Informointiasiakirja henkilötietojen käsittelystä Vantaan kaupungin henkilöstön hyvinvointivalmennuksessa

Palveluun osallistuvilta henkilöiltä kerätään vain välttämättömät tiedot palveluiden tarjoamiseksi, edistymisen seuraamiseksi ja toiminnan vaikuttavuuden arvioimiseksi.   Emme koskaan käytä tietoja muuhun tarkoitukseen, kuten esimerkiksi suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin.  

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen järjestämisen kannalta välttämättömien henkilötietojen osalta. Työsuojelulain 8 §:n mukaan työnantaja on velvollinen huolehtimaan työntekijöiden terveydestä työssä.

Muiden tietojen, mukaan lukien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen, kuten terveyttä koskevien tietojen, osalta käsittely perustuu asiakkaiden antamaan suostumukseen tietojen käsittelystä.

Käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan a- ja c-alakohta  

Työsuojelulaki (738/2002) 8 § 

Kaikki palveluissa kerättävät tiedot saadaan henkilökohtaisesti rekisteröidyltä. Palvelussa on käytössä useita rekistereitä, jotka luetellaan alla. Henkilötiedot kirjataan vain niiltä osin, kuin ne on kerätty.  

a. Hyvinvointivalmennuksen yhteenvetorekisteri

Yhteenvetorekisteriin kerättävän tiedon laajuus riippuu palvelun kestosta ja laajuudesta.

Yhteenvetorekisterin tietosisältö:

• Henkilökohtainen käyttäjä-ID  
• Taustatiedot (sukupuoli, ikä, työskentelypaikka, aiempi osallistuminen palveluun)
• Päätavoitteet ja toissijaiset tavoitteet ohjaukselle sekä valmentajan arvio tavoitteiden toteutumisesta
• Muutosvalmius (1-5)
• Firstbeat-hyvinvointianalyysin pisteet
• Firstbeat-hyvinvointianalyysin keskimääräinen askelmäärä
• Firstbeat -kuntotasokävelyn tulos ja kuntoluokka
• Koetun terveydentilan arvio (EQ-VAS asteikolla 0-100)
• Koettu terveys (1-5)
• Koettu fyysinen kunto (1-5)
• Koettu työkyky (0-10)
• Merkintä uima- ja kuntosalietuuden käytöstä
• Hyvinvointivalmennuksen alku- ja loppukyselystä
  • Liikkumista ja paikallaanoloa koskevat kysymykset
  • Kysymykset nukkumiseen, palautumiseen ja jaksamiseen liittyen
  • Kysymykset syömistottumuksista
  • Elintapamuutosten tekemiseen liittyvät kysymykset
• Ohjauksen aloituspäivämäärä, toteutuneiden käyntien määrä, ohjauksen kesto ja kuvaus ohjauksen sisällöstä, ohjausprosessin tila, saman päivän peruutusten määrä 

b. Kysely- ja tiedonkeruujärjestelmä Webropol 

Webropol on internetin välityksellä toimiva järjestelmä tiedonkeruuseen. Webropolilla toteutetun Hyvinvointivalmennuksen alku- ja loppukyselyn avulla sinulta kerätään seuraavia tietoja muutoksen arvioimiseksi.

Webropolin tietosisältö:

• Nimi, sähköposti ja puhelinnumero
• Sähköisten hyvinvointikyselyiden vastaukset (koettu terveys, fyysinen kunto ja työkyky, muutosvalmius, liikkumista, syömistottumuksia, nukkumista, palautumista ja jaksamista koskevat kysymykset)
• Palaute palvelusta 

c. Firstbeat Hyvinvointianalyysi

Ottaessasi käyttöön Firstbeat Life –sovelluksen ja tekemällä Hyvinvointianalyysi–mittauksen, sinua pyydetään hyväksymään palvelun tietosuojakäytännöt. Firstbeatin tietosuojakäytännöt ovat tarkemmin luettavissa osoitteessa: https://www.firstbeat.com/fi/tietosuoja/asiakas-ja-markkinointirekisterin-tietosuojaseloste. 

d. Coach4Pro -hyvinvointisovellus 

Ottaessasi käyttöön Coach4Pro -hyvinvointisovelluksen, sinua pyydetään hyväksymään palvelun tietosuojakäytännöt. Coach4Pro Oy kerää ja käsittelee pääasiassa sellaista henkilötietoa, mitä se tarvitsee palvelun tuottamiseen. Tietolähteenä ovat käyttäjän itsensä antamat tiedot käyttäjätiliä luodessa sekä myöhemmin sovellusta käytettäessä. Coach4Pro:n tietosuojakäytännöt ovat tarkemmin luettavissa osoitteessa: https://my.coach4pro.com/privacy-policy. 

e. Hyvinvointinavigaattorikysely

Vastatessasi sähköpostilla lähetettävään Hyvinvointinavigaattorikyselyyn, hyväksyt palvelun käyttöehdot ja yksityisyysperiaatteet. Wellbeing Factory Oy kerää online -kartoituksissaan tarvittavat tiedot henkilökohtaisen hyvinvointiraportin luomiseen.  Tarkemmat yksityisyysperiaatteet ja tietosisältö ovat luettavissa: https://wellbeingfactory.fi/tietosuojakaytanto.   

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä osallistuaksesi palveluun, jotta henkilökohtainen ohjaus on mahdollista toteuttaa sinun terveyttäsi ja hyvinvointia edistävästi. Voit kuitenkin kieltää tietojen kirjaamisen hyvinvointivalmennuksen yhteenvetorekisteriin, mikä ei ole este palveluun osallistumiselle. Voit osallistua hyvinvointivalmennukseen ilman Firstbeat -mittauksen tekemistä, Coach4Pro-sovelluksen käyttöönottoa tai Hyvinvointinavigaattorin täyttämistä. 

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta eteenpäin. Tietoja voidaan luovuttaa vain sen henkilön suostumuksella, jonka tiedoista on kyse tai jos laki velvoittaa luovuttamaan tiedot. Tietoja ei koskaan luovuteta järjestelmien ulkopuolisille tahoille markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin. Firstbeat ja Coach4Pro -palvelualustoilla olevia tietoja sekä Hyvinvointinavigaattorin tulos luovutetaan Hyvinvointivalmentajien käyttöön ohjauksen toteuttamiseksi. 

Yksityisyytesi takaamiseksi henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää.  

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.  

Firstbeatilla ja Coach4Prolla on käytössä asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojaustoimenpiteet minimoidakseen henkilötietojen luovuttamiseen ja käsittelyyn liittyviä riskejä. 

Henkilötietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.  

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötietosi voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa ryhdymme välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta tietosuojavaltuutetulle, jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa riskin sinulle. Ilmoitus tehdään viimeistään 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa korkean riskin, niin ilmoitamme tietoturvaloukkauksesta myös sinulle.   

Tietoja säilytetään Hyvinvointivalmennuksen yhteenvetorekistereissä kaksi vuotta asiakassuhteen päättymisestä jälkiseurannan toteuttamiseksi. Kerätty tieto anonymisoidaan tämän jälkeen.

Firstbeat säilyttää henkilötietoja enintään kaksi vuotta rekisteröidyn viimeisestä aktiivisesta tapahtumasta lukien. Tiedot poistetaan, kun niiden edellä määritelty säilytysaika on kulunut umpeen. Coach4Pro:n rekisterissä henkilötiedot säilytetään korkeintaan 6 kuukautta valmennuksen päättymisestä tai asiakastilin poistamisesta. Asiakas voi poistaa käyttäjätilinsä itse tai se poistetaan automaattisesti 180 päivän kuluttua viimeisen palvelun päättymisestä. Tästä 30 päivän kuluttua data tuhotaan tai anonymisoidaan. 

Vantaan kaupunki ei käytä tietojasi profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.  Firstbeat saattaa käyttää henkilötietoja mm. markkinoinnin kohdentamiseen ja palveluiden personointiin. Coach4Pro saattaa käyttää henkilötietoja profiloinnissa ja se voi sisältää automaattista päätöksentekoa. 

Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse. Jos käsittelemme henkilötietojasi, niin sinulla on oikeus  

• tarkastaa, mitä tietojasi käsitellään
• vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojesi oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia tietojesi käsittelyn rajoittamista
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• oikeus saada tietosi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.  

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaa-infoista. Mikäli haluat kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai oikeuksistasi, olethan yhteydessä alla kohdassa 15 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti, kun henkilöllisyytesi on todennettu.  

Toteutamme tietopyynnöt ilman aiheetonta viivytystä, mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyynnön monimutkaisuus ja tietojen määrä. Jos määräaikaa jatketaan, ilmoitamme tästä sinulle. 

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Voimme kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton, kohtuuton tai toistuva. Jos pyyntösi toteuttamisesta aiotaan periä maksu, olemme yhteydessä sinuun. Mikäli kieltäydymme suorittamasta pyytämääsi toimenpidettä, sinulle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi tai käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.  Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat kohdassa 15 mainitulta yhteyshenkilöltä, kaupungin tietosuojavastaavalta sekä tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi  

Puhelin (vaihde): 029 566 6700

Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777 

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Yhteyshenkilö

Liikunnan toiminnallisten palveluiden päällikkö

Silkkitehtaantie 5 C, 01300 Vantaa

sanna.palomaki@vantaa.fi  

Hyvinvointivalmennuksen yhteenvetorekisterin ja Coach4Pro-palvelualustan rekisterinpitäjänä on Vantaan kaupungin kaupunkikulttuurilautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavien yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä                    

Vantaan kaupunki  

Kaupunkikulttuurilautakunta

Y-tunnus 0124610–9  

Asematie 7, 01300 Vantaa         

Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava@vantaa.fi

Kirjaamo

Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki  

Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11, 2. krs, 01300 Vantaa.  

Puhelin (vaihde): 09 839 11, sähköposti: kirjaamo@vantaa.fi