Informointiasiakirja henkilötietojen käsittelystä Vantaan kaupungin henkilöstön hyvinvointivalmennuksessa

Hyvinvointivalmennuksen asiakkailta kerätään vain välttämättömät tiedot palvelun tuottamiseksi. Asiakkaasta kertyy tietoa palveluntarjoajan mobiilisovellukseen (Coach4Pro/ HeiaHeia) asiakkaiden itse kirjaamista merkinnöistä, liikunta-aktiivisuudesta ja analytiikkaa sovelluksen käyttäjäaktiivisuudesta. Palveluntarjoajien (Coach4Pro/ HeiaHeia) henkilötietojen käsittely on kuvattu palveluntarjoajan informointilomakkeessa, jonka asiakas saa ensimmäisen kerran kirjauduttuaan mobiilisovellukseen.

Asiakkaan henkilökohtainen hyvinvointivalmentaja tekee asiakasvastaanottojen mittaustuloksista ja edistymisestä kirjaukset hyvinvointivalmennuksen yhteenvetorekisteriin asiakkaan suostumuksella. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen kirjaus yhteenvetorekisteriin, mikä ei ole este hyvinvointivalmennukseen osallistumiselle. 

Hyvinvointivalmentaja kirjaa asiakkaiden vastaanottomittaustuloksista, valmennuskyselyn vastauksista sekä Firstbeat-hyvinvointianalyysin kokonaispisteistä ja mittausajanjakson keskimääräisestä askelmäärästä edistymisen seurantaa hyvinvointivalmennuksen yhteenvetorekisteriin tulosten tilastollisia tarkasteluja varten. Yhteenvetorekisterin tiedot ovat pseudonymisoituja (asiakkaan nimen tilalla käytetään ID-numeroa). Kaupungin hyvinvointivalmentajat huolehtivat tietojen pseudonymisoinnin jo rekisteriin kirjatessaan, jolloin asiakkaita ei voi tunnistaa rekisteristä. Tiedot anonymisoidaan kolmen vuoden kuluttua niiden kirjaamisesta. 

Hyvinvointivalmentajilla on erikseen asiakkaiden nimilistaus, josta selviää ID-numeroa vastaava asiakkaan nimi. Nimi-ID-listaus säilytetään erillään yhteenvetorekisterin tiedoista. Vain hyvinvointivalmentajat tietävät mikä tieto kuuluu kullekin asiakkaalle.

Yhteenvetorekisterin tietoja käsittelevät vain kaupungin hyvinvointivalmennuksessa työskentelevät henkilöt, joiden työtehtävä sitä edellyttää. Yhteenvetorekisterin tiedoista tehdään ryhmätason tilastoja ja tilastollisia analyyseja toiminnan vaikuttavuuden kuvaamiseksi. Ryhmätason tuloksista raportoidaan Vantaan kaupungin sisäisesti ja ulkoisesti toiminnan vaikuttavuuden kuvaamiseksi. Raportoinneista ei voi tunnistaa yksittäisiä henkilöitä.

Yhteenvetorekisterissä olevia tietoja käsitellään hyvinvointivalmennuksen tarjoamiseksi rekisteröidylle ja käsittely perustuu aina rekisteröidyn suostumukseen. Asiakas antaa suostumuksensa hyvinvointivalmentajalle tietojen kirjaamiseksi yhteenvetorekisteriin erillisen suostumuslomakkeen kautta.

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen tietojen käsittelystä.

Palveluntarjoaja Coach4Pro ei kerää asiakkailta tietoja. Yrityksen nähtävissä on asiakkaan nimitiedot laskutuksen tai teknisen tuen tarpeen myötä. Yrityksellä ei ole oikeutta nähdä asiakkaan tekemiä sovellusmerkintöjä tai liikunta-aktiivisuustietoja. Kaupungin hyvinvointivalmennuksessa työskentelevät henkilöt näkevät työtehtäviensä hoitamiseen liittyvät asiakkaan tekemät sovellusmerkinnät ja liikunta-aktiivisuustiedot, mikäli asiakas hyväksyy suostumuslomakkeen. Tiedot saadaan asiakkailta itseltään ja tietoja käytetään vain palvelun tarjoamiseksi ja toiminnan vaikuttavuuden osoittamiseksi. Työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Palveluntarjoajan sovellukseen (Coach4Pro) kertyy analytiikkaa sovelluksen käyttöaktiivisuudesta ryhmätasolla. Hyvinvointivalmentajat käyttävät tietoja arvioidakseen sovellussisällön hyödyllisyyttä. Ryhmätason analytiikkatiedot (ei voi tunnistaa yksittäisiä henkilöitä) ovat myös palveluntarjoajan (Coach4Pro) nähtävillä. HeiaHeia-sovelluksessa vastaavanlaista analytiikkaa ei kerry hyvinvointivalmentajaien nähtäväksi.

Kaupungin hyvinvointivalmentajat kirjaavat asiakkaan edistymisen seurantaa (mm. mittaustulokset) yhteenvetorekisteriin asiakkaan suostumuksella. Kaupungin yhteenvetorekisteriin kerätään tietoja vastaanottomittaustuloksista, asiakkaiden sovelluskirjauksista ja liikunta-aktiivisuudesta. Kaikki tiedot kirjataan pseudonymisoidusti ja niistä kerätään vain välttämättömät tiedot palvelun tarjoamiseksi ja tulosten tarkastelemiseksi. Yksittäisiltä asiakkailta, joilla ei ole sovellusta käytössään, yhteenvetorekisteriin voidaan kerätä kirjallisten kyselylomakkeiden vastauksia.

Yhteenvetorekisteri on käytössä vain hyvinvointivalmennuksessa työskentelevillä Vantaan kaupungin työntekijöillä, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.

Palveluntarjoajan (Coach4Pro) tietosisältö:

• Käyttäjän liikuntapäiväkirjan tiedot ja muut käyttäjän palveluun syöttämät hyvinvointi- ja muut kirjaukset ja tiedot
• Hyvinvointitiedot käyttäjän palveluun linkittämistä puettavista laitteista, kuten treenit, askeleet, uni, leposyke
• Käyttäjän sovelluspalveluun lataamat valokuvat
• Käyttäjän sosiaaliset yhteydet palvelussa
• Käyttäjän viestihistoria palvelussa
• Käyttäjän jäsenyys ryhmissä
• Harjoitusten sijaintitiedot

Palveluntarjoajan (UKK Walk -tuloslaskentaohjelma) tietosisältö:

• Testattavan nimi, ikä, pituus, paino, syntymäaika ja liikunta-aktiivisuus
• Testaustiedoista tallennetaan: kävelyaika, -matka ja -syke sekä testauspäivämäärä

Hyvinvointivalmentajien yhteenvetorekisterin tietosisältö:

• Henkilökohtainen käyttäjä-ID
• Taustatiedot (sukupuoli, ikä)
• Puristusvoimamittaukset tulokset
• Kyykistystestin tulokset
• UKK 6 min - kävelytestin tulokset (maksimaalisen hapenottokyvyn arvio, VO2max, ml/kg/min, kuntotaso)
• Firstbeat-hyvinvointianalyysin kokonaispisteet
• Firstbeat-hyvinvointianalyysin keskimääräinen askelmäärä
• Valmennuskyselyn vastaukset
  • Liikuntaneuvonnan hyödyllisyys (1–3)
  • Liikuntaneuvonnan vaikutus asiakkaan pystyvyyteen muuttaa liikkumistottumuksiaan (1–3)
  • Vaikutus paikallaan oloon (asiakkaan arvio tunteina ja minuutteina vuorokauden aikana)
  • Koettu terveys (1–5)
  • Koettu fyysinen kunto (1–5)
  • Koettu työkyky (0–10)
• Muut yksilötapaamisella keskustelussa ilmenneet hyvinvointivalmennuksen edistymiseen keskeisesti vaikuttavat asiat
• Käyttäjän liikuntapäiväkirjan tiedot ja muut käyttäjän palveluun syöttämät hyvinvointi- ja muut kirjaukset ja tiedot

Kaikki tarvittavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai hänen suostumuksellaan. Käyttäjien sovelluksen käyttöaktiivisuudesta ja -tavoista kerätään analytiikkaa Coach4Pron sovelluksesta.

Palveluntarjoajan sovelluksessa pyydettyjen henkilötietojen (nimi, sähköposti) antaminen on välttämätöntä palvelun tarjoamiseksi. Asiakas voi kieltää myös tietojen kirjaamisen hyvinvointivalmentajien yhteenvetorekisteriin, mikä ei ole este palveluun osallistumiselle.

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia. Tietoja voidaan luovuttaa vain sen henkilön suostumuksella, jonka tiedoista on kyse tai jos laki velvoittaa luovuttamaan tiedot. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Henkilökunnalla on myös salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötiedot voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa Vantaan kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja tekee tarvittavat ilmoitukset kansalliselle tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille. Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ilman aiheetonta viivytystä heti ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä. Tällöin kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille rekisteröidyille, joiden tietoihin tietoturvaloukkaus kohdistuu. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi rekisteröidyiltä välittömiä toimenpiteitä, tietoturvaloukkauksesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Hyvinvointivalmennuksen henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin rekisteröity on mukana Vantaan kaupungin hyvinvointivalmennuksessa.

Palveluntarjoajan sovelluksessa (Coach4Pro) henkilötietoja säilytetään informointilomakkeen mukaisesti kuusi kuukautta palvelun päättämisestä.

Palveluntarjoajan sovelluksessa (UKK Walk -tuloslaskentaohjelma) lisenssinhaltijoiden testattavista tallentamia tietoja säilytetään 5 vuotta viimeisestä kävelytestistä, jotta kestävyyskunnon jatkuva seuranta olisi mahdollista. Jos lisenssiä ei ole voimassa, lisenssinhaltijan aikaisemmin tallentamat tiedot säilyvät palvelimella 5 vuotta.

Kaupungin liikunnan palvelualueen ylläpitämän hyvinvointivalmennuksen yhteenvetorekisterin tietoja säilytetään kaksi vuotta ohjelman päätyttyä jälkiseurannan toteuttamiseksi. Kerätty tieto anonymisoidaan tämän jälkeen.

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse.

Rekisteröidyllä on käsittelyperusteesta riippuen oikeus

• tarkastaa, mitä tietoja käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista
• vaatia tietojen poistamista
• vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojen käsittelyä
• oikeus saada tiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Vantaan kaupunki toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Vantaan kaupunki ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Vantaan kaupunki voi kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia ja jos niitä esitetään toistuvasti. Jos pyynnön toteuttamisesta aiotaan periä maksu, Vantaan kaupunki on yhteydessä pyynnön esittäjään ennen pyynnön toteuttamista. Mikäli Vantaan kaupunki kieltäytyy suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, pyynnön esittäjälle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Liikunnan toiminnallisten palveluiden päällikkö

Silkkitie 5 C, 01300 Vantaa

puh. 09 83911, hyvinvointimentorointi(at)vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunkikulttuurilautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavien yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä

Vantaan kaupunki

Kaupunkikulttuurilautakunta

Y-tunnus 0124610-9

Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava

Mikael Valtomaa, lakimies

etunimi.sukunimi@vantaa.fi

puh. 040 071 3358

Kirjaamo

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki

Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.

Puhelin (vaihde): 09 839 11, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi