Henkilöstökertomus 2024: HR-kumppanuutta esihenkilöiden ja työyhteisöjen tukena

Keskitetyssä HR-asiakaspalvelussa otettiin käyttöön vuoden aikana uutena asiakaspalvelumuotona ajanvarauspalvelu tikettien ja puhelinpalvelun rinnalle.  

Hertan käyttöönoton myötä HR-palvelukanavalle tuli suuri määrä yhteydenottoja, mikä ruuhkautti asiakaspalvelua. Kysymykset ohjautuivat välillä väärin tiimeihin, ja palvelukanavan kasvottomuus sai osalta esihenkilöitä palautetta. Ruuhkautuneina hetkinä asioiden ratkaiseminen vei enemmän aikaa, mikä turhautti asiakkaita. Tämän vuoksi palvelua päätettiin kehittää henkilökohtaisemmaksi ja asiakaslähtöisemmäksi.  

Esihenkilöille tarjottiin mahdollisuus varata aika HR-asiakaspalveluun myös Teams-tapaamisilla, joka otettiin käyttöön toukokuussa 2024. Tämä palvelu mahdollistaa joustavamman yhteydenpidon, ja esihenkilöt voivat varata itselleen sopivia aikoja HR-palvelukanavan kalenterista. Teams-tapaamiset on varattu puoleksi tunniksi, mutta useimmiten asiat ratkeavat nopeammin.

HR-asiakaspalvelu vastaa operatiivisiin asioihin, jotka eivät vaadi tulkintaa ja joihin löytyvät ohjeet, ja jos tarvitaan syvempää asiantuntijatukea, asiat ohjataan asiantuntijoille tiketeillä. Esihenkilöt ovat erityisesti kaivanneet tukea Hertan kirjaamoasioiden täyttämiseen ja työsopimusten tekemiseen, ja näitä kysymyksiä on käsitelty sujuvasti näytönjaon avulla. 

Palvelun käyttöönoton jälkeen esihenkilöt ovat antaneet paljon positiivista palautetta. Henkilökohtainen yhteydenpito on tuonut apua, ja ongelmat ratkeavat nopeammin kuin viestivaihdolla. Esihenkilöille on tärkeää nähdä, että heidän asiansa hoitaa oikea henkilö kasvotusten, mikä on parantanut palvelukokemusta ja tuonut kaivattua henkilökohtaisuutta palveluun. 
 

Vantaan kaupungin liukuvassa työajassa olevalle henkilöstölle otettiin käyttöön Aikajana-työajanseurantaohjelma sekä mobiilileimaus. Käyttöönoton myötä luovuttiin toimitilojen kiinteistä työajanseurantalaitteista, otettiin leimaus käyttöön myös etätyössä sekä käynnistettiin työaikakorvausten maksuintegraatio Aikajanan ja Hertan välillä. Näin ylityömääräyksen työaikakorvaukset tulevat automaattisesti esihenkilön tekemän työaikahyväksynnän perusteella, eikä niitä tarvitse käsin laskea ja syöttää Hertan Kirjaamoon. Ennen Aikajanan käyttöönottoa toimialoilla tarvittiin erillisiä vastuukäyttäjiä ja heidän manuaalista työpanostaan mm. työaikaraporttien lähettämiseen työntekijöille ja esihenkilöille tarkastettavaksi sekä työaikaleimausten korjaamiseen. Muutosten myötä vastuukäyttäjien rooli poistui kokonaan ja vapautunutta työaikaa oli mahdollista kohdentaa toimialoilla muuhun työhön.

Käyttöönotot järjestettiin kuudessa eri ryhmässä vuoden 2024 aikana. Tukea tarjottiin monipuolisesti niin järjestelmään leimaaville työntekijöille kuin työaikaa hyväksyville esihenkilöille.

Toimialojen HR-palveluiden Palvelussuhdeasioiden tiimissä toimivat Aikajanan pääkäyttäjät järjestivät Teams-koulutuksia järjestelmässä esihenkilöroolissa sekä työntekijäroolissa toimiville henkilöille. Näissä koulutuksissa opastettiin järjestelmän käyttöön perehdytysmateriaalin sekä käytännön kautta näyttäen oikeita käyttötapauksia testiympäristössä. Työaikatiimi sai asiakkailta palautetta, että nauhoitetut koulutukset on koettu hyviksi ja niihin on ollut helppo palata myöhemmin.

Virkkuun perustettiin sivusto ’Aikajanan työajanseurantajärjestelmä liukuvassa työajassa’, josta löytyy mm. tietoa Aikajanasta järjestelmänä, ja laajoja sekä kohdennettuja ohjeita järjestelmän eri toiminnallisuuksiin. Esihenkilötyötä tukemaan on tehty Aikajana-aikataulu, josta esihenkilö näkee viimeisimmän päivän hyväksynnän tekemiseen. Aikataulusta työntekijä voi tarkistaa työaikakorvausten maksupäivän.

Jokaisen käyttöönoton jälkeen toimialoille tarjottiin lähitukea klinikkamuodossa. Klinikoilla oli mahdollisuus esittää kysymyksiä ja pyytää apua järjestelmän käyttöön. Klinikoita järjestettiin toimialojen omissa tiloissa, jotta henkilöstölle olisi mahdollisimman helppoa tulla paikan päälle myös nopeiden kysymysten kanssa. Klinikoilla Aikajanan pääkäyttäjät antoivat tukea käytännön asioihin, ja monen kohdalla ongelmat ja kysymykset ratkaistiin saman tien käyttäjän omalla laitteella.

Tukea tarjottiin ja tarjotaan yhä myös HR-palvelukanavan kautta, jonka kautta Aikajanan pääkäyttäjät ovatkin saaneet paljon kysymyksiä sekä esihenkilöiltä että työntekijöiltä. Mikäli tuen tarve niin vaatii, on HR-palvelupyynnöllä sovittu myös Teams-aikoja, jolloin näyttöä jakamalla asia on ratkaistu yhdessä pääkäyttäjän opastuksella.

Aikajanaa kehitetään järjestelmänä jatkuvasti. Yksi useita kyselyjä aiheuttava tilanne on ollut arkipyhävapaiden saldoa vähentävä vaikutus, mikäli esihenkilö ei ole niitä erikseen käsitellyt järjestelmässä. Tätä tullaan helpottamaan jatkossa. Lisäksi kehityslistalla on nykyisellään siirtymättömien, Hertan kautta haettujen koko päivän poissaolojen, kuten saldovapaapäivän, siirtyminen automaattisesti Aikajanaan.

Aikajana tarjoaa esihenkilöille aiempaa paremman näkyvyyden työntekijöiden työaikasaldoihin. Esmikko-järjestelmän aikana saldojen seuraaminen perustui harvemmin saatuihin raportteihin, kun nyt saldoja voi tarkastella reaaliaikaisesti esihenkilön Aikajanawebissä. Lisäksi esihenkilöt voivat seurata työntekijöiden kirjautumisia järjestelmään, sekä nähdä, onko työpäivä leimattu lähityöksi vai etätyöksi. Työntekijän on mahdollista myös syöttää itse jälkikäteen unohtunut leimaus, tai muokata aiempia leimauksiaan.

Kaiken kaikkiaan Aikajana nähdään merkittävänä edistysaskeleena työajanseurannassa ja sen käyttöönotto on sujuvoittanut työajan hallintaa sekä parantanut työntekijöiden ja esihenkilöiden välistä tiedonkulkua. 
 

Aikajana-työajanseurantajärjestelmään rakennettiin vuoden aikana uusi työnseurannan toiminnallisuus. Uuden työkalun tarkoituksena on, että työyksiköt voivat halutessaan seurata valitsemistaan projekteista, hankkeista tai työkokonaisuuksista niihin käytettyjä työtunteja. Työkalu on vapaasti käytettävissä ja linjajohto tekee päätöksen, otetaanko työkalu käyttöön. Työnseurannan työkalu on käytettävissä kaikissa Aikajanan ympäristöissä vuoden 2025 alusta.  

Kehittämispalvelut-yksikkö toimii erilaisissa HR-verkostoissa ja benchmarking on tullut arjen työskentelytavaksi. Keväällä 2024 Vantaan kehittämispalvelut-yksikkö järjesti suurten kaupunkien yhteisen HRD-tapaamisen, jossa alan ammattilaiset eri kaupungeista esittelivät parhaita käytänteitään työkykyjohtamisen ja osaamisen kehittämisessä. 
 

HR valmistautui työllisyys- ja kotouttamispalvelujen tukena valtakunnalliseen muutokseen, jossa työllisyyspalvelut siirtyivät valtiolta kuntien vastuulle vuoden 2025 alusta lähtien. HR valmistautui vuoden lopussa muun muassa yli 200 siirtyvän henkilön palkanmaksun toteuttamiseen sekä tietojen siirtymiseen. Lisäksi HR valmistautui myös uuden henkilöstön HR-perehdyttämiseen. Myös muutostukea suunniteltiin jo vuoden 2024 puolella yhteistyössä palvelualueen johdon kanssa.

Yhteistyössä valmistauduttiin myös vastaanottamaan uudet Vantaan työntekijät ensimmäisenä työpäivänä tammikuun alussa. Henkilöstön tueksi valmisteltiin myös normaalista palvelumallista poikkeavia tukimuotoja ja järjestelmätukea HR-asioiden sujuvuuden varmistamiseksi haastavassa muutoskokonaisuudessa. Rekrytointitiimi tuki myös lukuisien uusien rekrytointien toteuttamista osana muutoskokonaisuutta. 
 

Vantaa tarjoaa kaupunkitasoisesti esihenkilöilleen erilaisia valmennuksia niin yksilö- kuin ryhmätasollakin. Valmennuksia ja verkostopäiviä järjestetään avoimina sekä kohderyhmittäin. Kaupungissa on kilpailutettu ulkoisia palveluidentuottajia henkilöstökoulutuksen sekä esihenkilötyön ja työyhteisöjen toiminnan kehittämiseen. Tällaisia palveluja ovat mm. henkilöstökoulutus, coaching, työnohjaus, valmennukset sekä erilaiset konsulttipalvelut.

Työyhteisösovittelupalvelu otettiin palveluvalikkoon vuoden alussa. Yhteistyö henkilöstökoulutuksen sekä osaamisen ja johtamisen kehittämisessä on toteutunut sopimusten mukaisesti nykyisten sopimuskumppaneiden kanssa. Osaamisen kehittämisen sisäiset konsultit toimivat linjajohdon kumppaneina osaamisen johtamisen ja kehittämisen asioissa.  

Vuoden alussa otettiin käyttöön kaupunkitasoinen yhtenäinen verkkoperehdytysohjelma. Lisäksi käytössä on saatavuusohjelman aikana uudistettu perehdytyksen ohjemateriaali. Tämä kaikki kaupunkitasoinen perehdytys ohjeineen tukee toimialojen ja palvelualueiden omaa perehdytystä. Tavoitteena on jokaisen Vantaalle tulevan työntekijän saama kattava perehdytys ja sujuva työn aloitus.

Vuoden aikana on valmisteltu kaupunkitasoista verkkokoulutuspalveluiden hankintaa, ja tarkoituksena on, että vuoden 2025 alusta kaikilla Vantaan kaupungin työntekijöillä on käytössään verkkokoulutuspalvelut, jossa tarjolla valmiita verkkokoulutuksia ja webinaareja. 
 

Vantaan HR:n kehittämispalveluiden työhyvinvointitiimi on ollut mukana Kevan kehittämisverkostossa ja hankkeessa, jossa kehitetään työkykyyn ennakointityökaluja johtamisen tueksi. Varhaiskasvatuksen palvelualueelle rakennettiin hankkeen aikana työhyvinvoinnin tiedolla johtamisen vuosikello ja otettiin käyttöön myös Pulssi-työhyvinvointityökalu. Varhaiskasvatus oli edelläkävijä tässä toiminnassa ja toimintatapa laajennetaan tulevaisuudessa myös muille palvelualueille.  

Työkyky- ja työsuojeluasiantuntijat ovat esihenkilöiden tukena monenlaisissa työkykyyn ja työsuojeluun liittyvissä asioissa. Työkyky- ja työsuojeluasiantuntijat ovat olleet mukana esihenkilöiden tukena erilaisissa työkyvyn tuen tilanteissa vuoden 2024 aikana yhteensä 530 henkilön kohdalla.  

Työturvallisuusjärjestelmä Tutkassa on käyttöönotettu kaksi uutta ominaisuutta: työolojen haittojen ja vaarojen arviointiin uusi sisäilmasto-osio sekä epäasiallisen kohtelun ilmoituslomake (EKI). Lisäksi valmisteltu työolojen haittojen ja vaarojen arviointipohjan uudistaminen etenkin henkisen kuormittumisen ja psykososiaalisten kuormitustekijöiden arvioinnin osalta vastaamaan nykyisiä työelämätarpeita.   
 

Vuonna 2024 käynnistettiin myös uutena toimintona esihenkilöille suunnatut työhyvinvointi-, työsuojelu - ja työkykyteemoihin liittyvät Teams-infotilaisuudet. Työhyvinvointi- ja työsuojelukonsultti koostivat ajankohtaisista aiheista tiiviit, 45 min Teams-esihenkilötapaamiset. Aiheita olivat sairauspoissaolokäytäntö, uudet työturvallisuusjärjestelmä Tutkan toiminnot, epäasiallisen kohtelun ilmoittaminen ja selvittäminen, tukea mielen hyvinvointiin sekä työturvallisuusjohtamisen vastuut.   

Teams-infoja järjestettiin kaupunkitasoisesti yhteensä viisi, joihin jokaiseen osallistui keskimäärin 155 esihenkilöä. Lisäksi vastaavia esihenkilöille suunnattuja infotilaisuuksia järjestettiin joillain toimialoilla ja palvelualueille.