Henkilöstökertomus 2022: Osaavan henkilöstön varmistaminen

• Henkilöstöstämme vakituisia työntekijöitä oli 8 948 ja määräaikaisia 2 815.  

• Naisia henkilöstöstä oli 80 % ja miehiä 20 %, näin on ollut jo useamman vuoden.   

• Miehiä oli henkilöstöstä suhteellista osuuttaan enemmän esimiehinä ja johtajina. Miehiä oli kaikista esihenkilöistä 31 prosenttia (vuonna 2021: 30 %). 

• Naisvaltaisimmat toimialat ovat kasvatus ja oppiminen (85 %) sekä sosiaali- ja terveydenhuolto (90 %).  

• Miehiä on eniten kaupunkiympäristön toimialalla (56 %) ja kaupunkistrategian ja johdon toimialalla (52 %).  

• Koko henkilöstömme keski-ikä oli 46,5 vuotta (ilman pelaa, sotea ja opiskeluhuoltoa).  

• Työntekijöistämme 8,6 % oli ulkomaalaistaustaisia (Tilastokeskuksen vuoden 2021 tieto). Edeltävänä vuonna tilastokeskuksen tiedon mukaan osuus oli 7,3 %. Tavoitteena on kasvattaa määrää sekä edistää henkilöstön laajaa monimuotoisuutta ja ulkomaalaistaustaisen osuus on vuosi vuodelta aina kasvanut. Anonyymi rekrytointi on yksi tapa. Anonyymia rekrytointia käytettiin eniten kaupunkistrategian ja johdon toimialalla. 

• Etätyön tekijöitä oli vuoden aikana 1 879 (vuonna 2021: 1 896) ja etätyöpäiviä kertyi yhteensä 148 757 (vuonna 2021: 175 224). 

Henkilöstö- ja koulutussuunnittelu on Vantaalla jo vakiintunut osa toiminnan ja talouden suunnittelua sekä johtamista. Vantaalla laaditaan koulutussuunnitelmat palvelualueittain. Palvelualueen koulutussuunnitelman tulee pohjautua tavoitteisiin, tarpeisiin ja muutoksiin toimintaympäristössä sekä nykyisen henkilöstön osaamiseen ja suunniteltuihin kehittämistoimiin.   

Osaamisen johtamisen ja kehittämisen malli perustuu paitsi kaupunkitasoiseen malliin ja yhteisiin aikatauluihin myös jokaisen toimialan omaan aktiivisuuteen. Toimialoilla osaamisen johtaminen vaihtelee. Jokaisella Vantaan toimialalla on oma osaamisen kehittämisen työryhmänsä, joka varmistaa toimialoittain osaamisen systemaattisen kehittämisen ja koulutusten toimeenpanon järkevyyden. Tavoitteena on saada toimialatasoista synergiaa koulutusten tuottamisessa. 

Osaamisen kehittämisen/johtamisen vuosikello ohjasi toimintaa ja työryhmät toimivat toimialoilla aktiivisesti suunnitelmien mukaisesti ja joillakin toimialoilla on tarkasteltu osaamisen kehittämistä pidemmällä aikaperspektiivillä.  

Kasvatus ja oppiminen toimialla on kevään 2022 aikana johdon ja osaamisen kehittämisryhmän työpajoissa määritelty toimialan strategiset osaamiset. Osaamisen kehittäminen keskittyy koko toimialalla strategisten osaamisten kehittämiseen sen lisäksi, että varmistetaan jatkossakin henkilöstön vahva ammatillinen osaaminen.  Palvelualueilla on osaamisen kehittämisessä myös eroja, sillä palvelualueet ovat hyvin erilaisia ja eri kokoisia. Isoilla palvelualueilla on systemaattisemmin viety valittuja osaamisia koko henkilöstölle tai suurelle henkilöstöryhmälle. 

Vuonna 2021 laaditut koulutussuunnitelmat vuodelle 2022 ohjasivat osaamisen kehittämistä toimialoilla. Toimialoilla ja palvelualueilla on toteutettu koulutussuunnitelmien mukaisten koulutusta ja osaamisen kehittämistä.  

Vuoden aikana laadittiin myös vuosille 2023–2026 henkilöstö- ja koulutussuunnitelma. Tämä koski jäljelle jäävää kaupunkia, ei hyvinvointialueelle siirtyviä.  

Kasvatuksen ja oppimisen toimialalla määriteltiin strategiset osaamiset toimialan johdon ja asiantuntijoiden yhteisissä työpajoissa hyvin poikkeuksellisella tavalla.

Vuoden alussa 2022 julkistettiin kasvatuksen ja oppimisen toimialan uusi nelivuotinen kaupunkistrategian toimeenpanosuunnitelma ja sen erityiset painopisteet: hyvä elämä, hyvinvointi ja kasvu ja oppiminen. Kasvatuksen ja oppimisen toimialalla toimii kuusi eri teemaista kehittämisryhmää, joiden tarkoituksena on pureutua strategisiin painopisteisiin eri näkökulmista. Kehittämisryhmiin osallistuvat eri palvelualueiden päälliköt ja asiantuntijat toimialan sisältä.  

Strategisella osaamisella tarkoitetaan sellaista osaamista, joka mahdollistaa strategian toteuttamisen, auttaa organisaatiota menestymään ja mahdollistaa erilaistumisen ja siten kilpailukyvyn vahvistamisen suhteessa muihin. Leenamaija Otalan mukaan organisaation osaamispääoma rakentuu henkilöpääomasta (henkilöstön osaaminen, asenteet, motivaatio, oppimiskyky), rakennepääomasta (toimintakulttuuri, johtamisjärjestelmä, rakenteet, työilmapiiri) ja suhdepääomasta (osaamisverkostot, yhteistyö, luottamuspääoma).   

Osaamisen kehittämisen ryhmälle annettiin tehtäväksi selvittää, millä tavalla voidaan tunnistaa henkilöstön strategiset osaamiset ja millaista osaamista henkilöstö tarvitsee, jotta strategia toteutuu. Osaamisen kehittämisen ryhmän entinen puheenjohtaja Lena Karlsson järjesti yhdessä osaamisen kehittämisryhmän kanssa kolme työpajaa kason johtoryhmälle, palvelualueiden johtoryhmien jäsenille ja edustajille eri palvelualueilta. Konsultaatioapua saatiin kehittämiskonsultti Leena Peltolalta ja Metropolian konsultilta Helena Kuusisto-Ekiltä.    

Työpajassa haluttiin herättää keskustelua, tuottaa ideoita ja muodostaa yhteinen näkemys kason strategisista osaamisista vuoteen 2025 mennessä.   

 – Pohdimme, mitkä ovat koko toimialaa yhdistäviä osaamisia ja mitkä ovat palvelualuekohtaisia osaamisia, jotka ovat keskenään erilaisia, kertoo Lena Karlsson.  

Työpajoissa tunnistettiin, että kasossa henkilöstöllä on hyvin vahva substanssiosaaminen. Kehityskohteiksi nousi toimintakulttuurin liittyviä asioita esimerkiksi osallisuuden vahvistaminen, onnistumisen jakaminen ja yhteisöllisen toimintakulttuurin rakentaminen. Osallistujat pohtivat, että toimialalla tarvitaan enemmän tiimien yhteistä ymmärrystä, kokonaisvaltaisen ymmärryksen kehittämistä ja valmentavaa työotetta.   

 – Yhteisiksi nostoiksi tulivat kyky työhyvinvoinnin lisäämiseen, kyky tunne- ja vuorovaikutustaitojen kehittämiseen, kyky erilaisten taitojen arvostamiseen ja yhdessä tekemiseen ja kyky inklusiivisen toimintakulttuurin kehittämiseen, sanoo osaamisen kehittämisryhmän nykyinen puheenjohtaja Juhani Kärki.  

Osaamisen kehittämisryhmä teki koosteen kehittämistarpeista Metropolian ammattikorkeakoulun yhteistyötaholle, joka räätälöi tietojen pohjalta tulevat koulutukset ja koulutusohjelmat. Koulutuksia suunnitellessa strategisten osaamisten tavoitteita on yhdistetty koulutuskoreiksi, mikä tarkoittaa, että yksi koulutuskokonaisuus voi sisältää useampia tavoitteita. Esimerkiksi Hyvinvoiva ja kestävä työyhteisö -koulutuskori sisältää muun muassa hyvinvointitematiikkaa, itsensä johtamista, muutosjohtamista ja vuorovaikutustaitoja, jotka ovat kaikki strategisesti tärkeiden kyvykkyyksien sisältöjä. Strategisia osaamisia kehitetään koulutusten lisäksi työssä oppimalla.  

Rekrytointipalvelu tuki esihenkilöitä rekrytointiprosessin suunnittelussa, työpaikkailmoituksen kirjoittamisessa ja markkinoinnissa, menetelmien valinnassa sekä olemalla mukana haastatteluissa, erityisesti esihenkilörekrytoinneissa. Esihenkilöiden rekrytointiosaamista tuettiin vuoden aikana kattavalla koulutustarjonnalla. Tarjolla oli lyhyitä rekryvartteja ja -tunteja, joissa esiteltiin rekrytoinnin työkaluja ja teemoja. Esihenkilöille kerrottiin rekrytointijärjestelmän toiminnallisuuksista, kuten ajanvarauskalenterista ja videohaastattelutyökalusta ja korostettiin hakijaviestinnän merkitystä hakijakokemuksen rakentamisessa sekä yhdenvertaisuutta edistävää anonyymia rekrytointia.  

Yhdenvertaisuutta ja syrjimättömyyttä rekrytoinnissa nostettiin esiin eri tavoin. Anonyymin rekrytoinnin työkalua käytettiin 57 rekrytoinnissa, joihin oli saatavilla kattava tuki rekrytointipalvelusta. Näistä 40 % sijoittui kaupunkistrategian ja johdon toimialalle, 26 % kaupunkikulttuurin toimialalle, 14 % kasvatuksen ja oppimisen toimialalle, 12 % sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalle sekä 7 % kaupunkiympäristön toimialalle.  

Vantaan kaupunki liittyi myös mukaan ROMAKO-hankkeeseen, jolla edistetään romanien yhdenvertaisuuden ja syrjimättömyyden toteutumista työelämässä. Hanke jatkuu vuoden 2024 loppuun ja Vantaa on mukana hankkeen työnantajapoolissa.  

Vantaan kaupunki osallistui myös työterveyslaitoksen tutkimukseen “Moninaisesti parempi – nostetta maahanmuuttajataustaisten naisten asiantuntijauriin”. Tutkimukseen haastateltiin Vantaalle asiantuntijatehtäviin työllistyneitä maahanmuuttajataustaisia naisia, esihenkilöitä ja HR- edustajia. Tutkimuksen myötä valmistui muun muassa opas moninaisuuden edistämiseen rekrytoinnissa.   

5.12. avattiin Koisoniityn palvelukeskus, joka tarjoaa asunnottomien tuettua asumista, tehostettua palveluasumista sekä avointa olohuonetoimintaa. Palvelukeskus toimii Asunto ensin -mallin mukaisesti, jossa keskeisenä näkemyksenä on, että asunnon hankkiminen on etusijalla muihin tukitoimiin nähden. Koisoniityn palvelukeskuksen palveluiden tavoite on vähentää ja ennaltaehkäistä asunnottomuutta, ennaltaehkäistä asunnottomuuden pitkittymistä ja sen uusiutumista.   

Uuteen palvelukeskukseen haettiin syyskuussa 2022 viittä sosiaaliohjaajaa, kahdeksaa lähihoitajaa, kahta toimintaterapeuttia ja kahta sairaanhoitajaa. Haku oli menestys – hakemuksia tuli yhteensä 73 kappaletta.  

Koisoniityn palvelukeskuksen projektipäällikkö Arja Wallenius ja Vantaan kaupungin rekrytointikoordinaattori Laura Mustonen kertoivat onnistuneensa rekrytoinnissa yhteistyön voimalla.   

 – Minä tiesin työn sisällöstä ja Laura osasi kysyä oikeat kysymykset, Wallenius sanoittaa.  

Wallenius ja Mustonen tapasivat ensimmäisen kerran kesäkuussa ja alkoivat suunnitella syyskuussa avattavaa rekrytointia. Haettaviin tehtäviin luotiin yksi yhteinen, informatiivinen ja selkeä työilmoitus. Yhteiseen ilmoitukseen päädyttiin, sillä rekrytoinnissa haluttiin panostaa hakijaystävällisyyteen. Osalla hakijoista oli pätevyys moneen tehtävään, ja erillisten ilmoitusten täyttämisen sijaan hakijoiden oli helppo täyttää vain yksi ainoa hakemus ja merkitä siihen, mistä paikasta on erityisesti kiinnostunut.  

Yksi ilmoitus oli maksetun mainonnan näkökulmasta kustannustehokkaampi kuin monta yksittäistä ilmoitusta. Sen avulla oli helpompi tuoda esiin uutta yksikköä houkuttelevana tekijänä ja saada ilmoitukselle vaikuttavuutta. Hakijat olivat myös helpommin hallittavissa esihenkilön näkökulmasta.  

Rekrytointiprosessi hoidettiin aina samalla sapluunalla Teamsin avulla. Haastatteluun kutsutuille lähetettiin linkki Laura ajanvarausjärjestelmään, josta he saivat itse varata sopivan ajan. Haastatteluissa Wallenius arvioi hakijoiden osaamista ja sopivuutta samalla, kun Mustonen selvitti motivaatiota ja arvoja.  

 – Tässä opitaan puolin ja toisin, kun on rekrytointiammattilainen prosessissa mukana. Tämä on yhteistyötä, että löydetään oikea tekijä oikeaan paikkaan, Wallenius sanoo.  

Mustosella on hyvä vinkki onnistuneeseen rekrytointiin: hyvä hakijaviestintä. Koisoniityn palvelukeskuksen rekrytointiprosessista saatiin paljon kiitosta, sillä hakijoille tiedotettiin rekryn vaiheista sekä tavoiteaikatauluista, joissa päätöksiä tehdään. Viestien lähettäminen ei ollut iso juttu Mustoselle, mutta merkitsi sitäkin enemmän hakijoille ja viestii siitä, että hakijoita ja heidän aikaansa arvostetaan.  

Kuvituskuva: Kaisa Sunimento 

Psykologeista on ollut jo pitkään pulaa myös kunnallisella puolella. Vantaalla psykologien saatavuushaasteisiin lähdettiin etsimään ratkaisuja rekrytoinnista. Varhaiskasvatuksen oppilashuollossa esihenkilönä työskentelevä Sari Niemi kertoo, että rekrytoinnissa on haluttu tuoda esille, millaista on opiskeluhuollon psykologin työ ja mitä erityistä Vantaalla on työnantajana tarjottavana.   

Viestintä hyppäsi mukaan rekrytointiin ja teki psykologien työstä Vantaalla markkinointivideon. Videolla psykologit kertovat itse, millaista on oppilashuollossa työskentely.  

 – Meillä oli sellainen kuva, että opiskelijat eivät välttämättä osaa hakeutua opiskeluhuollon piiriin. Halusimme videolla tuoda esiin moniulotteisesti syitä, miksi Vantaalle kannattaa tulla töihin. Halusimme myös tuoda toisenlaista perspektiiviä median antamaan kuvaan psykologityön kuormittavuudesta kunnallisella puolella.  

Markkinoinnissa käytettiin paljon sosiaalista mediaa hyödyksi ja tehtiin erilaisia kampanjoita. Myös rekrytointiprosessia kevennettiin ja työpaikkailmoituksia raikastettiin yhteistyössä viestinnän kanssa.  

 – Teimme Duunitorin kanssa helpon hakulomakkeen, johon hakijan tarvitsee täyttää vain henkilötietonsa ja vastata kolmeen kysymykseen.   

Duunitorin hakuilmoitus toi näkyvyyttä ja yhteydenottoja tuli, myös harjoittelupaikoista. Sari korostaa, että esihenkilöiden osaamista tarvitaan myös työpaikkailmoitusten tekoon, jotta hakijoille välittyy oikea kuva psykologin työstä. Yhteistyötä oppilashuollon, rekrytointiasiantuntijoiden, viestinnän ja yliopistojen kanssa tarvitaan.   

 – Olemme saaneet korvaamatonta apua rekrytoinnin asiantuntijoilta, jotka osaavat muotoilla viestin oikein ja tietävät kanavat. Yliopistojen kanssa teemme paljon hyvää yhteistyötä. Välillä jalkaudumme psykologien kanssa yliopistoihin esittelemään psykologin työtä Vantaalla ja välillä pidämme verkossa esittelyitä.   

Työpaikkailmoituksissa ja videolla haluttiin näkyvän, että Vantaalla on panostettu paljon työntekijöiden työhyvinvointiin. Työtiimejä on tiivistetty ja psykologiyhteistyötä lisätty toimipisteiden välillä, jotta psykologit saavat toisiltaan myös kaipaamaansa vertaistukea ja tuntevat kuuluvansa yhteisöön.  

 – Olemme paljon miettineet pitovoimaa, etätyömahdollisuuksia ja työn joustoja, esimerkiksi lyhennettyä työaikaa. Olemme yhdessä työntekijöiden kanssa sopineet periaatteista, joilla työtä tehdään. Me esihenkilöt autamme tarvittaessa psykologeja priorisoimaan työtään ja olemme aina heidän tukenaan. Vantaalla on lupa rajata työtä ja pitää itsestä huolta.  

Vantaa nähdään hyvänä työnantajana opiskeluhuollon psykologeille. Työnjoustoja ja ammatillisia, psykologin työtä ymmärtäviä esihenkilöitä arvostetaan paljon. Sari painottaa, että Vantaalla ollaan valmiita tekemään töitä sen eteen, että työntekijät pysyvät ja kokevat iloa työssään.  

Vantaan kaupungin ammatillisen lisä- ja täydennyskoulutuksen ja henkilöstökoulutuspalvelun tuottajana toimii Metropolia ammattikorkeakoulu. Yhteistyö Metropolian kanssa on jo vakiintunutta toimintaa, joka perustuu vuosikellopohjaiseen systemaattiseen osaamisen johtamisen malliin. Työ lähtee käyntiin vuositason koulutussuunnitelmien laatimisella ja etenee vuosikellon mukaisesti koulutusten tilaamiseen, tuottamiseen, arviointiin ja palautteeseen. 

Metropolia tuotti vuonna 2022 yhteensä 169 yksittäistä koulutustapahtumaa, joihin osallistui yhteensä 2 371 työntekijäämme. Osa koulutuksista oli monipäiväisiä. Koulutuksia järjestettiin kaikilla kaupungin toimialoilla. Koulutuksia on tuotettu lähi- ja etäkoulutuksina. Taidot etäkoulutusten pitämiseen ja osallistumiseen kehittyivät korona-ajan myötä erittäin paljon. Palautuminen koronan jälkeisestä ajasta näkyy sekä koulutusten että osallistuneiden määrässä. Palautteet koulutuksista ovat olleet pääsääntöisesti hyviä. Kaikkien koulutusten keskiarvo 4,04 (asteikko 1–5). Edellisten vuosien tavoin aktiivisinta toiminta oli sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla.    

Lisäksi Metropolia tuottaa osaamisen johtamisen asiantuntijapalveluita. Osaamisen johtamisen konsultaation tarkempi palvelukuvaus ja määrittelytyö käynnistyi vuonna 2022. Palvelua järjestetään kolmitasoisena ja palvelut räätälöidään aina tarpeiden mukaan. Kasvatuksen ja oppimisen toimialan määrittelemillä strategisilla osaamisilla saatiin kokemusta palvelusta (Case: Osaamista kehitetään strategian mukaisesti kasvatuksen ja oppimisen toimialalla). Lopullinen palvelukuvaus tehdään vielä vuoden 2023 alussa. 

Vuoden 2022 keväällä kokeilimme työssäoppimisen mallia “Opi Arjessa” ja syksyllä pilotoimme mallia kaupunkitasoisesti. Tavoitteena pilotissa oli, että toimialat ja palvelualueet voivat jatkossa toteuttaa yhdessä Metropolian kanssa erillisiä teemaan liittyviä kehittämisprosesseja hankemallin mukaisesti. 

Koulutussuunnitelman mukaisia oppimispäiviä toteutui vuonna 2022 yhteensä 26 380 päivää. Oppimispäiviä oli 5 552 (26,6 %) enemmän kuin edellisenä vuonna. Vuoden 2022 oppimistyöpäivistä ulkoisia koulutuksia oli 5 863 (kasvua 8 %) ja sisäisiä 20 517 (kasvua 33 %). Työntekijää kohti oppimispäiviä toteutui 2,9 päivää, kun vuonna 2021 sama luku oli 2,3 päivää.  

Koronatilanteen vaikutus koulutuspäivien tuottamiseen näyttää vähentyneen ja koulutusmäärät ovat lisääntyneet, joskin aivan samalle tasolle ei koulutuspäivien määrässä päästä kuin ennen koronaa. Vertailun vuoksi vuonna 2018 koulutuspäiviä työntekijää kohden toteutui 4,8 ja vuonna 2019 3,8. Vähentymä näkyy erityisesti ulkoisissa koulutuspäivien määrässä. Yksi syy vähenemään voi selittyä koulutusmenetelmien muutoksella, sillä lyhyemmät verkkokoulutukset ovat viime vuosina lisääntyneet. 

Vantaa tukee henkilöstönsä osaamisen kehittämistä myös omaehtoisen koulutuksen tuella. Kun työntekijä kehittää itseään ammatillisesti ja laajentaa osaamistaan omalla kustannuksellaan, hän voi hakea työnantajalta omaehtoisen koulutuksen tukea. Edellytyksenä tuen saamiselle on, että käyty koulutus kehittää ammatillista osaamista ja pohjautuu kehittymissuunnitelmaan. Erityisesti haluamme tukea työvoimapula-aloja. 

Vuonna 2022 omaehtoisen koulutuksen tukea jaettiin noin 36 000 euroa. Tukea haettiin yhteensä noin 121 500 euron edestä. Omaehtoisen koulutuksen tukea haki yhteensä 66 henkilöä ja tukea maksettiin 61 henkilölle. Keskimääräinen myönnetty tuki oli 590 euroa. 

Vuoden 2022 omaehtoisen opiskelun taloudellisen tuen hakumenetelmää muutettiin saatavuusohjelman myötä. Jatkuva haku mahdollistettiin tietyille varhaiskasvatuksen ammattiryhmille.  

Vantaalla kerättiin kuluneenkin vuoden aikana lähtöpalautteita ja palautekyselyyn vastasi 268 vakituisen palvelussuhteensa päättänyttä henkilöä. Vastanneista naisia oli noin 85 % ja miehiä 13 %. Lähtöpalautteeseen vastanneista henkilöistä Vantaalle olisi valmiita palaamaan töihin 75 prosenttia. 

Takaisin henkilöstökertomuksen etusivulle