Henkilöstökertomus 2022: Vantaan HR-palvelut

Vaikuttava johtaminen perustuu valmentavaan johtamiskulttuuriin, arjen jatkuvaan strategisuuteen sekä monipuoliseen tiedon hyödyntämiseen johtamisessa. Valmentavalla työotteella luomme toisiamme arvostavaa ja vastuullista toimintakulttuuria, mahdollistamme työhyvinvoinnin ja itsensä johtamisen sekä vahvistamme työyhteisön kykyä toimia, oppia ja uudistua yhdessä.  

Esihenkilöiden ja työyhteisöjen tueksi otimme käyttöön strategiatyökaluja, joilla autetaan esihenkilöitä toteuttamaan strategiaa yksiköissään. 

• SWOT-analyysin avulla voidaan muodostaa yhteinen tilannekuva tiimin ja yksilön tilanteesta. Nykytilan analyysi pohjautuu vahvuuksien, heikkouksien, mahdollisuuksien ja uhkien arviointiin.  

• Toiminta-ajatus-strategiatyökalu on luotu tukemaan yksilön ja tiimin ajatusta ja ymmärrystä perustehtävästä sekä siihen sitoutumisesta.  

• Arvot ja visio -strategiatyökalut on luotu, jotta tiimit voivat pysähtyä pohtimaan Vantaan kaupungin ja tiimien omia jaettuja arvoja ja visiota. 

• Tiekarttaa voi hyödyntää tavoitteiden jäsentämiseen. Tiekartalle voi kirjata askeleet välietappimerkkeihin, joiden avulla saavutetaan tavoiteltu maali.  

• Toimintasuunnitelma on luotu täydentämään yksilö- ja tiimitasolla tuloskorttia.  

• Yksikön/tiimin yhteisen osaamisen kehittämisen tueksi on luotu keskusteluaiheita ja -kysymyksiä.  

• Erilaisia vuosikellomalleja, joita voi hyödyntää esihenkilön keskeisten tehtävien ja sovittujen johtamiskäytäntöjen jäsentämiseen kalenterivuoden ajalle.  

• Tulos- ja kehityskeskustelut vaihtuvat uuden strategian myötä Vaikuttavaa työtä -keskusteluiksi. Keskustelut pidetään yksilö- ja ryhmätasolla. Keskusteluissa käydään läpi työntekijän ja työyhteisön vahvuuksia ja kehittämiskohteita.  

Vantaan kaupungilla on ollut johtamisjärjestelmässään vakiintuneena toimintatapana tulos- ja kehityskeskustelut sekä yksilö- että ryhmätasolla. Nyt uuden strategian myötä oli tarpeen päivittää keskustelujen sisältöä ja painoarvoa kohti merkityksellisyyden ja vaikuttavuuden näkökulmaa. Tulos- ja kehityskeskustelut uudistettiin Vaikuttavaa työtä -keskusteluiksi. Vaikuttavaa työtä -keskustelu on tärkeä linkki kaupungin strategian ja päivittäisen työn välillä. Keskusteluilla esihenkilö ohjaa yksikkönsä työntekoa tavoitteiden suuntaisesti. Keskusteluista hyötyvät organisaatio, työyhteisöt ja työntekijät. 

Perusperiaate säilyy keskusteluissa samana kuin aiemmin; niitä käydään yksilötasolla (Minä ja työni -keskustelu) sekä työyhteisötasolla (Me ja työmme -keskustelu).  

Vaikuttavaa työtä -keskustelu sisältää seuraavia näkökulmia työhön:  

• Saavutukset - Vaikutusten ja toiminnan arviointi: menneen kauden, suoriutumisten ja tavoitteiden saavuttamisen arviointi, onnistumiset ja kehittämisen paikat.  

• Tuleva vuosi - Tavoitteet ja toiminta: tulevan kauden tavoitteet, odotukset ja onnistumisen edellytykset, mittarit ja edistymisen seuranta.  

• Kehittyminen ja uudistuminen: osaaminen ja kehittyminen suhteessa perustehtävään, tulevan kauden tavoitteisiin sekä muuttuviin osaamisvaateisiin, työn merkityksellisyys ja innostuksen lähteet.  

Vaikuttavaa työtä -keskustelut käydään jokaisen työntekijän kanssa vähintään kerran vuodessa. Ryhmätason yhteinen Me ja työmme -keskustelu luo hyvän pohjan yksilöllisille Minä ja työni -keskusteluille. Vaikuttavaa työtä -keskusteluiden käymistä seurataan kaupunkitasoisesti ja toimialoittain. Kunta10-tutkimuksen mukaan henkilökunnasta 74,3 prosenttia kokee, että heidän kanssaan on käyty keskustelut vähintään kerran vuodessa. Ahkerimmin käydään kaupunkistrategian ja johdon toimialalla ja laiskimmin sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla. 

Vantaa valmistautui hyvissä ajoin hyvinvointialueuudistukseen ja uuden aloittavan työnantajan palkanmaksupalvelujen turvaamiseen. Kevään aikana solmittiin yhteistoimintasopimus HUS Asvian kanssa. Sopimus laadittiin siten, että se siirtyy hyvinvointialuemuutoksen myötä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sopimukseksi. Tavoitteena oli, että palkanmaksupalvelut saadaan siirrettyä jo etukäteen toimijalle, joka toteuttaa palvelut myös 1.1.2023 alkaen. Muutoksella tavoiteltiin myös sitä, ettei hyvinvointialueelle siirtyville toimijoille tulisi lyhyen aikavälin aikana kahta HR-järjestelmämuutosta, kun muu kaupunki oli siirtymässä S365HR-järjestelmään eHijatin ylläpidon päättymisen vuoksi.

HUS Asvian muutokseen liittyvät valmistelut toteutettiin poikkeuksellisen lyhyessä aikataulussa, joka haastoi kaikki prosessin toimijat HR-henkilöstöstä esihenkilöihin ja henkilöstöön. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan sekä Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen henkilöstö siirtyivät HUS ASvian palkkapalvelujen ja järjestelmäpalvelujen piiriin 1.3.2022 alkaen.

Muutoskokonaisuuteen liittyi myös liikkeenluovutus, jonka myötä 11 henkilöä, jotka toteuttivat sosiaali- ja terveydenhuollon toimialan ja pelastuslaitoksen palkanlaskennan sekä Titania-pääkäyttäjäpalveluja Vantaalla, siirtyivät HUS Asvian palvelukseen 28.2.

HUS Asvian järjestelmäpalvelut otettiin käyttöön puolestaan 1.4. HUS ASvia kuitenkin irtisanoi yhteistoimintasopimuksen HUS:n strategisten muutosten vuoksi, ja siksi alkuperäinen varautumissuunnitelma palkanmaksun turvaamiseksi ei onnistunut tavoitellulla tavalla.   

Kuvituskuva: Kaisa Sunimento 

Uusi HR-järjestelmä Hertta avautui käyttöön 3.10.2022 kaikille toimialoille lukuun ottamatta sosiaali- ja terveystoimialaa sekä pelastustoimea. Hertassa hoidetaan kaupungin henkilöstöasiat, palkanmaksu ja käyttöoikeushallinta. Järjestelmä sai nimensä henkilöstölle järjestetyssä nimikilpailussa.   

Projekti käynnistyi jo syksyllä 2021 ja edellytti merkittävän määrän valmistelutyötä HR:ssä. Käyttöönottoprojektia ei saatu päätökseen vuoden 2022 aikana Sarastian resurssihaasteiden takia. Uuden HR-järjestelmän myötä uudistuivat lähes kaikki prosessit ja toimintatavat HR:n henkilöstöasioissa ja toimialojen palkanmaksussa. HR-järjestelmän muutos vaikutti kaikkiin kaupungin työntekijöihin. Suunnitelmallisella muutosjohtamisella ja proaktiivisella viestinnällä oli iso rooli muutoksen onnistumisessa.  

 – Erityisesti muutos kosketti OVTES-sopimuksen alaisia työ- ja virkasuhteita, koska niiden piirissä ei ollut aiemmin sähköisiä palveluja. Uusi järjestelmä toimii aivan erilaisella logiikalla kuin aikaisempi työväline ja ymmärrettävästi toimintatapamuutos vie oman aikansa. Poisoppiminen vanhasta on ihmisille keskimäärin vaikeampaa kuin kokonaan uuden käytännön oppiminen ilman kokemusta vanhasta, sanoo HR-palvelupäällikkö Anne Manner.   

Toimialat ovat olleet hyvin sitoutuneita muutokseen ja sen läpiviemiseen. Myös heitä osallistettiin määrittelyihin ja testaukseen. Vastuut HR:n ja toimialan välillä eivät muuttuneet muutoksessa. Aiemmat manuaaliset toimintatavat, kuten pdf-lomakkeiden täyttö, mahdollistivat moninaisia ratkaisuja ja roolituksia. Hertassa tieto syötetään järjestelmään suoraan eikä esimerkiksi pdf-liitteitä enää käytetä. Nyt kaupunkitasoisissa prosesseissa roolit ja prosessin eteneminen ovat yhdenmukaiset. Se on tuonut osalle toimialoista muutoksia aiempaan arkeen.  

Palkanmaksun onnistuminen priorisoitiin käyttöönoton yhteydessä. Haasteita oli eniten OVTES:n palkanmaksussa, koska OVTES:ssä palkka muodostuu useista eri elementeistä, jotka aktivoituvat eri lomakkeilla tai työtavoilla palkanmaksuun. Palkanmaksujen osalta muutos onnistui hyvin ja Hertan kautta toteutui 36 638 palkka- tai palkkiolaskelmaa. 

Hertan käyttöönoton yhteydessä esihenkilöiden tueksi lanseerattiin työsopimusten ja viranhoitomääräysten tarkistuspalvelu, jossa työsopimus- ja viranhoitomääräyslomakkeet tarkistetaan HR:n asiakaspalvelussa ennen lomakkeiden allekirjoitusta ja palkanmaksuun etenemistä. Palvelulla on ollut merkittävä rooli projektissa onnistumisessa. Vaikka palvelu osittain hidasti työsopimusten ja virkamääräysten etenemistä, se myös esti palkanmaksun ongelmia.   

HR-palvelukanava helpotti henkilöstön HR-asioiden käsittelyä ja ongelmien korjaamista.   

 – Esihenkilöille järjestettiin muutoksen tueksi tukiklinikoita, lomakekohtaisia video-opastuksia sekä laadittiin lomakekohtaisia ohjeita. Ohjeistusta laadittiin jo ennen käyttöönottoa helpottamaan uuden työvälineen käyttöönottoa, ja ohjeita on päivitetty aktiivisesti sitä mukaan, kun uutta tietoa järjestelmän toiminnallisuuksista on saatu, lisää Anne.  

Hertta-järjestelmä on Sarastian valmistuote, alkuperäiseltä nimeltään S365, joka ei ole asiakaskohtaisesti räätälöitävissä. Tuote on kehityskaarensa alkupäässä ja sitä kehitetään yhteistyössä järjestelmätoimittajan kanssa vuosittain useammalla versioinnilla. Kehitystyötä edistetään erilaisissa yhteistyöfoorumeissa, joissa tutkitaan ja tunnistetaan tulevia kehittämistarpeita. Vuonna 2023 käynnistyy Hertta-projektin kolmas vaihe, jossa käytettävyyttä ja toiminnallisuuksia kehitetään edelleen.   

Henkilöstöpalveluissa varauduttiin tulevaan hr-järjestelmämuutokseen edellä mainitun liikkeenluovutuskokonaisuuden lisäksi organisoitumalla uudelleen 1.4.2022 alkaen uuden hr-järjestelmän edellyttämällä tavalla. Hr-järjestelmäprojektin aikana oli nimittäin vahvistunut käsitys, että tuleva hr-järjestelmä, tulisi muuttamaan palkanlaskijoiden työtä prosesseineen ja työvaiheineen merkittävällä tavalla. Palkanlaskentaprosessin tukitoimintoihin perustettiin aivan uusia koordinaattoritehtäviä sekä asiantuntijatehtäviä. Aiemmat palveluesimiesten työtehtävät poistuivat muutoksen myötä.

Uudella tiimimäisemmällä työotteella tavoiteltiin myös yhdenmukaisia toimintatapoja ja osaamisen jakamista muutoksen yhteydessä. Hr-järjestelmän käyttöönoton yhteydessä siirryttiin tähän uuteen malliin. Tiimimallissa palkanlaskijoilla ei ole enää omia vastuualueita, vaan kaikki hoitavat kaikkia asiakkuuksia ja tiimi jakaa työtehtävät päivittäin teeman mukaisesti. Tämä tasaa työkuormaa.  

Kaupunkitasoisen henkilöstön saatavuusohjelmassa määritellään toimenpiteitä tuleville vuosille. Vantaan kaupungilla on toki aiemminkin tehty laaja-alaisesti työtä saatavuuden parantamiseksi erityisesti ns. pula-aloilla. Vuoden aikana valmisteltiin toimialojen ja HR:n yhteistyössä kaupunkitasoinen henkilöstön saatavuusohjelma, jossa nimettiin tärkeimmän pito- ja vetovoimatekijät ja niiden toimenpiteet.  Työtä tehtiin joka toimialan kanssa työpajassa ja lisäksi varhaiskasvatuksella oli oma työpajansa. Kaupunginhallitus hyväksyi ohjelman lokakuussa. Ohjelman ajatuksena on kehittää ensisijaisesti pitovoimaa, koska se osaltaan tukee myös vetovoimaa. Keskeisintä on, että saatavuutta tullaan vahvistamaan laaja-alaisin toimenpitein.  

Saatavuusohjelman toimenpiteiden avulla pyritään vaikuttamaan henkilöstön saatavuuteen kokonaisvaltaisesti. Työvoiman saatavuusohjelma vuosille 2022–2024 koskee kaikkia 1.1.2023 kaupungilla olevia työntekijä- tai viranhaltijaryhmiä. Saatavuusohjelma toimeenpannaan tulevina vuosina toimialan ja HR:n yhteistyössä teemakohtaisesti ja tarvelähtöisesti ja sitä raportoidaan vuonna 2023 osana sitovia tavoitteita. 

Takaisin henkilöstökertomuksen etusivulle