Henkilöstö- ja konsernijohtaja Kirsi-Marja Lievonen: Vuonna 2022 työelämä toipui koronasta ja otimme Vantaalla käyttöön uuden HR-järjestelmän
Vuoden aikana Vantaalla palauduttiin vihdoinkin koronan aiheuttamasta poikkeusolosta työssä ja vapaa-ajalla, ja otettiin käyttöön uusi henkilöstöhallinnan tietojärjestelmä Hertta.
Korona loi paljon henkistä ja fyysistä kuormitusta työhömme. Useat asiakkaat ja kuntalaiset eivät voineet hyvin korona-ajan sulkujen aikana. Lisäksi infektiosairaudet nostivat päätään, koska edellinen syksy 2021 ja alkutalvi 2022 oli sairastavuuden huippuaikaa. Myös yleinen maailmantilanne (mm. sota Ukrainassa, inflaatio ja sähkökriisiin varautuminen) ovat työterveyshuollon mukaan kuormittaneet kovasti henkilöstöä niin meillä kuin muillakin työnantajilla. Tämä näkyy Vantaan kaupungilla jopa 15 prosentin kasvuna sairauspoissaoloissa. Sairauspoissaolojen vähentämiseksi on tehtävä hurjasti työtä työyhteisöissä vuonna 2023. Kunkin työyhteisön kannattaa yhdessä pohtia, miten voidaan edesauttaa työstä palautumista ja lisätä yksilö- ja ryhmätasolla muutoskyvykkyyttä. Lisäksi tulisi vahvistaa jokaisen osaamista uhka- ja väkivaltatilanteissa sekä niiden mahdollisessa ehkäisyssä.
Etätyö on tullut osassa työtehtäviä jäädäkseen ja hyvä niin. Uudenmuotoisessa työssä tulee kuitenkin huomioida kaikkien – työnantajan, tiimin ja yksilön – tarpeet. Jokainen voi pohtia, tarvitseeko työ tai työkaveri minua läsnä, ja miettiä kohtaamisten merkitystä ja vaikutusta työyhteisöön. Tommy Hellsteniä siteeraten: “Olen nähnyt sen, joka tekee meistä kaikista samanlaisia huolimatta siitä, että olemme erilaisia. Se on syvä nähdyksi, kuulluksi ja kohdatuksi tulemisen tarve. Se on syvällä meissä, me kuljetamme sen myös mukanamme työpaikalle.”
Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän vaihto tapahtui 1.10.2023, kun Hertaksi nimikilpailun jälkeen ristitty järjestelmä otettiin Vantaan kaupungilla käyttöön. Järjestelmän tavoitteena on digitalisoida kaikki henkilöstöhallinnon prosessit. Uudet prosessit ovat koskettaneet henkilöstöä, esihenkilöitä sekä HR-henkilöstöä. Se on muuttanut työprosesseja, mutta ei työnjakoja. Suurin muutos on ollut opetuspuolella, jossa ei aikaisemmin ollut lähes lainkaan sähköisiä työprosesseja. Uuden oppiminen on aikaa vievää ja välillä haastavaa, koska vanhat prosessit olivat jo niin tuttuja. Muutos saatiin kuitenkin vietyä lävitse kunnialla ja palkanmaksun turvaaminen oli ykköstavoitteemme.
HR-järjestelmän vaihto on haastavaa, koska satojen tuhansien tietojen pitää siirtyä uuteen järjestelmään oikein; kaikkien pitää oppia nopeasti uusi järjestelmä; uutta tietoa pitää lisätä ja päivittää järjestelmään päivittäin ja muutosta tulee johtaa sekä asioista viestiä. Vantaalainen innovaatio, jossa alussa kierrätimme kaikki uudet työsopimukset ja viranhoitomääräykset uuden HR-tarkistustiimin kautta, oli hyvä ratkaisu. Tarkistustiimin avulla pystyimme löytämään virheet, parantamaan sisäistä ohjeistusta ja ohjaamaan lisätiedon pariin. Myös kaupungin sisäinen intra Virkku on saanut uusia seuraajia, kun Hertta-viestintää seurasi yli 2000 henkilöä sähköpostiin tulleiden esihenkilöuutisten lisäksi.
Työtä riittää Hertan ympärillä, koska se on järjestelmätuotteena aivan kehityskaarensa alussa eikä järjestelmäprojektia saatu vielä päätettyä vuoden 2022 aikana, sillä järjestelmätoimittajalla oli resurssihaasteita. Tulevina vuosina pyrimme saamaan tuotteeseen lisää käyttäjäystävällisyyttä ja ohjaavuutta sekä kehittämään prosessien automaatiota. Toivottavasti onnistumme tässä järjestelmätoimittajan kanssa tehtävällä hyvällä yhteistyöllä, jossa ovat mukana myös Helsinki ja Espoo.
Kirsi-Marja Lievonen
henkilöstö- ja konsernijohtaja