Henkilöstökertomus 2021: Vantaan HR:n palvelut

Vantaan HR tarjoaa monipuolisia palveluja esihenkilöille ja työyhteisöille. HR esimerkiksi tukee esihenkilöiden työn ja työyhteisöjen kehittämisessä, huolehtii kaupungin palkkausjärjestelmistä ja työmarkkina-asioista, kehittää palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon järjestelmiä, tukee rekrytoinneissa ja saatavuustyössä sekä huolehtii työterveyspalvelujen tilaamisesta.

Henkilö istuu tietokoneen ääressä

Vuonna 2021 Vantaan HR-asiantuntijoiden työssä näkyi vielä jonkin verran Uusi Vantaa -muutos, joka edellisvuoden alussa muutti laajasti organisaation toimintaa. Myös koronatilanne vaikutti edelleen ja vuoden aikana koottiin tukimateriaalia niin poikkeustilanteessa toimimiseen kuin poikkeustilanteesta toipumiseen. Digitaalisten HR-palveluiden kehittämistä jatkettiin edelleen ja alettiin myös valmistautua uuden HR- ja palkkajärjestelmän käyttöönottoon.

HR-palveluita uudella toimintamallilla jo toista vuotta

Organisaatiouudistuksen myötä Vantaan HR aloitti uudella, yhdessä asiakkaiden kanssa suunnitelulla toimintamallilla vuoden 2020 alussa. Keskitetty HR-asiakaspalvelu auttaa esihenkilöitä kaikissa palvelussuhteeseen liittyvissä asioissa niin sanotulla yhden luukun periaatteella. Keskitetty HR-asiakaspalvelu tarjoaa entistä laajempaa asiakaspalvelua, sillä palvelun taustalla on nyt koko moniammatillinen HR-verkosto.  

Uudessa palvelumallissa on tavoitteena se, että jäisi enemmän aikaa vaativaan asiantuntijatyöhön. Toimialoille on nimetty omat asiantuntijat, joihin esimiehet voivat olla suoraan yhteydessä saadakseen tukea erikseen määritetyissä HR-asioissa. Palvelualueelle nimetty henkilöstökonsultti toimii ylimmän johdon kumppanina erityisesti tulkintakysymyksissä sekä uusien ratkaisujen valmistelussa. Osaamisen johtamisen ja kehittämisen asioissa toimiala- ja palvelualuejohdon kumppanina toimii nimetty kehittämiskonsultti. Lisäksi toimialoille on nimetty omat työkyky- ja työsuojeluasiantuntijat. 

Vuonna 2021 jatkettiin asiakaslähtöisen HR-toimintamallin kehittämistä edelleen. Vuoden alussa myös sosiaali- ja terveydenhuollon toimiala liittyi keskitetyn HR-asiakaspalvelun piiriin. Tällä muutoksella varmistettiin toimialan HR-palveluiden sujuvuus sekä vähennettiin päällekkäistä työtä henkilöstöasioiden käsittelyssä. 

Sähköistä palvelukanavaa laajennettiin edelleen

Vantaalla on käytössä sähköinen HR-palvelukanava, joka helpottaa ja nopeuttaa esihenkilöiden HR-palvelupyyntöjen lähettämistä ja käsittelyä sekä toimii myös työntekijöille yhteydenottokanavana omaan palkanmaksuun liittyvissä kysymyksissä. Palvelukanava kokoaa kaikki henkilön HR-asioihin liittyvät palvelupyynnöt viesteineen ja dokumentteineen yhteen paikkaan ja palvelukanavan kautta asioiden edistymistä on myös helppo seurata. Moniammatillisen HR-tuen äärelle pääsee siis helposti yhden kanavan kautta. 

Avointen palvelupyyntöjen lisäksi HR-palvelukanava palvelee esihenkilöitä muun muassa täyttölupaprosessin käynnistämisessä, tehtäväkuvauksen laatimisessa, vakanssimuutosten valmistelussa, tutkintotodistusten toimittamisessa sekä työkokemukseen perustuvien lisien hakemisessa. Palvelukanavan kehitystyö jatkui vahvasti vuonna 2021. Kehittämiskohteita valikoitiin asiakaspalautteen ja käyttökokemuksen perusteella. Vuoden aikana palvelukanavaan otettiin käyttöön useita uusia toiminnallisuuksia sekä parannettiin vanhoja prosesseja entistä sujuvammiksi. 

Sähköisen palvelukanavan kautta tehtiin vuoden 2021 aikana palvelupyyntöjä yhteensä 83 412 kappaletta. Eniten kysyttiin palkka-asioista ja palvelussuhdeasioista kuten edellisvuonnakin. Kysymystyyppisissä palvelupyynnöissä työntekijän palkka-asia ja palvelussuhteen aloittaminen on isoimpia kategorioita. Myös HR-järjestelmistä kysyttiin paljon. Palvelukanavan kautta toimitettiin paljon erilaisia dokumentteja, kuten esimerkiksi sairauspoissaolodokumentteja. Verokorttien käsittely palvelukanavan kautta on vilkasta, vaikka usein niitä toimitetaan turhaan: vuoden vaihteessa työnantaja saa tiedot suoraan verottajalta ja vain muutosverokortit on tarpeen toimittaa erikseen.

Digikehittäminen jatkui

Keväällä 2021 otettiin vihdoin käyttöön työsopimuksen sähköinen allekirjoitus. Sähköinen allekirjoitus helpottaa huomattavasti esimiehen ja työntekijän arkea, sillä kasvokkaista kohtaamista ei tarvita vaan työsopimuksen viimeistely onnistuu vaivattomasti ja nopeasti muutamalla klikkauksella. Etenkin korona-aikana sähköinen allekirjoitus on myös ollut turvallinen tapa allekirjoittaa sopimus. Uutta palvelua ja ohjeistuksen toimivuutta testattiin ja kehitettiin pilottiryhmän kanssa ennen käyttöönottoa. 

Digipalveluiden kehittäminen otti loikan kesällä 2021, kun Vantaa teki Sarastia Oy:n kanssa sopimuksen uuden HR- ja palkkajärjestelmän hankinnasta. Järjestelmä hankitaan ns. valmiina tuotteena, joka on jo käytössä monilla kuntaorganisaatioilla. Sarastia365 HR -järjestelmä tuo muutoksia kaikkien työarkeen: uudistuksessa esimerkiksi nykyinen HR-työpöytä korvataan uudella ratkaisulla. Käyttöönottoprojekti päästiin aloittamaan elokuussa 2021. Loppuvuosi kului vauhdikkaasti projektisuunnittelun ja erilaisten määrittelyjen parissa. Tavoitteena on, että uusi järjestelmä saadaan käyttöön 1.9.2022. 

Lisäksi syksyllä käynnistettiin henkilöstöpalveluiden toiminnan ja toimintatapojen uudelleenajattelu, jotta palvelu olisi jatkossa turvattua nykyisellä henkilökuntamäärällä.  Toiminnan kehittämiseen on osallistunut koko henkilökunta. Tähän liittyy osittain myös sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan ja pelastuslaitoksen palkanlaskentapalveluiden ulkoistaminen HUS:lle ajatellen tulevaa hyvinvointialuemuutosta.

Palvelut ja prosessit selkeiksi kuvauksiksi

HR-palveluiden kehittämistyötä tehdään Vantaalla osallistavalla menetelmällä eli vuoropuhelussa palveluiden käyttäjien kanssa, sillä tavoitteena on rakentaa palveluista mahdollisimman sujuvia ja tarpeeseen vastaavia. Vuonna 2021 HR-palveluiden kehittäminen jatkui vahvasti palveluiden käyttäjiä kuunnellen. HR:ssä tehtiin vuoden 2021 aikana iso työ prosessien ja palveluiden kuvaamiseksi asiakaslähtöisellä tavalla. Vuoden lopussa esimiesten työn tueksi valmistui keskeisistä HR-palveluista ja -prosesseista ytimekkäät kuvaukset.  

Tavoitteena palveluiden ja prosessien kuvaamisessa on ollut se, että esihenkilöiden ja johtajien henkilöstöjohtaminen helpottuisi, asiakastyö olisi entistä yhtenäisempää ja asiakkaat eli HR-palveluita käyttävät esihenkilöt ja johtajat pääsisivät itse osallistumaan käyttämiensä palveluiden kehittämiseen. Esihenkilöille ja johtajille järjestettiinkin loppuvuodesta asiakasraati, jossa oli mahdollisuus antaa palautetta tekeillä olevista palvelu- ja prosessikuvauksista. 

Case: Sujuvia HR-palveluita asiakkaita kuunnellen

Henkilöitä työpajassa ideoimassa

HR:n asiakasraadeissa kehitetään yhdessä HR-palveluita. Loppuvuodesta 2021 käytiin läpi muun muassa uusia prosessi- ja palvelukuvauksia.

HR-palveluiden kehittämistyötä tehdään Vantaalla osallistavalla menetelmällä. Yksi hyväksi havaittu ja positiivista palautetta saanut työskentelymuoto on ollut HR-palveluita käyttäviä esimiehiä kokoava asiakasraati. Loppuvuodesta 2021 järjestettiin asiakasraati, jossa osallistujilla oli mahdollisuus tutustua Vantaan HR:n toimintamalliin ja tuleviin uudistuksiin sekä osallistua palveluiden kehittämiseen tuoreita palvelu- ja prosessikuvauksia kommentoimalla sekä jättämällä ideoita, toiveita ja näkemyksiä HR-palveluiden kehittämiseksi. 

–Palveluiden käyttäjien näkökulma on tärkeä, koska heille palvelut on tarkoitettu ja he yleensä käyttävät useampia HR:n työvälineitä. Eli palveluiden käyttäjillä on laaja kokonaiskuva, kertoo tietopalvelupäällikkö Päivi Rapo kaupunkiympäristön toimialalta. 

– Mielestäni osallistaminen HR-palveluiden kehittämisessä on todella tärkeää, sillä kyseessä on keskeinen tukipalvelu, jolla on iso vaikutus monien arkeen. Osallistavalla otteella palveluita saadaan kehitettyä aidosti yhdessä ja tarpeiden mukaan. Työskentelytapana asiakasraati oli tosi toimiva ja kaiken kaikkiaan kiva tilaisuus, sillä samalla tuli kohtaamisia muiden palvelualueiden ihmisten kanssa ja syntyi hyvää keskustelua ja näkökulmien vaihtoa, kiittelee raatiin osallistunut varhaiskasvatuksen johtaja Mikko Mäkelä. 

Vantaalla on kuvattu esimiesten työn tueksi HR:n palveluita ja prosesseja ytimekkääseen ja visuaaliseen muotoon yhteen helposti hahmotettavaan kuvaan. Uudenlaiset työskentelyä ohjaavat palvelu- ja prosessikuvaukset saavat asiakasraatilaisilta kiitosta.  

HR-palvelu on erittäin tärkeä palvelu toimialoille ja esimiehille.

– Esimiesten tukeminen työssään on tärkeää, sillä he ovat merkittävässä roolissa, kun työntekijöiden hyvinvoinnista ja viihtyvyydestä yritetään pitää huolta, puhumattakaan työn tekemisen organisoimisesta palvelutuotannon varmistamiseksi. Palvelu- ja prosessikuvaukset ovat oikein hyviä, selkeyttävät asioita ja eri tahojen rooleja henkilöstöasioissa. Joitakin laajoja asioita voisi ehkä pilkkoa vielä enemmänkin osiin, kiittää kasvatuksen ja oppimisen toimialan hallintopäällikkö Pirkko Nurmi ja heitti samalla jatkokehitysehdotuksen. 

Asiakasraatiin osallistuneet Päivi, Mikko ja Pirkko toivovat, että vastaavia vuorovaikutteisia tilaisuuksia järjestetään jatkossakin. 

– Toivottavasti jatkossakin palveluita kehitetään osallistavalla otteella ja keskusteluyhteys toimialojen ja HR:n kanssa pysyy avoimena ja kehittämissuuntautuneena, tiivistyvät toiveet jatkolle. 

Rekrytointia kehitettiin

Vantaan rekrytointitiimi on rekrytoivien esihenkilöiden tukena läpi rekrytointiprosessin. Tukea on tarjolla muun muassa työpaikkailmoituksen, rekrymarkkinoinnin, hakemusten karsinnan, hakijaviestinnän, haastattelun sekä valinnan vaiheissa. Tukea annetaan erityisesti esimies- ja asiantuntijarekrytoinneissa. Rekrytointi on myös toimialojen tukena ratkomassa saatavuusongelmia ja miettimässä niihin keinoja.

Rekrytointia kehitettiin edelleen vuonna 2021. Vuoden aikana muun muassa kehitettiin hakijavetoisempaa rekrytointimallia, tiivistettiin yhteistyötä oppilaitosten kanssa, tehtiin parannuksia Laura-rekrytointijärjestelmään, monipuolistettiin koulutustarjontaa, mitattiin hakijakokemusta ja tehtiin parannuksia saatujen vastausten pohjalta sekä helpotettiin rekrytointiprosessia kehittämällä robotille työtehtäviä dokumentoitavien rekrytoinnin asiakirjojen arkistoinnissa. Lue lisää rekrytoinnin ja työnantajamielikuva kehittämisestä Osaavan henkilöstön varmistaminen -osiosta.

Tukea poikkeusaikaan – sekä siitä toipumiseen

Ensimmäisenä koronavuonna työnteko mullistui ja uudenlainen työarki vaati pyöriäkseen joukon uusia käytäntöjä, ohjeistuksia ja linjauksia. Vuonna 2021 koronan aiheuttama poikkeuksellinen arki jatkui ja tilanne vaihteli nopeasti niin, että välillä Vantaan työpaikoilla päästiin normaalimpaan arkeen yhteisine kohtaamisineen ja tilanteen taas huonontuessa siirryttiin monissa töissä kotikonttoreille tai erityisjärjestelyihin työpaikoilla. 

HR:ssä elettiin tilanteen mukaan ja luotiin tarpeen mukaan erilaisia tuotteita ja tukea esihenkilöiden työn ja työyhteisöjen tueksi. Vuoden 2021 aikana koottiin tukimateriaalia niin poikkeustilanteessa toimimiseen kuin myös poikkeustilanteesta toipumiseen. Myös etätyön johtaminen oli vahvasti esillä. Työyhteisöjä valmisteltiin uuteen arkeen muun muassa Paluu tulevaisuuteen -työpajoissa. 

Käyttöön uudet strategiset kehittämiskumppanit

Vuoden 2021 alussa saatiin käyttöön uudet kilpailutetut strategiset kehittämiskumppanit, jotka tukevat esihenkilötyötä ja johtamisen kehittämistä. Kehittämiskumppaneiden tuotevalikoimaan kuuluu muun muassa työnohjausta, coachingia, työyhteisöjen ja esimiestyön kehittämistä sekä ylimmän johdon strategita konsultointia ja kehittämispalveluita. Kumppaneiden kilpailutuksen yhteydessä palveluita uudistettiin ja painotettiin palveluita erityisesti ylimmälle johdolle.  

Tavoitteena on tehdä systemaattista pitkäkestoista yhteistyötä, ja siksi uusien kumppaneiden palvelut ovat käytettävissä yhteensä viiden vuoden ajan eli yli strategiakauden. Kumppanit ovatkin niin sanottuja strategisia kumppaneita toimialojen ja palvelualueiden linjajohdolle ja työyhteisöille. Kumppanit ovat sitoutuneet Vantaan strategian mukaisten tavoitteiden ja toimintakulttuurin edistämiseen. Kehittämispalveluiden tulee tukea Vantaan kaupungin strategisia tavoitteita sekä kaupunkitasoista kehittämis- ja muutostyötä sekä arjen työn sujuvuutta. Palveluiden tavoitteena on tukea toimialoja ja yksiköitä kehittämistyössä, mutta myös yhteistyössä henkilöstö- ja konsernipalveluiden kehittämispalveluiden asiantuntijoiden kanssa levittää hyviä käytäntöjä, ja yksittäiset kehittämisprosessit voivat toimia apuna kaupunkitasoisten kehittämispalveluiden mallintamisessa ja kehittämisessä. 

Näin HR-asiantuntijoiden asiakastyö jakautui toimialojen kesken

Vantaan HR:n asiantuntijat ovat esimiesten ja työyhteisöjen tukena erilaisissa HR-kysymyksissä. Vuosittain seurataan, kuinka HR-asiantuntijoiden tekemä asiakastyö jakautuu kaupungin toimialojen välillä. Vuonna 2021 HR-asiantuntijoiden työssä näkyi vielä jonkin verran Uusi Vantaa -muutos, joka vuoden 2020 alussa muutti laajasti organisaation toimintaa. 

Vuonna 2021 kaupunkitasoisen asiakastyön osuus oli 40 prosenttia. Toimialojen välillä HR:n asiantuntijoiden asiakastyöhön käyttämä aika jakautui vuonna 2021 seuraavasti: kasvatus ja oppiminen 27 prosenttia, sosiaali- ja terveydenhuolto 17 prosenttia, kaupunkistrategia ja johto 8 prosenttia, kaupunkikulttuuri 5 prosenttia ja kaupunkiympäristö 5 prosenttia. Jakauma on suurin piirtein samanlainen kuin edellisenä vuonna, ja siinä näkyy selkeästi toimialojen koko. 

Case: Valmistautumista historialliseen muutokseen

Vuonna 2021 Vantaalla alettiin valmistautua hyvinvointialuemuutokseen, sillä 1.1.2023 hyvinvointialueet aloittavat toimintansa ja sosiaali- ja terveyspalvelut sekä pelastustoimi siirtyvät Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen järjestettäväksi. Muutos tarkoittaa isoja mullistuksia organisaatiolle sekä työntekijöille. Siirtymää on valmisteltu niin, että palvelut saadaan siirrettyä jouhevasti ja heti alusta saadaan muodostettua hyvät toimintamallit ja yhteistyörakenteet.    

Tukena ison muutoksen valmistelussa on ollut eri alojen osaajia varmistamassa, että keskeiset näkökulmat tulee huomioitua. 

– Näin ison muutoksen valmistelussa tarvitaan monipuolisesti erilaisia asiantuntijoita, jotta pohja on kunnossa turvallista siirtymää varten ja toimintamalleja saadaan aidosti kehitettyä asiakaslähtöisemmiksi. Mukana on muun muassa kauan sosiaali- ja terveysalalla työskennelleitä, digipuolen osaajia sekä hallinnon ja HR-asioiden asiantuntijoita, kertoo hankepäällikkö Marja Veikkolainen, joka on Vantaan puolella vetänyt Vantaan ja Keravan Tulevaisuuden sote-keskus ja rakenneuudistus -hankkeita. 

Marja Veikkolainen työskentelee hankepäällikkönä Vantaan ja Keravan Tulevaisuuden sote-keskus ja rakenneuudistus -hankkeissa.

Vantaan HR:n kehittämiskonsultti Tuija Jokinen toimii kehittämisen asiakkuusvastaavana sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalle ja on vuonna 2021 toiminut puolikkaalla työajalla myös Vantaan ja Keravan Tulevaisuuden sote-keskus ja rakenneuudistus -hankkeissa. Työ jatkuu Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ja Asukkaan asialla -hankkeen puitteissa. Jokisen työ liittyy erityisesti osaamisen ja johtamisen kehittämiseen sekä muutostuen ja muutosjohtamisen valmisteluun. 

Kyseessä ei ole ”vain” rakenteellinen organisaatiomuutos, vaan rinnalla kulkee palvelutuotannon ja asiakaslähtöisten palveluiden kehittäminen sekä uudenlaisten toimintamallien luominen.

– Muun muassa moniammatillinen ja verkostomainen työ lisääntyy, kun asiakkaan tilannetta katsotaan kokonaisvaltaisesti. Verkostojohtamisen osaamista kehittämistyössä onkin vahvistettu vuoden kuluessa, Jokinen kertoo. 

Uudenlaiset toimintatavat ja -mallit edellyttävät toteutuakseen ylipäätään uudenlaista osaamista eri ammattilaisten rooleissa ja yhteistyössä, ja systemaattinen osaamisen johtaminen korostuu. Tähän mennessä hankkeessa on kartoitettu, mitä osaamista tarvitaan, jotta visio toteutuu ja palveluita toteutetaan jatkossa uusien toimintamallien mukaan entistä asiakaslähtöisemmin. Näitä suunnitelmia lähdetään konkretisoimaan kehittämistoimiksi osana muutosjohtamista. 

Johtamisjärjestelmän valmistelutyöhön osallistumisen Jokinen on kokenut erittäin mielenkiintoiseksi. Seuraavaksi paneudutaan erityisesti muutosjohtamisen ja muutostuen konkreettiseen valmisteluun. 

– Osaamisen ja johtamisen kehittämiseen ja muutostukeen fokusoituneen kehittämiskonsultin tuki ja mukanaolo hankkeessa on tärkeää, sillä muutoksen johtaminen näyttelee merkittävää roolia meneillään olevassa isossa uudistuksessa, Veikkolainen toteaa.

– Tietysti työhöni hankkeen ohessa on sisältynyt edelleen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelualueiden ja -yksiköiden tukemista johtamisen kehittämisessä: johtoryhmien valmennusten toteutuksesta haasteellisten työyhteisötilanteiden tukemiseen. Tekemistä on pyritty kuitenkin aina tarkastelemaan myös suhteessa uudistuksen etenemiseen ja sen tavoitteisiin, kertoo Jokinen.

Vuoden haasteita

  • HR-palvelukanavan palvelupyyntöjen määrä on huomattava ja erityisesti palvelusuhdeasiantuntijoilla riitti työtä akuuttien palveluasuhdeasioiden mutta myös kehittämisasioiden kanssa.
  • Henkilöstön saatavuuden haasteiden ratkaisut ovat työllistäneet paljon. 
  • Palkanlaskenta on kuormittunut paljon koronan aiheuttaman lisätyön ja henkilöstön saatavuushaasteiden takia. 
  • Haasteista huolimatta HR-yhteisön kyky tehdä yhteistyötä yli yksikkö- ja tiimirajojen on kehittynyt ja esihenkilöiden mukaanotto palvelujen kehittämiseen on saanut kiitosta. 
  • Sarastian HR- ja palkkajärjestelmän käyttöönoton lykkääntyminen vuoteen 2022 on aiheuttanut tiettyjen HR-prosessien digitalisoinnin viivästymisen.

Avainsanat

Töissä Vantaalla