Henkilöstökertomus 2022: Johtamisen ja työyhteisöjen kehittäminen

Vantaan uusi strategia ja erityisesti painopiste ”Merkityksellistä työtä vaikuttavalla johtamisella” on näkynyt johtamisosaamisen kehittämisessä tänä vuonna. Vaikuttava ja valmentava johtaminen, merkityksen johtaminen, monimuotoinen työ, itsensä johtaminen, työyhteisön kyvykkyys ja kestävä työkyky ovat johtamisen kulmakiviä, joihin panostamalla luomme viihtyisää ja houkuttelevaa työpaikkaa nykyisille ja tuleville työntekijöille sekä asiakaslähtöisiä ja vaikuttavia palveluita asiakkaille. 

Olemme muokanneet ja uudistaneet palveluitamme, tuotantomalliamme ja valmennusportfoliotamme edistämään strategian mukaista johtamista. Samalla olemme huomioineet hyvinvointialuemuutoksen. Valmennus- ja kehittämispalveluiden tuotanto koronan poikkeusolojen jälkeen on toteutettu ”uudella normaalilla” tavalla, jolloin valmennuksissa vaihtelevat etä- ja lähijaksot. Olemme myös päivittäneet ja uudistaneet esihenkilöille ja työyhteisöille suunnattujen kehittämis- ja valmennuspalvelut strategian mukaisiksi. 

Kuvassa Jari Mattila. 

Lähiesimiestyön ammattitutkinto on osa kaupungin esihenkilöiden ja johdon valmennusportaita. Vuoden pituisen Vantaa LAT -ohjelman tarkoituksena on vahvistaa laadukasta, strategian ja johtamisjärjestelmän mukaista johtamista ja samalla tukea osallistujan kasvua ja oppimista esihenkilönä. Ohjelma on tehty yhteistyössä henkilöstön kehittämispalveluiden, Rastor-instituutin ja Varian kanssa.  

Kaupunkiympäristön toimialalla työskentelevä kiinteistöpalvelupäällikkö Jari Mattila valmistui yhtenä 18 tutkinnon suorittaneesta Vantaan LAT-ohjelmasta vuoden 2022 lopussa. Jari toimii 14 henkilön esihenkilönä.  

 – Ohjelma on tukenut minua työssäni ja olen kehittynyt johtamisessani. Koen hahmottavani nyt paremmin kokonaisuuksia. Olen myös saanut vahvistusta valmentavan johtamisen tapoihin.  

Lähiesimiestyön ammattitutkinto on suunnattu henkilöille, joilla on esihenkilövastuu toimintayksikön, työryhmän tai tiimin päivittäisjohtamisesta. Vaadittava edeltävä esihenkilökokemus tulisi olla 2–3 vuotta. Lähtökohtana on, että osallistujalla on intoa ja halua kehittyä johtajana ja esihenkilönä sekä Esihenkilönä Vantaalla -valmennus suoritettuna.   

Jarilla oli ehtinyt kertyä lähes neljä vuotta Esihenkilönä Vantaalla -valmennuksesta (EV) ennen LAT-tutkinnon aloittamista. Se oli hyvä asia, sillä hän pystyi kiinnittämään huomiota eri tavalla nyt käytännön asioihin ja omiin kehityskohteisiinsa. Jari koki, että oppisopimuskoulutuksena toteutettava ohjelma oli mielekäs yhdistelmä valmennuspäiviä, itseopiskelua, työpaikkaohjaajan kanssa työskentelyä, käytännön tekemistä ja osaamisen osoittamista näytöillä. Erilaiset opiskelutavat laittoivat hänet miettimään omaa johtamistapaansa ja toimintamallejaan.  

 – Tiimini sisällä tehdään hyvin erilaista työtä, siksi on erityisen tärkeää, että osaan ottaa kaikkien työt huomioon. Minulle on kirkastunut, miten erilaisissa rooleissa johtaja oikeastaan toimiikaan ja kuinka tärkeää on esimerkiksi työhyvinvointiosaaminen. Koulutuksen ansiosta vaikeistakin asioista puhuminen on nykyään helpompaa, ja olen alkanut ajattelemaan enemmän pitovoimaa ja sen merkitystä.   

Vantaa-LAT-ohjelma piti sisällään EV-valmennusta enemmän muun muassa taloustietoutta. Jari kokee saaneensa hyviä eväitä harkitsevampaan talouden suunnitteluun. Hän haluaa osaltaan vaikuttaa kaupungille tehtävien hankintojen kannattavuuteen ja laatuun. Myös Jarin perehdyttämisosaaminen on vahvistunut ja hän on laatinut työntekijöilleen monipuolisen perehdytysohjelman.   

Koulutuksessa panostettiin myös viestintään. Jarin tiimistä osa työskentelee kentällä jopa puolet työajastaan, osa pääasiassa tietokoneen äärellä, joten hänen on otettava huomioon jokaisen tiedontarpeet ja tiedonkulun sujuvuus tiimin sisällä. Jari näkee viestinnän roolin olevan aiempaa tärkeämpi myös etätyön lisääntymisen vuoksi ja hän kokee, että hänestä on tullut varmempi viestijä.  

Jari jakaa kiitosta LAT-koulutuksen hyville valmentajille innostavista ja mielenkiintoisista valmennuspäivistä. Koulutusohjelma näyttäytyi hänelle hyvin positiivisessa valossa.  

 – Tämä vuosi on hyvin suunniteltu, eikä ole liian kuormittava. Minusta on myös tärkeää, että meillä on Vantaalla erilaisia kouluttautumisportaita, ja teemme paljon yhteistyötä eri toimijoiden kanssa. Sisältöön tulee siten monipuolista näkökulmaa. Suosittelen LAT-ohjelmaa kaikille lähiesihenkilöille.   

Vantaan kaupungilla on käytössään koulutusten hallintajärjestelmä Osuma. Osumassa haetaan ja hyväksytetään sekä sisäiset että ulkoiset koulutukset. Vuonna 2022 Osumassa valmisteltiin uusien toimintojen kehittämistä ja vuoden 2023 alussa otetaan järjestelmässä käyttöön valmistelun pohjalta korttikoulutukset ja sertifikaattimoduulit. Samoin valmistelussa on ollut uusi sisäisen koulutuksen koulutuskalenteri. Osumaa päivitettiin toimimaan yhdessä uuden HR-järjestelmän, Hertan, kanssa. 

Vantaalla on Metropolian lisäksi myös muita kehittämis- ja koulutuskumppaneita tukemassa henkilöstön, esihenkilöiden ja työyhteisöjen osaamisen kehittämistä. Toimialat käyttävät näitä kumppaneita osaamisen kehittämisessä ja apuna työyhteisöissä. Varhaiskasvatus on tukenut päiväkotejaan erityisesti työhyvinvoinnin kehittämisessä ja ohjannut keskitettyä rahoitusta yksiköille. Työnohjaus on myös yksi vahva kehittämismenetelmä, jota Vantaalla käytetään sekä asiakastyön kehittämisen menetelmänä että työyhteisöjen ja esihenkilötyön kehittämiseen. Yhteensä työnohjausta on käytetty koko Vantaalla noin 960 000 euron edestä. Henkilöstökoulutukseen on koko kaupungissa käytetty vuonna 2022 noin 2,3 miljoonaa euroa. 

Ensiapukoulutuksissa ja suomen kielen koulutuksissa kumppanimme on Vantaan aikuisopisto ja oppisopimuskoulutuksissa Varia. Esihenkilötyön, työyhteisöjen ja johtamisen kehittämisessä ja tuessa käytössämme on noin 70 kilpailutettua ulkoista strategista kehittämiskumppania.  

Vantaan kaupungilla otettiin vuonna 2020 käyttöön uusi verkko-oppimisympäristö Oppiva, jota voidaan käyttää henkilöstölle suunnatuissa sisäisissä verkkokoulutuksissa, -valmennuksissa ja systemaattisissa perehdytysohjelmissa.   

Vantaalla on jo vakiintunut käyttöön verkko-oppimisympäristö Oppiva, jota voidaan käyttää henkilöstölle suunnatuissa sisäisissä verkkokoulutuksissa, -valmennuksissa ja systemaattisissa verkkoperehdytysohjelmissa. Oppivasta löytyy esihenkilöiden HR-perehdytys sekä perehdytys kaikille uusille työntekijöille, joita molempia on päivitetty loppuvuoden aikana uuden strategian mukaiseksi.   

Oppivan käyttö on laajentunut entisestään vuonna 2022, ja nyt verkko-oppimisympäristöä käytetään monissa kaupunkitasoisissa, koko henkilöstölle suunnatuissa koulutuksissa. Tietoturvakoulutuksessa osallistujamäärä on ollut edelleen suuri. Myös monet palvelualueet ja palveluyksiköt ovat alkaneet hyödyntää Oppivaa oman henkilöstönsä osaamisen kehittämisessä. Oppiva on käytössä myös luottamushenkilöiden koulutuksessa.  

Vuonna 2022 Oppivassa kävi 9745 yksittäistä käyttäjää, kun edellisvuonna 2021 vastaava luku oli vain 1652. Alkuvuonna kirjautumisia oli eniten ja kesäkuussa käyttäjiä oli koko vuonna eniten, 8738 käyttäjää. Loppuvuonna tulleet järjestelmämuutokset aiheuttivat etenkin uusien työntekijöiden kohdalla kirjautumisvaikeuksia, ja se vähensi loppuvuoden käyttäjämääriä huomattavasti. Yksi käyttäjä kirjautui Oppivaan keskimäärin neljä kertaa ja käytti aikaa Oppivassa noin tunnin kerrallaan.  

Kuvituskuva: Sercan Alkan 

Kasvatuksen ja oppimisen toimialalla huomattiin, että erityisesti päiväkodin johtajat hyötyisivät itseopiskeltavasta perehdytysmateriaalista. Päiväkodin johtajia voi tulla vuosittain kymmenenkin lisää ja jokaisen henkilökohtainen perehdytys vie aikaa ja resursseja, sillä perehdytykseen tarvitaan sekä kyseisen yksikön varhaiskasvatuksen aluepäällikkö että asiantuntijoita kehittämispalveluista.  

Varhaiskasvatuksen johtoryhmä esitti toiveen perehdytyspaketin laadinnasta ja 20 varhaiskasvatuksen asiantuntijasta koottiin joukko laatimaan perehdytysohjelmaa. Tuloksena syntyi kuuden tunnin mittainen, kattava ja monipuolinen perehdytyspaketti. Se on osoittautunut todella resurssiviisaaksi ja tehokkaaksi tavaksi perehdyttää uusia päiväkodin johtajia.   

 – Uuden päiväkodin johtajan työn aloitus on mielekäs ja sujuva, kun hänet perehdytetään hyvin. Perehdytysmateriaalin tavoitteena on saada vantaalaiset käytännöt kaikkien uusien päiväkodin johtajien tietoon ja varmistaa perehdytyksen tasalaatuisuus, sanoo kehittämispäällikkö Katjamaria Halme.   

Perehdytys on tehty mahdollisimman aikaa kestäväksi. Sisältöjä ovat varhaiskasvatuksen johtamisjärjestelmä, arvot ja visio, sähköiset järjestelmät, arviointiin ja osaamisen kehittämiseen liittyvät asiat, pedagogiikka ja lapsen tuki sekä tukipalvelut (ateriapalvelut, puhtaus ja postikuljetuspalvelut). Sisällöt on tehty tallenteina ja diaesityksinä. Koulutus on tarkoitettu käytäväksi esihenkilöiden HR-perehdytyksen lisäksi.  

Varhaiskasvatuksen perehdytyspaketti on saanut erittäin lämpimän vastaanoton. Perehdytyspakettia on kehuttu kattavaksi, tiiviiksi ja monipuoliseksi, joka sisältää paljon tärkeää tietoa ja jota voi käyttää muistin virkistämiseen.   

 – Nykyinen verkkokoulutus ei myöskään ole aikaan sidottu, toisin kuin aiempi, joka toteutettiin useimmiten vain toimintakauden alussa. Nyt myös pitkän linjan johtajilla on mahdollisuus käydä kerrata tarvitsemansa tiedot verkkokoulutuksessa, sanoo varhaiskasvatuksen asiantuntija Ella Valkama.   

Rajakylän toimintayksikön päiväkodin johtaja Minna Teuho kertoo käyneensä koulutuksen kertausmielessä, sillä hän on toiminut jo muutaman vuoden johtajana.   

 – Päiväkodin johtajan työ koostuu niin monesta osa-alueesta – perehdytys oli hyvä ja tiivis kertaus niistä. Materiaalissa korostui pedagoginen johtaminen ja paljon oli asiaa myös lapsen tukeen ja monialaiseen yhteistyöhön liittyen. Sain tästä itselleni eväitä ja vahvistusta omaan työskentelyyn, esimerkiksi toimintayksikön johtoryhmään.  

Kehittämispalveluiden hallinnoimaa kaupunkitasoista kehittämisrahaa käytettiin eniten kaupunkitasoisiin esihenkilövalmennuksiin ja kehittämishankkeisiin. Näihin ovat osallistuneet kaikkien eri toimialojen henkilöt.  

Hyvinvointialuemuutos on näkynyt vähentyneenä kehittämistyönä kaupungin suuntaan. Hyvinvointialue on hoitanut oman muutosjohtamisen fooruminsa ja valmentamisensa, ja ne eivät näy kaupunkitasoisessa kehittämisrahabudjetissa. Toimialoilta nousevat johtoryhmien kehittäminen ja coaching yhdeksi selkeäksi kehittämistyön muodoksi. Se johtuu siitä, että uuden Vantaan kaupunkiorganisaation rakenteet ovat kunnossa ja yhteistyön merkitys johtoryhmien sisällä nousee. 

Katso, miten kehittämisraha jakautui toimialoille Vantaan tunnusluvuista.

Takaisin henkilöstökertomuksen etusivulle