Henkilötietojen käsittely kunnossapidon palveluyksikössä

Henkilötietoja kerätään maksujen ja laskujen suorittamiseen sekä lumenvastaanottopaikkojen puomilaitteiston toimimiseen. Henkilötietojasi käsitellään, jotta Vantaan kaupunki voi maksaa tai laskuttaa sekä muuten joustavasti pitää yhteyttä ja asioida asianomaisten henkilöiden kanssa.

Jos asioit tiekunnan edustajana, niin henkilötietojasi rekisteröidään ensisijaisesti tiekunnille haettavissa olevien avustusten takia. Kaupunki rekisteröi vain tiekunnan puheenjohtajan ja rahastonhoitajien nimi- ja yhteystietoja sekä tiekunnan käytössä olevan pankkitilinumeron.

Kaupunki ei kerää muiden tieosakkaiden nimiä tai yhteystietoja. Tiekunnat ilmoittavat itse kyseiset henkilötiedot avustushakemuksissaan, jotka kaupunki päivittää rekisteriinsä. Varsinaista yksityistierekisteriä päivittää nykyisen Yksityistielain (560/2018) mukaan Maanmittaushallitus. Kaupunki rekisteröi vain avustuksiin koskevia tietoja.

Jos kuljetat lunta kaupungin lumenvastaanottopaikoille, niin sinun on itse tai työnantajasi toimesta rekisteröidyttävä kaupungin lumenvastaanottopaikkojen puomijärjestelmään. Tällöin sinulta kysytään mm. kuljetusliikkeen nimeä, henkilönimiä, rekisterinumeroita ja laskutustietoja. Nämä kaikki kysytään siksi, että laskutus kaupungilta lumenkuljettajalle onnistuisi.

Rekisteröityminen on välttämätöntä myös siksi, koska puomilaitteisto tunnistaa rekisteröityneet ajoneuvot. Rekisteröimätön ajoneuvo ei pysty ajamaan puomeilla varustettujen vastaanottoalueiden sisäpuolelle.

Henkilötietoja rekisteröityy kaupungilla käytössä oleviin sähköisiin ASTA -asianhallintajärjestelmään sekä MATTI -toiminnanohjausjärjestelmään. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työ- tai virkatehtäviin asioiden hoitaminen kuuluu.

Kaupunki kerää henkilötietoja vain omiin tarkoituksiinsa ja omia toimintoja varten. Kaupunki voi tarvittaessa luovuttaa tietojasi eteenpäin vain, jos luovutus perustuu lakiin, tai jos asiakas on antanut suostumuksen luovuttamiselle. Suostumuksen tietojen eteenpäin luovuttamiselle voi peruuttaa koska tahansa. Henkilötietoja ei siirretä kolmansiin maihin tai ETA-alueen ulkopuolelle. Kaupunki ei koskaan luovuta henkilötietoja markkinointitarkoituksiin tms.

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista vapaamuotoisella vaatimuksella, joka käsitellään aina tapauskohtaisesti. Vantaan kaupunki arvioi, täyttyvätkö edellytykset rajoittaa tietojen käsittelyä. Jos katsotaan, että oikeutta rajoittaa tietojen käsittelyä ei ole, voidaan rajoituspyynnöstä kieltäytyä. Voit tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Jos epäilet, että tietosi on turhaan rekistereissämme, niin voit pyytää tarkastusta ja tarvittaessa henkilötietojesi poistamista henkilötietorekisteristä. Pyyntö tehdään joko jättämällä kirjallinen ilmoitus Vantaa-infoon tai Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaa.

Vantaan kaupunki säilyttää tietojasi, kunnes ne tiekunnan edustajan ominaisuudessa päivittyvät muuksi. Lumenvastaanottopaikkojen asiakkaana henkilötietosi pysyvät kuluvan laskutuskauden, tai mahdollisesti pidempään. Toimijat, joihin ei ole kohdistunut kauden aikana laskutuksia, poistetaan järjestelmästä vuosittain.

Voit tarkastaa omat tietosi ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä toimiyksikössä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa. Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Oikeus tietojen tarkastamiseen tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Jos tarkastusoikeutesi evätään, saat kirjallisen kieltäytymistodistuksen, josta ilmenee perusteet kieltäytymiselle. Voit tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla Vantaa-infossa. Voit myös tulostaa lomakkeen Vantaan kaupungin internetsivuilta.

Voit pyytää tietojesi oikaisemista, jos tiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä. Tietojen oikaisupyyntö on maksutonta. Laskutustietojen päivittäminen on suotavaa, ja niistä voi tarvittaessa olla yhteydessä suoraan Kunnossapito -yksikköön tai Vantaa-Infoon.

Muu kirjallinen oikaisupyyntö voidaan toimittaa Vantaa-infoon tai osoittaa Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaa.

Jos tiedon oikaisemisesta kieltäydytään, sinulle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

Vantaan kaupunki käyttää tietoja asioiden hoitamiseen. Jos asiat ovat kesken, niin oikeiden ja ajantasaisten tietojen poistaminen on turhaa. Voit kuitenkin aina pyytää kaupunkia poistamaan tarpeettomat ja virheelliset tiedot.

Voit pyytää selvitystä Vantaan kaupungilta niistä tiedoista, joita epäilet käsiteltävän toiminnan- tai lainvastaisesti jättämällä kirjallisen ilmoituksen Vantaa-infoon tai Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, PL 1100, 01030 Vantaa. Lisäksi voit pyytää Vantaan kaupunkia oikaisemaan sinua koskevat tiedot, jos ne ovat epätarkkoja tai virheellisiä.

Sinulla on myös oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos mielestäsi sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu sitä koskevaa lainsäädäntöä ja Vantaan kaupungille tekemästäsi oikaisupyynnöstä on kieltäydytty.

Jos tiedot suojauksesta huolimatta joutuvat vääriin käsiin, kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille, joiden tiedot ovat vuotaneet. Ilmoitus tehdään henkilökohtaisesti ja välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojen vuotaminen voi aiheuttaa merkittävää haittaa rekisteröidyn oikeuksille. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa eikä asia vaadi välittömiä toimenpiteitä, tietojen vuotamisesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Kaupungin toiminnassaan soveltamia ja henkilötietojen käsittelyä sääntelevät yleislait ovat Tietosuojalaki (1050/2018) ja GDPR-asetus (679/2016).

Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään asiakkaan itse ilmoittamina. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella.

Kaupungin ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu teknisesti. Paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa ja palosuojatuissa tiloissa. Tietoja suojataan teknisesti, jotta asiattomat henkilöt eivät pääse tietoihin. Jos sinua koskevia tietoja tarkastellaan tai muokataan, jokaisesta käynnistä jää merkintä tietojärjestelmiin. Näin voidaan puuttua asiaan, jos tiedoissasi on käyty asiattomasti.

Kun tietoja käsitellään maksu- tai laskutustarkoituksissa, niin tietoja ei voida poistaa kesken toimintakauden. Jos kaupunki ei tarvitse tietoja tai ne ovat jollain tavalla vanhentuneita, niin tietoja voidaan pyynnöstä päivittää tai kokonaan poistaa.