jäisi enemmän aikaa operatiivisten kysymysten asemesta heidän ydintehtävilleen ja uusien palvelussuhderatkaisujen pohdintaan linjajohdon tukena.  

Palvelumuotoilun ammattilaiset auttoivat vuonna 2019 toimialojen asiakasraatia ja hr-toimijoita ideoimaan, millaisia palveluja keskitetyssä HR:ssä tulisi jatkossa olla. Työskentelyssä nousi esille helpon ja selkeän sähköisen järjestelmän tarve, jota kautta saisi yhden luukun periaatteella yhteyden hr-toimijoihin. Asiakasraadin ideoima HR-palvelukanava otettiinkin käyttöön 2020. HR:n asiakaspalvelu ylläpitää järjestelmää sekä ohjaa palvelupyynnöt, eli tiketit, niistä vastaaville henkilöille.  

Hertan käyttöönoton yhteydessä hr-palvelukanavan kautta saapuneita yhteydenottoja oli määrällisesti paljon ja se ruuhkautti asiakaspalvelua. Kysymyksiä myös ohjautui vääriin tiimeihin ja kanaviin. Palvelukanava sai kasvottomuudesta palautetta. Ruuhkautuneessa tilanteessa asiat saattoivat viedä enemmän aikaa ja tämä turhautti asiakkaita. Kun Hertta samanaikaisesti myös uudisti lukuisia hr-käytäntöjä ja ohjeita, tunnistettiin hr:ssa tarve toimialakohtaisille operatiivisten asioiden vastuuhenkilöille. Tällaista mallia lähdetään pilotoimaan yhdessä varhaiskasvatuksen kanssa vuoden 2024 alussa. Lisäksi HR-toimintamallin kuvauksen päivittämisellä halutaan samalla kirkastaa sitä, missä asioissa ollaan kehenkin yhteydessä ja minkä välineen avulla. Myös palvelun yhtenäisyyttä halutaan jatkossa parantaa.  

Pilotoinnissa otetaan käyttöön uudenlainen tehtävä keskitettyyn asiakaspalveluun, jossa asiakaspalvelukoordinaattori keskittyy pilotin aikana tiettyyn toimialaan tai palvelualueeseen, perehtyy siihen ja jakaa osaamistaan tiimissä. Uudistamisessa kokeillaan, tukisiko operatiivisten HR-asioiden vastuuhenkilömalli arjen sujuvuutta, esimerkiksi toimialakohtaisten asioiden ohjeistuksissa. Tavoitteena on asiakaspalvelun sujuvoittaminen, asiakaspalvelijoiden vastauksien yhdenmukaisuus toimialakohtaisten ohjeiden myötä ja parantunut palvelukokemus. Rakenteiden luomisella kehitetään sisäistä yhteistyötä ja tiedonvälityksen vahvistumista.  Pilotin onnistumista arvioidaan kesäkuun alussa 2024.  

Pilotoinnin lisäksi esihenkilöiden jo olemassa olevan puhelinpalvelun oheen tarjotaan keskitetystä hr-asiakaspalvelusta jatkossa mahdollisuutta käydä operatiivisia hr-asioita läpi myös Teams-aikavarauksissa. Palvelukanavalta esihenkilö voi jatkossa varata itselleen soveltuvia aikoja kalenterivalikosta. Uudistusta tavoitellaan kesään 2024 mennessä. Uudistuksessa kehitetään esihenkilön ja asiakaspalvelun yhteistyötä sekä laajennetaan palveluvaihtoehtoja.  

Vuoden aikana on saatavuusohjelman mukaisesti uudistettu perehdytyksen ohjemateriaalia ja luotu yhtenäinen verkkoperehdytysohjelma kaikkien toimialojen kaikille työntekijöille. Aiemminkin Vantaalla on ollut koko henkilöstölle suunnattu kaupunkitasoinen verkkoperehdytys, mutta eri sisältöteemat ovat näkyneet eri tavoin uusille työntekijöille.  

Myös toimialoilla on ollut hyvät perehdytysmateriaalit jo entuudestaan, mutta nykyinen ohjelma takaa tasalaatuisuuden ja lakisääteisten tietojen saavutettavuuden kaikille toimialoille.​ ​Kaupunkitasoinen perehdytys uudistetulla materiaalilla tukee toimialojen ja palvelualueiden omaa perehdytystä. Tavoitteena uudistuksella on jokaisen Vantaalle tulevan työntekijän saama kattava perehdytys ja sujuva työn aloitus. Onnistunut perehdytys tukee myös työntekijän sitoutumista työyhteisöön ja organisaatioon. 

Vantaan HR:n kehittämispalveluiden terveys- ja turvallisuustiimi on mukana Kevan kehittämisverkostossa ja hankkeessa, jossa kehitetään työkykyyn ennakointityökaluja johtamisen tueksi. Vantaan kokeilukulttuurin mukaisesti eri yksiköissä on kokeiltu näitä työkaluja jo kehittämisvaiheessa. Tavoitteena on hankkeen kautta luoda Vantaan kaupungin palvelualueille työkyvyn tiedolla johtamisen vuosikello. Hanke jatkuu vielä vuoden 2024.

Lisäksi Vantaa toteutti Kevan rahoituksella oman kehittämishankkeensa, jossa kokeiltiin varhaisen tuen palvelutuotteita. Hankkeesta jää palveluvalikkoon yksilöille suunnattu ryhmämuotoinen työkykycoaching sekä työyhteisöjen valmennusprosessi työn muotoiluun. 

Vantaalla on kaksi eri työterveyshuollon palveluntuottajaa. Työkyvyn tueksi jo varhaisessa vaiheessa on vuoden aikana kokeiltu erilaisia palvelutuotteita yhteistyössä työterveyshuollon ja muiden kehittämiskumppaneiden kanssa.

Vantaan HR haluaa toimia toimialojen ja palvelualueiden linjajohdon sparraavana kumppanina henkilöstöasioissa, ja tämän vuoksi HR-asiantuntijat ovat jälleen kehittäneet coachingtaitojaan ”Coachaava HR”- koulutuksessa.