Henkilöstökertomus 2021: Johtamisen ja työyhteisöjen kehittäminen

Vantaalla puhutaan monimuotoisesta työstä, ei vain etä- ja lähityöstä. Työskentelytapojen monimuotoistuessa työyhteisöjen työskentely tulee olemaan entistä enemmän yhdistelmä eri aikaan, eri paikoissa ja erilaisissa verkostoissa tapahtuvaa työskentelyä. Tätä onkin jo ahkerasti harjoiteltu korona-aikana. Toisena koronavuonna etätyöskentely jatkui monella toimistotyötä tekevällä, ja esille nousi erityisesti työhyvinvointi. Erityisen tärkeäksi koettiin yhteisöllisyys, oman työyhteisön ja erityisesti esihenkilön tuki. Työyhteisöjen työskentelyä poikkeustilanteessa tuettiin muun muassa esihenkilöiden valmennuksilla, työnohjauksella sekä erilaisilla työyhteisöjen virtuaalisilla kehittämispalveluilla. Myös kaupungin etätyöohjeet uudistettiin vuonna 2021 tukemaan monimuotoista työskentelyä. 

Vuonna 2021 alkoi matka kohti uudenlaista työympäristöä, kun Tikkurilan uuden toimitalon toteuttaja valittiin ja samalla käynnistyi työympäristön kehittäminen. Edessä on iso muutos: monitilaympäristöön siirtyminen edellyttää uudenlaista työkulttuuria ja tapaa tehdä ja johtaa työtä. Monimuotoisen työkulttuurin kehittämistä ja visiointia tehtiin vuonna 2021 toimitilahankkeen Työkulttuurin kehittäminen -alatyöryhmässä. Periaatteet ja visio tulevaisuuden monimuotoiselle työlle on jo olemassa, ja ne lanseerattiin loppuvuodesta 2021 esihenkilöille ja koko henkilöstölle. Toimitilahanke toteutetaan osallistaen työntekijöitä ja esihenkilöitä hankkeen eri vaiheissa. Osallistava suunnittelu käynnistyi loppuvuodesta 2021. 

Ylimmän johdon verkostopäivä sekä Päällikköfoorumi toteutettiin keväällä 2021 virtuaalimuodossa ja syksyllä 2021 lähitapaamisena. Nämä kaksi eri kohderyhmille suunnattua foorumia ovat samansisältöisiä. Tämän vuoden tapaamisissa teemana on ollut strategia ja johtaminen. Keväällä pysähdyttiin strategisen johtamisen ja jatkuvan strategisuuden äärelle ja syksyllä tulevan strategian Merkityksellistä työtä vaikuttavalla johtamisella -painopisteen äärelle. 

Vantaalla johtoryhmät pääsevät yhdessä käsittelemään strategisia johtamisen teemoja ja kehittämään toimintakulttuuriaan Tomuta-valmennuksissa (toimintakulttuurin muutosta johtamassa). Tomuta-ohjelma edistää toimintakulttuurin muutoksen johtamista sekä lisää valmiuksia hyvään ja osallistavaan muutoksen johtamiseen. Konserniyhtiöiden johtoryhmille toteutettu strateginen johtamisvalmennusohjelma Tomuta saatiin päätökseen elokuussa 2021.  

Parin vuoden takaisessa Uusi Vantaa -muutoksessa kaupungin organisaatiossa koettiin ennennäkemättömän suuria muutoksia. Yksi organisaatiouudistuksen tavoitteista on ollut, että johtaminen olisi entistä yhdenmukaisempaa ja strategiaa tukevaa. Jokaisen toimialan johtoryhmä on organisaatiouudistuksen vakiinnuttamisvaiheessa kehittänyt johtamistaan ja keskinäistä tiimityötään muun muassa johtoryhmävalmennuksessa. 

Kasvatuksen ja oppimisen toimialan johtoryhmä pääsi vihdoin koronan aiheuttamien viivästysten jälkeen valmentautumaan vuoden 2021 aikana. Valmennusta toteuttamassa oli ulkopuolinen kehittämiskumppani, jolle organisaatiomuutokset ja johtoryhmävalmennukset ovat ennestään tuttuja. 

– Meillä suurin tavoite oli, että johtoryhmä yhdessä johtaa toimialaa sen sijaan, että jokainen tarkastelee asioita vain omasta näkökulmastaan. Että olemme yksi yhtenäinen ja toimiva johtoryhmä, joka yhdessä pohtii ja ratkaisee asioita. Operatiivisten asioiden ohessa myös vuorovaikutuksen kehittämisellä on paljon merkitystä, tiivistää kasvatuksen ja oppimisen toimialan apulaiskaupunginjohtaja Katri Kalske. 

Kasvatuksen ja oppimisen johtoryhmä kokoontui vuoden 2021 aikana valmennuksissa yhteensä neljä kertaa. Osa tapaamisista oli etäyhteyksin, osa kasvotusten, mitä pidettiinkin tärkeänä tämänkaltaisessa työskentelyssä. Päätökseen valmennus saatiin syksyllä. 

Kaikki lähti liikkeelle siitä, että selvitettiin yhdessä tarpeet ja tavoitteet ja valmisteltiin kokonaisuus niiden mukaan. Valmennuspäivien, niin kutsuttujen vuorovaikutusistuntojen, aikana keskusteltiin ja tehtiin yhteisiä harjoituksia. Tapaamisten välillä osallistujat saivat tehtäväksi konkreettisia kotiläksyjä, joiden ideana oli saada aikaan oivalluksia, kuinka ryhmä voisi toimia yhdessä entistä paremmin ja tehokkaammin. 

– Yksi konkreettinen esimerkki on se, että päädyimme rytmittämään kokous- ja työskentelytapojamme uusiksi. Kun viikoittaisissa kokouksissa käsitellään paljon operatiivisia asioita, niin sen lisäksi päätimme pitää aina kerran kuussa pidemmän teemakokouksen, jossa keskitytään vain yhteen teemaan koko aika. 

Kalske pitää johtoryhmänsä valmennusta todella onnistuneena – mutta helpolla valmentaja ei osallistujia päästänyt. Vuorovaikutuksen kehittämisessä kun on kyse muun muassa vaikeiden asioiden sanoittamisen ja erilaisten mielipiteiden ilmaisemisen harjoittelusta. 

–Valmennusten jälkeen oli kaikkensa antanut olo. Mielestäni onnistuimme etenemään aika hienosti! 

Kalske näkee, että oleellisinta on olla jatkossakin hereillä valmennuksessa esillä olleiden asioiden äärellä ja jatkaa hyvin alkanutta työtä yhdessä sovittujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Omaa tekemistä on hyvä arvioida säännöllisesti ja olla valmis tekemään tarvittaessa muutoksia.  

Meillä johtamisen kehittämisen eteen tehdään koko ajan paljon töitä. Olen iloinen siitä, että olemme pystyneet edistämään yhteistä arvopohjaa ja näkemystä siitä millaista on hyvä kasvu ja oppiminen Vantaalle! 

Itsearviointi on tärkeä työkalu kehittämistyössä 

Toimialojen ja palvelualueiden johtoryhmien kehittämisessä voidaan käyttää Vantaalla yhtenä työkaluna itsearviointikyselyä. Kasvatuksen ja oppimisen toimialan johtoryhmävalmennuksen yhteydessä huomattiin, että vanha kysely ei palvele enää tarkoitusta parhaalla mahdollisella tavalla. Niinpä kehittämispalveluissa lähdettiin uudistamaan työkalua niin, että se käsittelee juuri niitä teemoja, jotka meillä ovat vahvasti esillä muussakin johtamisen kehittämisessä. 

Uudistetutta itsearviointikyselyssä vastaajat tekevät arvion, kuinka johtoryhmä työskentelee sekä kuinka itse työskentelee yksilönä. Kyselyllä selvitetään muun muassa vahvuuksia ja tärkeimpiä yhteisiä kehittämiskohteita. Itsearviointia voidaan käyttää monella tavalla: Sen avulla voidaan arvioida, onko tarvetta kehittämistyölle, mitkä olisivat hyviä kehittämiskohteita ja mitä tavoitteita kehittämiselle olisi hyvä asettaa. Kyselyllä voidaan myös seurata, kuinka kehittämistyössä edistytään. Ideana on, että itsearviointikysely linkitetään aina kehittämiseen eli johtoryhmän valmennus- tai coachingprosessiin. Kyselyn toteuttamiseksi ja purkamiseksi on valmis konsepti ja toimialojen asiakkuusvastaavien tukea tarjolla HR:n kehittämispalveluissa. 

Johtamisen ja yritysjohtamisen erikoisammattitutkinto Vantaa-JYET -ohjelma käynnistettiin keväällä 2021 yhteistyössä MIF:n (Management Institute Finland) ja Varian kanssa. Oppisopimuksena toteutettava ohjelma on suunnattu johtajille ja päälliköille, joilla on esihenkilöitä alaisina. Ohjelma vahvistaa laadukasta, valmentavaa strategian mukaista ja systemaattista johtamista. Ohjelman fokuksessa on erityisesti johtamisen johtaminen. Käynnissä oleva ohjelma päättyy kesäkuussa 2022. 

Lähiesimiestyön ammattitutkinto Vantaa-LAT -ohjelma käynnistettiin joulukuussa 2021 yhteistyössä Rastorin ja Varian kanssa. Oppisopimuksena toteutettava ohjelma keskittyy strategian mukaisen esihenkilöosaamisen kehittämiseen ja johtamistehtävässä onnistumiseen. Käynnissä oleva ohjelma päättyy kesäkuussa 2022. 

Vantaalla jokaisella uudella esihenkilöllä on mahdollisuus saada taipaleensa alkuvaiheessa tukea suorituksen johtamiseen, valmentavaan johtamiseen sekä lähijohtamisen kehittämiseen. Esimiehenä Vantaalla (EV)-valmennus on tarkoitettu kaikille Vantaalla uusille esihenkilöille riippumatta siitä, onko kokemusta kertynyt aikaisemmin jostakin toisesta organisaatiosta. Vuonna 2021 käynnistettiin kolme uutta valmennusryhmää. Lisäksi vuoden aikana vietiin loppuun neljä aiemmin alkanutta EV-valmennusta. Näistä kaksi toteutettiin täysin virtuaalisesti. Valmennus antaa eväitä strategian mukaiseen vantaalaiseen johtamiseen sekä tukee kasvua johtajana/esihenkilönä. Noin vuoden pituiseen EV-valmennukseen kuuluu olennaisena osana mentorointi sekä verkko-oppimisalusta Oppivan hyödyntäminen.  

Vantaalla on käytössä myös digitaalinen esihenkilöiden HR-perehdytys. Täysin itsenäisesti ja omaan tahtiin suoritettava HR-perehdytys on toteutettu verkko-oppimisalusta Oppivaan kuten muitakin Vantaan perehdytys- ja valmennusohjelmia. 

Pidempien valmennusohjelmien lisäksi vantaalaisille esihenkilöille kootaan erilaisia pienempiä kokonaisuuksia Johtamistarjottimelle. Laajasta valikoimasta esihenkilö voi valita ne valmennukset, joiden sisältöä erityisesti tarvitsee työssään. Johtamistarjottimelle on koottu muun muassa erilaisia täsmäkoulutuksia ajankohtaisista teemoista sekä pidempiä pienryhmille suunnattuja prosesseja. Koronatilanteen muuttuessa rakennettiin ketterästi kumppaneiden kanssa EXIT-tuotteita johtamisen ja esihenkilötyön tueksi helpottamaan paluuta ”uuteen normaaliin”.  EXIT-tarjontaan kuului muun muassa Paluu tulevaan -teematapaamisten sarja sekä EXIT-vaiheen työnohjausryhmä esihenkilötyön tueksi. Etätyön lisäännyttyä toteutettiin Työterveyslaitoksen kanssa Työhyvinvointi ja etätyön johtaminen -webinaarisarjaa sekä keväällä että syksyllä.  

Lisäksi Johtamistarjottimella jatkettiin muun muassa hyvää palautetta saaneita esihenkilöiden ryhmäcoaching-prosesseja, joissa opitaan valmentavan johtamisen perusteita, coachataan itse ja tullaan coachatuksi sekä sidotaan opit heti arjen johtamistyöhön. Myös vuonna 2020 kokeiltu Energiaa esimiestyöhön -ryhmäcoachingprosessi on vakiinnuttanut paikkansa Johtamistarjottimella. Vuoden 2021 aikana ryhmäcoachingprosessi toteutettiin kahdelle rinnakkaiselle ryhmälle. Lisäksi uusi ryhmä aloitti joulukuussa 2021. Näissä prosesseissa johtajuudessa kasvamista lähestytään itsensä johtamisen vahvistamisen sekä työhyvinvoinnin johtamisen näkökulmista.  

Vantaalla on myös joukko ryhmänvetäjiä, joilla ei ole varsinaista esihenkilöasemaa. Ryhmänvetäjille on olemassa oma valmennuksensa johtamistaitojen kehittämiseksi; vuonna 2021 Ryhmänvetäjien valmennusta jatkettiin kahdella uudella ryhmällä.  

Vuonna 2021 jatkui vielä edellisvuonna käynnistetty henkilöstöjohtamisen kaupunkitasoinen laatuhanke, jonka tavoitteena on kehittää johtamista ja esihenkilötyötä, lisätä henkilöstön työhyvinvointia ja vaikuttamismahdollisuuksia sekä vahvistaa rekrytointia ja työnantajamielikuvaa. Muutaman vuoden takaisen Kunta10-kyselyn tulosten ja työnantajakyselyiden pohjalta oli tunnistettu tarve kehittämistyölle tietyissä saatavuuden kannalta kriittisissä ammattiryhmissä: lääkärit, sosiaalityöntekijät ja varhaiskasvatuksen opettajat. Hankkeen ensimmäisessä vaiheessa tehtiin lähtötilanteen kartoitus, jonka pohjalta tarkennettiin tavoitteet ammattiryhmittäin sekä suunniteltiin erilaisia kehittämispolkuja toteutusvaiheeseen. 

Vuoden 2021 aikana tehtiin esimerkiksi seuraavaa: Perhe- ja sosiaalipalveluissa muun muassa toteutettiin johtamisen ja esihenkilötyön valmennusta. Tavoitteena on ollut, että perhe- ja sosiaalipalveluita johdetaan kokonaisuutena ja kaikkea toimintaa ohjaavat strategia, selkeä suunta ja tavoitteet. Tavoitteena on ollut myös osallistavan johtamisen rakenteiden ja toimintakulttuurin vahvistaminen, muutosjohtamisen tukeminen, työhyvinvoinnin lisääminen sekä johtamisjärjestelmän kirkastaminen. Varhaiskasvatuksessa työskenneltiin tiiviisti yhteisohjautuvuuden ja valmentavan johtamisen parissa vuoden 2021 ajan: kaikki päiväkodin johtajat sekä varhaiskasvatuspäälliköt osallistuivat yhteisohjautuvuuden valmennukseen, jossa pureuduttiin sekä osallistujien oman johtamisen kehittämiseen että saatiin käytännön työkaluja yhteisohjautuvuuden edistämiseen tiimeissä. Terveyspalveluissa puolestaan on pyritty johtamisen keinoin vaikuttamaan työn hallintaan, työn tavoitteiden selkeyttämiseen sekä työhyvinvointiin. Esihenkilöiden tilaisuuksissa on nostettu esille työn tavoitteita ja strategiaa on jalkautettu, lisäksi suunniteltiin palvelualueen johtoryhmän valmennusta, millä on heijastevaikutusta koko palvelualueen johtamiseen. Jokaisessa ammattiryhmässä on myös oma rekrytointia ja viestintää tukeva ryhmä ja nämä ryhmät tekivät aktiivisesti työtä koko vuoden 2021. 

Keväällä 2021 henkilöstöjohtamisen laatuhankkeessa tehtiin seurantakartoitus selvittämällä työntekijäkokemusta. Tulosten mukaan hankkeen tavoite toteutui hyvin lääkäreiden ja sosiaalityöntekijöiden osalta, mutta ei varhaiskasvatuksen opettajien osalta. Työvoiman saatavuustilanne vaihtelee paljonkin vuodenkin sisällä ja resurssivajeella on suora korrelaatio henkilöstön hyvinvointiin. 

Vantaalla on ollut vuosina 2020–2021 käynnissä henkilöstöjohtamisen laatuhanke, jonka keskeisiä tavoitteita ovat henkilöstön työhyvinvoinnin ja vaikuttamismahdollisuuksien kasvu sekä myönteisen työnantajakuvan vahvistuminen ja rekrytoinnin tehostaminen. Hankkeen ajan on tehty töitä kolmessa saatavuudeltaan haasteellisessa ammattiryhmässä: varhaiskasvatuksen opettajat, lääkärit ja sosiaalityöntekijät. Yksi keskeinen teema on ollut johtamisen ja yhteisohjautuvuuden kehittäminen. 

Vantaan varhaiskasvatuksessa työskenneltiin tiiviisti yhteisohjautuvuuden ja valmentavan johtamisen parissa vuoden 2021 ajan: kaikki päiväkodin johtajat sekä varhaiskasvatuspäälliköt osallistuivat Filosofian akatemian järjestämään yhteisohjautuvuuden valmennukseen, jossa pureuduttiin sekä osallistujien oman johtamisen kehittämiseen että saatiin käytännön työkaluja yhteisohjautuvuuden edistämiseen tiimeissä. Tällainen yhteisohjautuvuuden teemoja käsittelevä iso koulutuskokonaisuus on ollut ensimmäinen laatuaan Vantaalla. 

– Valmennuksessa työyhteisöt tekivät kokeiluja ja kehittämishankkeita, ja konkreettisten kehittämistehtävien kautta päästiin hyvin kiinni arjen tilanteisiin. Valmennuksen myötä on kehitetty ja muokattu esimerkiksi kokouskäytäntöjä, työvuorosuunnittelua sekä pedagogisen toiminnan yhteistä suunnittelua. Myös ajatusten vaihto muiden päiväkodin johtajien kanssa on tuottanut uusia oivalluksia omaan johtamistyöhön, kertoo varhaiskasvatuksen johtaja Mikko Mäkelä. 

Varhaiskasvatuksen valmennus sisälsi aloitus- ja lopputilaisuuksien lisäksi kuusi varsinaista valmennuskertaa. Koronan takia valmennus jouduttiin järjestämään etänä. Luentotyyppisten osuuksien lisäksi valmennuksessa oli ryhmätehtäviä sekä välitehtäviä, joissa työyhteisöt tekivät konkreettisia kehittämishankkeita omiin yksiköihinsä. Näitä kehittämishankkeita käytiin läpi yhteisillä valmennuskerroilla. Lisäksi valmennusten välillä osallistujat kokoontuivat nimetyissä pienryhmissä ja kävivät keskinäisen sparrauksen keinoin omien yksiköidensä tilanteita, tehtäviä ja johtamiskäytäntöjä läpi. 

– Valmennuksen aikana kokeiltu toimintapa, jossa johtamisen kehittämistä lähdetään viemään eteenpäin käytännön toimenpiteiden kautta, tarjosi hyvin työkaluja pelkän teoriakoulutuksen lisäksi. Tämä valmennuskokonaisuus on päättynyt, mutta lähijohtamisen kehittämistä jatketaan meillä kyllä esimerkiksi strategian jalkauttamisen ja tuloskorttitavoitteiden myötä, Mäkelä kertoo. 

Työyhteisöjen kehittämisessä vuotta 2021 kuvastavat parhaiten sanat muutos ja muutoksen tuki. Vuoden alussa otetiin käyttöön uudet kehittämiskumppanit, joten vuosi oli uusien kumppaneiden perustuotannon käynnistämistä ja toimialojen kannustamista sopimuskumppaneiden käyttämiseen. Koska vuosi oli edellisen tavoin poikkeuksellinen koronan takia, työyhteisöille järjestettiin monia työpajoja ja tuotteita poikkeusoloissa työskentelyn sekä uuteen normaaliin palaamisen tueksi. Lisäksi sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla jatkettiin positiivista palautetta saanutta haastavan korona-ajan päivystävän työnohjauksen palvelua esihenkilöille. Myös osaamisen kehittämisen asiakkuusvastaavat tekivät vuonna 2021 tuttuun tapaan töitä johtamisen ja työyhteisöjen kehittämisen parissa. Toimialoille ja palvelualueille on nimetty omat asiakkuusvastaavat, jotka tukevat henkilöstön kehittämisen asioissa. 

Vuonna 2021 toteutettiin myös Kunta10-tulosten käsittely, laadun arviointi sekä työolojen haittojen ja vaarojen arviointi yhtenä prosessina. Vuoden 2020 lopussa tulleiden Kunta10-tulosten pohjalta organisaation eri tasoilla käsiteltiin tulokset ja nostettiin niiden pohjalta kehittämistavoitteita. Lisäksi toimialoilla tehtiin caf-pohjainen laadun arviointi, johon henkilöstö osallistettiin taustakyselyn avulla. Varsinainen arviointi tehtiin palvelualueiden ja toimialojen laatupajoissa. Lisäksi samassa prosessissa tehtiin lakisääteinen työolojen haittojen ja vaarojen arviointi. Näiden arvioiden pohjalta laadittiin pidempikestoisia tavoitteita sekä tehtiin konkreettisia nopeampia toimenpiteitä. 

Vuonna 2021 kaupunkitasoista kehittämisrahaa käytettiin yhteensä noin 190 000 euroa (edellisvuonna 140 000 euroa). Kehittämisrahaa käytettiin sekä kaupunkitasoiseen johtamisen ja esihenkilötyön kehittämiseen ja tukeen että toimialoilla tapahtuvaan esihenkilötyön, työyhteisöjen ja johtamisen kehittämiseen. 

Kaupunkitasoisen kehittämisen osuus on 53 prosenttia kokonaiskustannuksista. Toimialojen kesken kehittämisrahat jakautuivat seuraavasti: kaupunkistrategia ja johto sekä yhtiöt 4 prosenttia, kasvatus ja oppiminen 23 prosenttia, sosiaali- ja terveydenhuolto 10 prosenttia, kaupunkikulttuuri 6 prosenttia ja kaupunkiympäristö 4 prosenttia. 

• Vuonna 2021 useaan otteeseen nopeasti muuttunut koronatilanne vaati työntekijöiltä, esihenkilöiltä ja työyhteisöiltä joustavuutta. 
• Etäjohtaminen vaati uudenlaisia toimintamalleja lähijohtamiselta.  Johtamisen merkitys kasvoi entisestään. 
• Samanaikaiset, päällekkäiset ja nopeat muutokset työssä vaativat muutoskyvykkyyttä. 
• Työvoimaan saatavuus ja henkilöstön vaihtuvuus haastoi johtamista kaikilla organisaatiotasoilla.