Vantaan kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus

Tämä on Vantaan kaupungin tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019), 28 §) mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus. Sisältö perustuu Vantaan kaupungin tiedonhallintamalliin. Mallia päivitetään jatkuvasti tiedonhallinnan muutosten yhteydessä, ja samalla päivitetään tarvittaessa myös tätä asiakirjajulkisuuskuvausta.

Viimeisin päivitys: 22.12.2020.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Kuvauksen tulee sisältää tiedot niistä tiedonhallintayksikön tietojärjestelmistä, jotka sisältävät asiarekisteriin tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja. Kuvauksesta tulee ilmetä, miten tiedonhallintayksikön asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Tietovarantojen sisältämät tietoaineistot tulee kuvata tietoryhmittäin.

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kerrotaan, onko tietoaineisto saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä.

Sisältö

Tietovarannot

Tietovarannot ovat loogisia kokonaisuuksia, jotka on tyypillisesti toteutettu yhdellä tai useammalla tietojärjestelmällä. Tässä on kuvattu tietovarannot ja niitä toteuttavat tietojärjestelmät.

Aikuisopiston tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • Kursor

Helmet-kirjastojen tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • eBooking
  • Sierra
  • Helmet

Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä eHijat

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • eHijat

Kaupunginmuseon ja Taidemuseon tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • Muusa
  • Kirsti

Kaupunkikortin asiakastietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • Kaupunkikortti

Kiinteistönhallinnan tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • KiHa Kiinteistönhallinta

Kulunvalvonnan ja työajankirjauksen tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • Esmikko
  • DigitalSentry ControlPoint

Kuntalaispalveluiden tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • MKAP Monikanavainen asiakaspalvelu

Liikuntapalveluiden tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • Enkora ACS

Lupapisteen arkisto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • Lupapiste

Maankäytön, rakentamisen ja ympäristön tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • MATTI - MAankäytön Toimintamalli ja TIetojärjestelmä

Musiikki- ja Taideopiston tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • Eepos

Palvelutietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • Toimipisterekisteri (TPR)
  • Matkakortti

Pieneläinten potilastiedot

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • ProvetNet

Pysäköinninvalvonnan tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • Helga
  • Helga-mobiili
  • Siiri

SAP HR Henkilöstörekisteri

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • SAP HR

Sähköinen osto- ja myyntilaskurekisteri

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • Heeros
  • Rondo

Timmi - tilavarausjärjestelmän asiakasrekisteri

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • Timmi

Tutka Työturvallisuusjärjestelmä

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • Tutka

Vantaan asiarekisteri

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • ASTA

Vantaan kaupungin toimeentulotuen rekisteri

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • VATJ Sosiaalitoimi
  • Apotti

Vantaan sidosryhmärekisteri

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • Hakosalo

Vantaan terveydenhuollon potilasrekisteri

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • Apotti
  • RAIsoft
  • GFS
  • Navitas

Varaamo tilavarauspalvelun asiakastietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • Varaamo

Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • VATJ Päivähoito

Varikon tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

  • Ajoneuvojen paikannus- ja raportointijärjestelmä
  • ATKsla : Varikko

Tietojärjestelmät

Tietojärjestelmistä on kuvattu järjestelmän nimi ja sen sisältämät tietoryhmät.

ASTA

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Hallintoasioiden asiakirjat
  • Sisäiset kirjaamattomat asiat ja asiakirjat
  • Sopimukset
  • Toimielinten pöytäkirjat
  • Viranhaltijapäätökset

ATKsla : Varikko

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Varikon tiedot

Ajoneuvojen paikannus- ja raportointijärjestelmä

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Varikon tiedot

Apotti

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Sosiaalihuollon asiakastiedot
  • Sosiaalihuollon asiakkaan perushenkilötiedot
  • Terveydenhuollon potilaan perustiedot
  • Terveydenhuollon potilaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot

Arkki

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Arkistoluettelot

Avu

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Korjausavustustiedot

DigitalSentry ControlPoint

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Videovalvonnan tiedot

Eepos

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Taideoppilaat
  • Taideoppilaiden huoltajat

Enkora ACS

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Uimahallien henkilöstö
  • Uimahallien kävijätiedot
  • Uimahallien myynnin tiedot

Esmikko

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Kulunvalvonnan tiedot
  • Työjajan seurantatiedot

GFS

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Terveydenhuollon potilaan perustiedot
  • Terveydenhuollon potilaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot

Heeros

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Kaupungin myyntilaskujen tiedot
  • Kaupungin ostolaskujen tiedot
  • Sähköisen osto- ja myyntilaskurekisterin käyttäjien perustiedot

Helga

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Pysäköinninvalvonnan tiedot

Helga-mobiili

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Pysäköinninvalvonnan tiedot

Helmet

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Kirjaston asiakkaan henkilötiedot
  • Kirjaston asiakkaan lainat ja varaukset
  • Kirjaston asiakkaan maksamattomat maksut

Kaupunkikortti

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Kaupunkikortin asiakastiedot
  • Kaupunkikortin tapahtumatiedot

KiHa Kiinteistönhallinta

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Kiinteistöjen huoltotiedot
  • Kiinteistötiedot
  • Rakennustiedot
  • Tilapalvelusopimukset
  • Toimitilahankkeiden ja rakennusprojektien tiedot
  • Toimitilarakentamisen investointi- ja työohjelmat
  • Toimitilojen ja asuntojen vuokratiedot

Kirsti

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Kaupunginmuseon esineet ja vastuuhenkilöt
  • Kulttuuriympäristön esineet ja vastuuhenkilöt
  • Kulttuuriympäristötiedot
  • Kuva-arkisto

Kursor

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Aikuisopiston henkilöstötiedot
  • Aikuisopiston kurssitiedot
  • Aikuisopiston käyttäjäryhmät
  • Aikuisopiston opetuspaikat
  • Aikuisopiston opiskelijatiedot

Lupapiste

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Rakennusluvat
  • Yleisten alueiden luvat

MATTI - MAankäytön Toimintamalli ja TIetojärjestelmä

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Infratiedot
  • Kaavatiedot
  • Kiinteistötiedot
  • Maanmittaustiedot
  • Rakennustiedot
  • Vuokra-alueiden tiedot

Muusa

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Taidemuseon kokoelman aineistotiedot

Navitas

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Röntgenkuvat ja muut kuvantamistutkimukset

ProvetNet

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Pieneläinten ja omistajien tiedot

RAIsoft

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Terveydenhuollon potilaan perustiedot

Rondo

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Kaupungin myyntilaskujen tiedot
  • Kaupungin ostolaskujen tiedot
  • Sähköisen osto- ja myyntilaskurekisterin käyttäjien perustiedot

SAP HR

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Henkilöstön palvelussuhteiden tiedot
  • Henkilöstön perustiedot
  • Luottamushenkilöiden perustiedot

SDL Trados Group Share

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Käännetyt tekstit/käännösmuisti

Siiri

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Ajoneuvojen siirtotiedot

Tarkastaja

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Tarkastajien henkilötiedot
  • Tarkastustiedot

Tutka

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Läheltä piti-, uhka- ja väkivaltatilanne- sekä työtapaturmailmoitukset

VATJ Päivähoito

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Lapsen hoitoaika- sekä läsnäolo- ja poissaolotiedot
  • Lapsen hoitopaikka- ja ryhmätiedot
  • Lapsen ja tämän huoltajien tai muiden lapsen kanssa asuvien henkilöiden henkilö- ja yhteystiedot
  • Tiedot työntekijöistä, joilla on käyttöoikeudet varhaiskasvatuksen tietojärjestelmiin
  • Varhaiskasvatuksen hakemustiedot ja niihin liittyvät lasta koskevat muistiinpanot
  • Varhaiskasvatuksen laskutustiedot
  • Varhaiskasvatuksen maksatustiedot
  • Varhaiskasvatuksen päätöstiedot
  • Varhaiskasvatuksen tilastotiedot

VATJ Sosiaalitoimi

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Sosiaalihuollon asiakastiedot
  • Sosiaalihuollon asiakkaan perushenkilötiedot

Varaamo

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Kirjaston laitevaraukset
  • Kirjaston tilavaraukset

eHijat

Tietojärjestelmän tiedot:

  • Henkilöstön loma- ja poissaolotiedot
  • Henkilöstön palkanlaskennan tiedot
  • Henkilöstön palvelussuhteiden tiedot
  • Luottamushenkilöiden perustiedot
  • Toimielinten kokoonpanotiedot

Hakutekijät

Hakutekijät riippuvat tietovarannosta ja järjestelmästä. Tyypillisiä hakutekijöitä ovat erilaiset yksilöivät tiedot, esimerkiksi:

  • Henkilön nimi
  • Henkilötunnus
  • Asiatunnus
  • Diaarinumero
  • Kiinteistötunnus
  • Kirjastokortin numero

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Jos järjestelmän kohdalla ei erikseen mainita, tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Vantaan kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt osoitetaan Vantaan kaupungin kirjaamoon. Kaupungin kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja kaupungin eri viranomaisista.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti niin, että asiakirjassa on omakätinen allekirjoitus.

Salattuja asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suositellaan toimitettavaksi henkilökohtaisesti Vantaa-infoon, jolloin tietopyynnön tekijän henkilöllisyys voidaan samalla todeta. Mikäli tietopyyntö toimitetaan postitse tai sähköpostitse, pyritään tietopyynnön tekijän henkilöllisyys toteamaan muilla keinoilla.

Asiakirjojen antamisesta päättävä viranomainen

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:n mukaan asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on.

Vantaan kaupungin hallintosäännön 12 luvun 12 §:n mukaan kaupunginhallituksella, lautakunnilla ja johtokunnilla on oikeus delegoida viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:ssä tarkoitettua asiakirjan antamista koskevaa ratkaisuvaltaa alaisilleen viranhaltijoille.

Kaupunginhallitus on 24.8.2020 päättänyt, että kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen asiakirjojen antamisesta päättää hallintojohtaja ja että kaupunkistrategian ja johdon toimialan palvelualuejohtajat päättävät asiakirjojen antamisesta oman palvelualueensa osalta.

Asiakirjojen antamisesta perittävät maksut

Kaupunginhallitus on päättänyt asiakirjojen antamisesta perittävistä maksuista 23.3.2015.

Tavanomaisena asiakirjapyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirja on kokonaan julkinen tai sen salassa pidettävien osien poistaminen on vaivatonta. Asiakirjan on oltava yksilöitävissä ja löydettävissä kaupungin asiakirjajärjestelmästä käytössä olevan asiakirjaluokittelun ja asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.

Erityisiä toimenpiteitä vaativana asiakirjapyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirjan haku ei ole mahdollista edellä kuvatuilla tavanomaisilla keinoilla. Pyyntö katsotaan erityiseksi myös, jos salassa pidettävien tietojen tarkistaminen tai poistaminen asiakirjasta vaatii tavanomaista enemmän työtä tai asiakirjapyyntö on poikkeuksellisen laaja. Erityistoimenpiteitä vaativia ovat myös tilanteet, joissa tarvitaan erityisiä automaattisen tietojenkäsittelyn haku- ,seulonta-, yhdistely- ja tulostusominaisuuksia.

Suullisesti, sähköpostitse tai kaupungin toimipisteessä luettavaksi annettavat tiedot:

  • Tavanomaiset asiakirjapyynnöt toimitetaan maksutta.
  • Erityisiä toimenpiteitä vaativat asiakirjapyynnöt: Tiedon esille hakemisesta tai salaisten osien tarkastamisesta tai poistamisesta peritään 50 € jokaiselta alkavalta tunnilta.

Kopiot ja tulosteet:

  • Kopion hinta: 1 € / A4–kokoinen sivu ja 2 € / A3 –kokoinen sivu, minimiveloitus 10 € / laskutuskerta
  • Erityisiä toimenpiteitä vaativissa asiakirjapyynnöissä peritään edellä mainittujen hintojen lisäksi tiedon esille hakemisesta tai salaisten osien tarkastamisesta tai poistamisesta 50 € jokaiselta alkavalta tunnilta.
  • Maksuihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Maksu työstä peritään, vaikka asiakirjaa ei etsittäessä löydy.

Yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi

Vantaan kaupunki
Kirjaamo
PL 1100
01030 Vantaan kaupunki

Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.

Vantaan kaupungin puhelinvaihde, p. 09 83911

sähköpostiosoite: kirjaamo@vantaa.fi
faksinumero: 09 8392 4163