Asiakirjajulkisuuskuvaus

Aikuisopiston tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Kursor

Ammatillisen koulutuksen opiskelijarekisteri

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Studenta

Helmet-kirjastojen tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• eBooking
• Sierra
• Helmet

Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Hertta S365

Kaupunginmuseon ja Taidemuseon tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Muusa
• Kirsti

Kiinteistönhallinnan tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• KiHa Kiinteistönhallinta

Koulutusportin henkilörekisteri

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• KOPO

Kotoutumisen valtakunnallinen tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• KOPO
• KOTO-AJ / Koto-digi
• MYLLY

Kulunvalvonnan ja työajankirjauksen tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Esmikko
• DigitalSentry ControlPoint

Kuntalaispalveluiden tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• MKAP Monikanavainen asiakaspalvelu

Liikuntapalveluiden tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Enkora ACS

Lupapisteen arkisto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Lupapiste

Maankäytön, rakentamisen ja ympäristön tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• MATTI - MAankäytön Toimintamalli ja TIetojärjestelmä

Musiikki- ja Taideopiston tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Eepos

Nuorisopalveluiden tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Mobiilinutakortti

Nuorisotyön tietovarannot

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Ohjaamo Vantaa ja Ohjaamo tilastot

Palvelutietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Toimipisterekisteri (TPR)
• HSL matkakortti

Pieneläinten potilastiedot

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• ProvetNet

Pysäköinninvalvonnan tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• HelgaPark
• Helga-mobiili

Sosiaalisen luototuksen rekisteri

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• ProELaskutus
• ProEconomica
• Finance

Sähköinen osto- ja myyntilaskurekisteri

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Rondo Mukana-sovellus 
• Rondo

Timmi - tilavarausjärjestelmän asiakasrekisteri

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Timmi

Tutka Työturvallisuusjärjestelmä

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Tutka

Työvoimapalveluiden ammattitiedon tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• A-TMT, TMT Työmarkkinatori
• MYLLY

Työvoimapalveluiden henkilöasiakkaan tietovaranto (H-ATV)

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• ASTA
• URA-VDI ja URA
• Typpi
• A-TMT, TMT Työmarkkinatori
• Yleinen avustusjärjestelmö YA
• KOTO-AJ / Koto-digi
• MYLLY

Työvoimapalveluiden työnhakuprofiilien tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• URA-VDI ja URA
• A-TMT, TMT Työmarkkinatori
• MYLLY

Työvoimapalveluiden työllisyyspalvelun tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• URA-VDI ja URA
• A-TMT, TMT Työmarkkinatori
• MYLLY

Työvoimapalveluiden työpaikkailmoitusten tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• URA-VDI ja URA
• A-TMT, TMT Työmarkkinatori
• MYLLY

Vantaan asiarekisteri

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• ASTA
• Lupapiste
• VaSa
• HelgaPark
• Primus-Kurre-Wilma

Vantaan sidonnaisuusrekisteri

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Julkaisujärjestelmä Internet, vantaa.fi

Vantaan sidosryhmärekisteri

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Hakosalo Asiakas (CRM)

Varaamo tilavarauspalvelun asiakastietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Varaamo

Varikon tietovaranto

Tietovarannon toteuttavat tietojärjestelmät:

• Ajoneuvojen paikannus- ja raportointijärjestelmä

Ajoneuvojen paikannus- ja raportointijärjestelmä

Tietojärjestelmän tiedot:

• Varikon tiedot

Arkki

Tietojärjestelmän tiedot:

• Arkistoluettelot

Asta

Tietojärjestelmän tiedot:

• Hallintoasioiden asiakirjat
• Hyvinvoinnin, terveyden, kulttuurin, liikunnan ja nuorisotoiminnan avustukset
• Sisäiset kirjaamattomat asiat ja asiakirjat
• Sopimukset
• Toimielinten pöytäkirjat
• Työvoimapalveluiden henkilöasiakkaan tiedot
• Viranhaltijapäätökset

A-TMT, TMT Työmarkkinatori

Tietojärjestelmän tiedot:

• Työvoimapalveluiden henkilöasiakkaan tiedot
• Työvoimapalveluiden organisaatioasiakkaan tiedot
• Työvoimapalveluiden palveluiden tiedot
• Työvoimapalveluiden taustatiedot
• Työvoimapalveluiden tavoite- ja seurantatiedot
• Työvoimapalveluiden työn ja työntekijöiden kohtaannon tiedot

Avu

Tietojärjestelmän tiedot:

• Korjausavustustiedot

Cloudia

Tietojärjestelmän tiedot:

• Harrastusten Vantaan tiedot
• Työvoimapalveluiden tukitoimintojen tiedot

DigitalSentry ControlPoint

Tietojärjestelmän tiedot:

• Videovalvonnan tiedot

Edustore

Tietojärjestelmän tiedot:

• Sähköiset oppimateriaalit

Eepos

Tietojärjestelmän tiedot:

• Taideoppilaat
• Taideoppilaiden huoltajat

Enkora ACS

Tietojärjestelmän tiedot:

• Uimahallien henkilöstö
• Uimahallien kävijätiedot
• Uimahallien myynnin tiedot

Esmikko

Tietojärjestelmän tiedot:

• Kulunvalvonnan tiedot
• Työjajan seurantatiedot

Finance

Tietojärjestelmän tiedot:

• Sosiaalisen luototuksen asiakkaan henkilötiedot
• Sosiaalisen luototuksen asiakkaan luoton maksuohjelma ja sen suoritukset
• Sosiaalisen luototuksen asiakkaan tilitiedot
• Sosiaalisen luototuksen asiakkaan yhteystiedot

HelgaPark

Tietojärjestelmän tiedot:

• Pysäköinninvalvonnan tiedot

Helga-mobiili

Tietojärjestelmän tiedot:

• Pysäköinninvalvonnan tiedot

Helmet

Tietojärjestelmän tiedot:

• Kirjaston asiakkaan henkilötiedot
• Kirjaston asiakkaan lainat ja varaukset
• Kirjaston asiakkaan maksamattomat maksut

Hertta S365HR

Tietojärjestelmän tiedot:

• Aikuisopiston henkilöstötiedot
• Kuvataidekoulun henkilöstötiedot
• Sovittelutoiminnan henkilötiedot
• Työvoimapalveluiden tukitoimintojen tiedot

Tyypillisiä hakutekijöitä ovat erilaiset yksilöivät tiedot, esimerkiksi:

• Henkilön nimi
• Henkilötunnus
• Asiatunnus
• Diaarinumero
• Kiinteistötunnus
• Kirjastokortin numero

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Vantaan kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt osoitetaan Vantaan kaupungin kirjaamoon. Kaupungin kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja kaupungin eri viranomaisista.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti niin, että asiakirjassa on omakätinen allekirjoitus.

Salattuja asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suositellaan toimitettavaksi henkilökohtaisesti Vantaa infoon, jolloin tietopyynnön tekijän henkilöllisyys voidaan samalla todeta. Mikäli tietopyyntö toimitetaan postitse tai sähköpostitse, pyritään tietopyynnön tekijän henkilöllisyys toteamaan muilla keinoilla.

Asiakirjojen antamisesta päättävä viranomainen

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:n mukaan asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on.

Vantaan kaupungin hallintosäännön 12 luvun 12 §:n mukaan kaupunginhallituksella, lautakunnilla ja johtokunnilla on oikeus delegoida viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:ssä tarkoitettua asiakirjan antamista koskevaa ratkaisuvaltaa alaisilleen viranhaltijoille.

Kaupunginhallitus on 24.8.2020 päättänyt, että kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen asiakirjojen antamisesta päättää hallintojohtaja ja että kaupunkistrategian ja johdon toimialan palvelualuejohtajat päättävät asiakirjojen antamisesta oman palvelualueensa osalta.

Asiakirjojen antamisesta perittävät maksut

Kaupunginhallitus on päättänyt asiakirjojen antamisesta perittävistä maksuista 26.3.2015.

Tavanomaisena asiakirjapyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirja on kokonaan julkinen tai sen salassa pidettävien osien poistaminen on vaivatonta. Asiakirjan on oltava yksilöitävissä ja löydettävissä kaupungin asiakirjajärjestelmästä käytössä olevan asiakirjaluokittelun ja asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.

Erityisiä toimenpiteitä vaativana asiakirjapyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirjan haku ei ole mahdollista edellä kuvatuilla tavanomaisilla keinoilla. Pyyntö katsotaan erityiseksi myös, jos salassa pidettävien tietojen tarkistaminen tai poistaminen asiakirjasta vaatii tavanomaista enemmän työtä tai asiakirjapyyntö on poikkeuksellisen laaja. Erityistoimenpiteitä vaativia ovat myös tilanteet, joissa tarvitaan erityisiä automaattisen tietojenkäsittelyn haku- ,seulonta-, yhdistely- ja tulostusominaisuuksia.

Suullisesti, sähköpostitse tai kaupungin toimipisteessä luettavaksi annettavat tiedot:

• Tavanomaiset asiakirjapyynnöt toimitetaan maksutta.
• Erityisiä toimenpiteitä vaativat asiakirjapyynnöt: Tiedon esille hakemisesta tai salaisten osien tarkastamisesta tai poistamisesta peritään 50 € jokaiselta alkavalta tunnilta.

Kopiot ja tulosteet:

• Kopion hinta: 1 € / A4–kokoinen sivu ja 2 € / A3 -kokoinen sivu, minimiveloitus 10 € / laskutuskerta
• Erityisiä toimenpiteitä vaativissa asiakirjapyynnöissä peritään edellä mainittujen hintojen lisäksi tiedon esille hakemisesta tai salaisten osien tarkastamisesta tai poistamisesta 50 € jokaiselta alkavalta tunnilta.

Maksuihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Maksu työstä peritään, vaikka asiakirjaa ei etsittäessä löydy.

1 Palvelun käyttö ja tarkoitus

Asiakirjapyynnön/Tietopyynnön tekijä (jäljempänä Käyttäjä) voi tehdä asiakirjalla julkisuuslain mukaisen tietopyynnön.

Käyttäjä voi pyytää myös huoltajana tai edunvalvojana huollettavansa tai edunvalvottavansa koskevia asiakirjoja.

Lomakkeella ilmoitetaan käyttäjän nimi, henkilötunnus sekä osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite ja salassa pidettävien asiakirjojen osalta käyttötarkoitus. Jos pyydetään huollettavan tai edunvalvottavan asiakirjoja, heidän osaltaan ilmoitetaan nimi ja henkilötunnus ja käyttötarkoitus.

Edunvalvojan tulee liittää tietopyyntölomakkeeseen edunvalvontavaltakirjan vahvistamispäätös tai edunvalvontamääräys. Kyseisen dokumentin voi lähettää lomakkeen liitteenä.

Palvelun tarkoituksena on tarjota digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain (306/2019) 5 §:ssä tarkoitettu mahdollisuus toimittaa henkilön asiointitarpeeseen liittyvät tiedot käyttäen digitaalisia palveluita tai muita sähköisiä tiedonsiirtomenetelmiä.

2 Henkilötietojen käsittely

Käyttäjä saa tietoja henkilötietojen käsittelystä ja hänelle kuuluvien rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä informaatioasiakirjasta: Henkilötietojen käsittely kasvatuksen ja oppimisen toimialan tietopyynnöissä.

3 Käytön ohjeet

3.1 Käyttäjä on vastuussa siitä, että hänen lomakkeellaan ilmoittamansa tiedot ovat oikeita. Käyttäjä sitoutuu myös ilmoittamaan hänen tietojaan koskevat muutokset.

3.2 Käyttäjä sitoutuu asioimaan asiallisesti ja hyvien tapojen mukaisesti järjestelmää käyttäessään.

3.3 Käyttäjä asioi palvelussa tunnistautuneena käyttäjänä. Tunnistus perustuu digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain (306/2019) 6 §:n 1 momenttiin. Vantaan kaupunki edellyttää yhteydenottajan vahvaa tunnistusta pyydettäessä salassa pidettäviä asiakirjoja, koska tietopyynnön käsittelyn edellytyksenä on tällöin, että Käyttäjän henkilöllisyydestä voidaan varmistua.

3.4 Palvelu hyödyntää hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetun lain (571/2016) 5 §:n mukaisesti Digi- ja väestötietoviraston (DVV) tuottamia Suomi.fi –palveluja. DVV:n Suomi.fi-palveluita koskevat tietosuojaselosteet löytyvät Suomi.fi-verkkosivuilta.

3.5 Vantaan kaupungilla on oikeus ottaa Palvelu tai sen osa tilapäisesti pois käytöstä huollon, asennuksen, muutostyön, yleisen järjestyksen ja turvallisuuden, järjestelmän liiallisen kuormituksen ja/tai muun vastaavan syyn vuoksi. Vantaan kaupunki pyrkii tiedottamaan Palvelussa tapahtuvista, yhteydenottajan kannalta olennaisista muutoksista ja katkoksista yhteydenottajalle Palvelun yhteydessä tai muuten. Vantaan kaupungilla on myös oikeus muuttaa Palvelua.

Julkisuuslain mukaisen tietopyynnön voi tehdä myös esimerkiksi postilla, sähköpostilla, puhelimitse tai käymällä henkilökohtaisesti Tikkurilan, Myyrmäen tai Korson Vantaa-infoissa. Tarkista Vantaa-Infojen osoitteet ja aukioloajat soittamalla (09) 83911 (vaihde) tai Vantaa-infon verkkosivulta. Salassa pidettävien asiakirjojen osalta tietopyynnön tekijän henkilöllisyys tarkastetaan tietopyyntöä vastaanotettaessa. Varaa tällöin mukaan kuvallinen henkilöllisyystodistus kuten passi, ajokortti tai kuvallinen henkilökortti. Salassa pidettävien asiakirjojen osalta pyytäjän tulee ilmoittaa myös tietojen käyttötarkoitus.  

Voit myös lähettää tietopyynnön osoitteeseen: Kirjaamo, PL 1100, 01030. Jos toimitat pyynnön postitse, ja kyse on salassa pidettävistä asiakirjoista, henkilöllisyytesi tarkastetaan luotettavalla tavalla.

3.6 Vantaan kaupunki kerää Palvelusta lokitietoja julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 17 §:n mukaisesti, tietojärjestelmässä olevien tietojen käytön ja luovutuksen seurannan toteuttamiseksi sekä tietojärjestelmän teknisten virheiden selvittämiseksi.

3.7 Palvelun sisällön käytön seuraamiseksi yhteydenottajan tietokoneelle saatetaan siirtää ns. evästeitä. Evästeillä kerätään tietoja siitä, miten Palvelua käytetään. Näiden tietojen avulla Palvelua kehitetään edelleen. Evästeillä kerättävillä tiedoilla ei tunnisteta yksittäisiä henkilöitä.

1 Användning av tjänsten och syftet med tjänsten

Den som begär uppgifter (nedan Användaren) kan med ett dokument göra en begäran om uppgifter enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. 

Användaren kan också som vårdnadshavare eller intressebevakare begära handlingar som gäller en person som han eller hon är vårdnadshavare eller intressebevakare för. 

På blanketten anges användarens namn, personbeteckning, adress, telefonnummer och e-postadress samt användningsändamålet för sekretessbelagda handlingar. Om en vårdnadshavare eller intressebevakare begär handlingar om en person som han eller hon är vårdnadshavare eller intressebevakare för, uppges för deras del namn och personbeteckning och användningsändamålet. 

Intressebevakaren ska till blanketten för begäran om uppgifter bifoga ett beslut om fastställande av intressebevakningsfullmakten eller ett intressebevakningsförordnande. Dokumentet i fråga kan skickas som bilaga till blanketten. 

Syftet med tjänsten är att erbjuda möjlighet att med hjälp av digitala tjänster eller andra elektroniska dataöverföringsmetoder sända uppgifter som hänför sig till en persons behov att uträtta ärenden, i enlighet med det som avses i 5 § i lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019).

2 Behandling av personuppgifter

Användaren får information om behandlingen av personuppgifter och om utövandet av den registrerades rättigheterur informationshandlingen: Behandlingen av personuppgifter vid begäran om information inom verksamhetsområdet för fostran och lärande.

3 Anvisningar för användning

3.1 Användaren ansvarar för att de uppgifter som han eller hon angett på blanketten är korrekta. Användaren förbinder sig också att meddela om ändringar i sina uppgifter.

3.2 Användaren förbinder sig att uträtta ärenden sakligt och i enlighet med god sed när han eller hon använder systemet.

3.3 Användaren sköter ärenden i tjänsten som en identifierad användare. Identifieringen baserar sig på 1 mom. i 6 § i lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019). Vanda stad förutsätter stark autentisering av personen som tar kontakt när det gäller begäran om sekretessbelagda handlingar, eftersom en förutsättning för behandlingen av en begäran om uppgifter då är att Användarens identitet kan fastställas.

3.3 Tjänsten utnyttjar Suomi.fi-tjänster som produceras av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB) i enlighet med 5 § i lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016). Dataskyddsbeskrivningarna som gäller MDB:s Suomi.fi-tjänster finns på Suomi.fi:s webbsidor.

3.5 Vanda stad har rätt att tillfälligt ta tjänsten eller en del av den ur bruk på grund av service och underhåll, installationer, ändringar, allmän ordning och säkerhet, överbelastning av systemet och/eller andra motsvarande orsaker. Vanda stads mål är att informera personen som tagit kontakt om eventuella ändringar eller avbrott i tjänsten som är väsentliga för honom eller henne i anslutning till tjänsten eller på något annat sätt. Vanda stad har också rätt att göra ändringar i tjänsten.

En begäran om uppgifter enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet kan också göras till exempel per post, e-post, per telefon eller genom att personligen besöka Vandainfo i Dickursby, Myrbacka eller Korso. Kontrollera Vandainfos adresser och öppettider genom att ringa (09) 83911 (växel) eller på Vandainfos webbsidor. I fråga om sekretessbelagda handlingar kontrolleras identiteten på den som begär uppgifter då begäran om uppgifter tas emot. I dessa fall ska du ta med ett fotoförsett identitetsbevis, till exempel pass, körkort eller ett identitetskort med foto. Den som begär sekretessbelagda handlingar ska också ange till vilket ändamål uppgifterna kommer att användas.  

Du kan också skicka begäran om uppgifter per post till adressen: Registraturen, PB 1100, 01030. Om du skickar en begäran per post som gäller sekretessbelagda handlingar, kontrolleras din identitet på ett tillförlitligt sätt.

3.6 Vanda stad samlar in logginformation från tjänsten i enlighet med 17 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) med syfte att följa upp användningen och lämna ut information från informationssystemet samt utreda tekniska systemfel.

3.7 För att kunna följa upp användningen av innehållet i tjänsten kan så kallade kakor överföras till den kontakttagande personens dator. Kakor används för att samla in information om hur tjänsten används. Denna information används för att vidareutveckla tjänsten. Informationen som kakorna samlar in identifierar inte enskilda personer.
 

Vantaan kaupunki
Kirjaamo
PL 1100
01030 Vantaan kaupunki

Käyntiosoitteet:
Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa
Myyrmäen Vantaa-info, Paalutori 3, 01600 Vantaa
Korson Vantaa-info, Urpiaisentie 14, 01450 Vantaa

Vantaan kaupungin puhelinvaihde p. 09 83911

sähköpostiosoite: kirjaamo@vantaa.fi

vantaa.fi/kirjaamo