Henkilötietosi Webropol-järjestelmässä

Asiasanat

TurvallisuusAsukkaat

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.

Informointiasiakirja on päivitetty 15.12.2023.

Tällä sivullakerrotaan yleisesti, millä tavoin Vantaan kaupunki käsittelee sinun tietojasi Webropol-kyselypalvelussa. 

1. Tietojen keräämisen tarkoitus ja käsittelyperuste

Vantaan kaupunki voi kerätä sinulta tietoja esimerkiksi kunnallisten palveluiden kehittämistä, erilaisiin tilaisuuksiin ilmoittautumista tai palautteen antamista varten.

Emme koskaan käytä näitä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.

2. Henkilötietojen käsittelyperuste

Webropol-kyselypalveluiden järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen käsittely perustuu usein kunnan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Webropol-käytössä Vantaa kerää myös henkilötietoja, jotka eivät suoraan liity kunnan lakisääteisiin tehtäviin. Näitä henkilötietoja säilytetään muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeen tietojen käsittelyä varten.

Suostumustasi henkilötietojen käsittelyyn kysytään heti kyselylylomakkeen etusivulla. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja voit peruuttaa sen milloin tahansa.

Käsittelyn oikeusperuste:

  • EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a ja c alakohta.
  • Tietosuojalaki (2018/1050) 6 §.
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (1999/621 9-12 §, 16 §, 26 §).

3. Mitä henkilötietoja kerätään ja keneltä tiedot saadaan?

Sovelluksen avulla kaupunki voi kerätä sinulta hyvin erilaista tietoa esimerkiksi koulutukseen osallistumisilmoituksista aina laajojen kyselyiden toteutukseen. Se millaista tietoa kaupunki kerää sovelluksen avulla, on aina kyselyn tekijän vastuulla ja päätettävissä kulloisenkin tietotarpeen mukaan.

4. Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?

Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Webropol-kyselyihin on lisätty kyselyn vastuuhenkilön yhteystiedot, johon rekisteröity voi olla yhteydessä suostumuksen peruttamiseksi. Lakisääteisten palveluiden toteutuksessa henkilötietojen antaminen on välttämätöntä.

5. Tiedon eteenpäin luovuttaminen

Luovutamme henkilötietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin tai jos olet antanut suostumuksen tietojesi luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

6. Tietojen suojaus

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Tietojen käsittelijä noudattaa kaikissa käsittelyvaiheissa huolellisuutta siten, ettei kenenkään yksityisyys tule vaarannetuksi eikä loukatuksi.

Jos Webropol-kyselyä ja sen tuloksia tarkastellaan tai muokataan, jokaisesta käynnistä jää merkintä Webropol-järjestelmään. Webropolilla kerätyt tiedot säilytetään Webropolin palvelimilla ja/tai Vantaan kaupungin palvelimilla asianmukaisesti suojattuina. Tiedon käsittelijän ja palveluntuottajan (Webropol Oy) tulee toiminnassaan noudattaa, mitä salassapitosäännöksistä on säädetty julkisuuslaissa.

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

7. Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan tahoa, joka käsittelee henkilötietoja kaupungin puolesta, esimerkiksi palveluntuottaja.

Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Webropol-kyselypalvelusta ei siirretä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Tietoturvaloukkauksen sattuessa

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.

9. Tietojen säilytysaika

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään.

Vantaan kaupunki säilyttää Webropolilla kerätyt tiedot vain niin kauan, kuin niitä tarvitaan kuhunkin perusteltuun käyttötarkoitukseen. Webropol-kyselyiden ja aineistojen säilytysaika on maksimissaan 10 vuotta.

10. Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?

Tietojasi ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

11. Oikeus saada, oikaista tai poistaa tiedot

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus

  • tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
  • vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
  • vaatia tietojesi poistamista
  • vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa tietojesi käsittelyä
  • oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyynnön voi tehdä paikan päällä Vantaa-infossa. Tarkastuspyyntölomakkeita on saatavilla Vantaa-infossa sekä vantaa.fi-sivustolla. Ota mukaan passi, ajokortti tai kuvallinen henkilökortti henkilöllisyytesi todistamiseksi. Lomakkeen voi myös toimittaa postitse osoitteeseen Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki. Tässä tapauksessa tarkistamme henkilöllisyytesi muulla luotettavalla tavalla.

Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle.

12. Onko oikeuksien käyttö maksullista?

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

13. Valituksen tekeminen

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 14 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto: Tietosuojavaltuutetun ajantasaiset ohjeet ja yhteystiedot löytyvät sivulta tietosuoja.fi.

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

14. Lisätietoa käsittelystä ja yhteyshenkilöt

Voit pyytää tarkemman selosteen tietojesi käsittelystä Vantaa-infosta.

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Lisätietoja tietojesi käsittelystä Vantaan kaupungilla antaa Talous ja strategia -palvelualueen Tutkimus ja tietopalvelu -tiimin strategia- ja tutkimuspäällikkö tai suunnittelija.

tilasto(at)vantaa.fi

puh (vaihde). 09 839 11

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunginhallitus. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä

Vantaan kaupunki

Kaupunginhallitus

Y-tunnus 0124610-9

puh (vaihde). 09 839 11

Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava(at)vantaa.fi

Kirjaamo

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki

Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.

Puhelin (vaihde): 09 839 11

Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi

Avainsanat

TietopyynnötTietosuoja