Henkilötietojen käsittely kuntalaispalveluiden asukastiloissa

Asukkaat, järjestöt ja erilaiset muut ryhmät voivat hakea käyttöönsä tiloja Kuntalaispalveluiden asukastiloista. Kuntalaispalveluiden asukastilojen tiedot löytyvät osoitteesta: http://www.vantaa.fi/asukastilat. Asukastilat ovat käytettävissä silloin, kun tiloissa ei ole kaupungin omaa perustoimintaa. Käyttövuoroja haetaan käyttövuorohakemuksella. Vuoroja myönnettäessä määritellään käyttövuoron maksullisuus. Käyttövuorojen hakeminen ja myöntäminen perustuu kaupungin laatimiin sääntöihin ja ohjeisiin.

Tikkurilan, Korson, Kafnetin, Katrinebergin ja Hakunilan asukastiloissa on tallentava valvontakamerajärjestelmä. Tallentavan kameravalvontajärjestelmän tarkoituksena on kiinteistöomaisuuden ja irtaimiston suojaaminen sekä henkilökunnan ja asiakkaiden turvallisuuden parantaminen. Kuvattavia informoidaan kuvauspaikoilla näkyvillä "Tallentava kameravalvonta" -kylteillä ja/tai tarroilla. Lisäksi rekisteriseloste on pyynnöstä saatavissa.

Käyttövuoroa haettaessa kerätään tarvittavat henkilötiedot. Henkilötietoja tarvitaan, kun:

• käyttövuoroja myönnetään
• käyttövuoron hakijalle lähetetään tiedoksi vahvistus käyttövuorosta
• käyttövuoroja hallinnoidaan käyttövuorokalenterissa
• käyttövuoron hakijalle annetaan tilan käyttämisestä neuvontaa
• tilan käyttäjälle luovutetaan tilan avain ja
• tilan käyttäjältä laskutetaan tilan käytön maksu tai vuokra.

Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti hakijan täyttämältä tilahakemuslomakkeelta. Tietoja voidaan kerätä myös suoraan hakijalta asioidessasi kuntalaispalveluissa joko henkilökohtaisesti, puhelimitse tai sähköpostitse. Tietoja keräävät asukastilojen käyttövuorohakemuksia käsittelevät kuntalaispalveluiden työntekijät.

Käyttövuoroa haettaessa kerättävät henkilötiedot ovat:

1. Hakijan nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
2. Yhteyshenkilön nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
3. Laskutettavan vuokran maksajan nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja henkilö- tai y-tunnus tai yhdistysrekisterinumero.

Mikäli hakija, yhteyshenkilö ja laskutettavan vuokran maksaja ovat eri henkilöitä, vastuu tietojen antamisesta ja oikeellisuudesta on käyttövuoron hakijalla.

Kameravalvonnan kuvamateriaali muodostaa rekisterin, johon tallentuu valvontakameroiden kuvatallenne, tallennusaika ja tallennuspaikka (ei ulkopuolisia säännönmukaisia tietolähteitä). Rekisterin tietoja käsittelee ko. asukastila, yhteystiedot löytyvät www.vantaa.fi/asukastilat.

Kerättyjä henkilötietoja saavat käsitellä ja vastaanottaa vain sellaiset Vantaan kaupungin työntekijät, jotka käsittelevät käyttövuorohakemuksia, myöntävät käyttövuoroja, vastaavat asukastiloissa käyttövuorojen hallinnoinnista ja tilojen ylläpidosta tai ovat määritelty kamerarekisterin käsittelijäksi.

Käyttövuorojenhallinnoinnissa käytettävä käyttövuorokalenteri voi olla tilojen ylläpidosta, kiinteistöhuollosta, siivouksesta, vahtimestaripalveluista ja turvallisuudesta vastaavien henkilöiden nähtävillä. Mikäli tilan käyttämiseksi on tarpeen luovuttaa käyttäjälle avain, ovat käyttäjän yhteystiedot myös avainhallinnasta vastaavien henkilöiden nähtävillä. Mikäli tilan käytöstä peritään käyttömaksuja tai vuokraa, ovat laskun maksajan tiedot laskutusta ja perintää hoitavien henkilöiden nähtävillä. Edellä mainitut henkilöt ovat aina joko Vantaan kaupungin työntekijöitä tai Vantaan kaupungin kanssa sopimuksen tehneiden palvelun tuottajien työntekijöitä.

Käyttövuorotietoja ei luovuteta eikä siirretä eteenpäin muille, kuin edellä mainituille tahoille eikä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Kamerarekisterin tietoja ei luovuteta muille, paitsi tarvittaessa poliisille esitutkintamateriaaliksi.

Kerättäviä henkilötietoja tallennetaan kuntalaispalveluissa käyttövuorohakemuksien arkistoon, tilojen käyttövuorokalentereihin ja päätösarkistoon. Mikäli käyttövuoroista on tehty viranhaltijapäätös, tiedot on tallennettu sähköiseen ASTA-asianhallintajärjestelmään. Mikäli käyttövuoroa on haettu paperisella lomakkeella, ne digitoidaan sähköiseen arkistoon. Käyttövuorokalentereissa olevat tiedot on tallennettu kaupungin sisäisessä tietoverkossa oleville verkkolevyille. Sähköisessä muodossa säilytettävät tiedot on suojattu Vantaan kaupungin tietoturvajärjestelmin ja palomuurein. Tietoihin pääsyä säädellään käyttöoikeuksin. Järjestelmän käyttäjä kirjautuu tunnuksella ja salasanalla sisään järjestelmään.

Kerätyt henkilötiedot säilytetään asian käsittelyn voimassaoloajan sekä lisäksi 2 vuotta. Säilytysaika perustuu Suomen Kuntaliiton kunnallisten asiakirjojen säilytysaikamääräykseen ja –suositukseen (kiinteistötoimi ja rakentaminen 1.1.2002). Kamerarekisteri säilytetään lukitussa tilassa. Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi, kuitenkin enintään yhden (1) vuoden ajan. Erityisen syyn vuoksi tallenteita voidaan säilyttää kauemminkin.

Henkilöllä, jonka tietoja on kerätty ja tallennettu rekisteriin on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Voit tarkistaa omat tietosi ja saada niistä kopiot maksuttomasti kerran vuodessa. Käyttövuoroihin liittyvä tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla Vantaa-infossa. Henkilöllisyys tarkistetaan tarkastuspyynnön esittämisen yhteydessä. Oikeus tietojen tarkistamiseen tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Jos tarkastusoikeutesi evätään, saat kirjallisen kieltäytymistodistuksen, josta ilmenee perusteet kieltäytymiselle. Voit tämän jälkeen saattaa asian tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla Vantaa-infossa. Jos tiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä, voit pyytää tietojesi oikaisemista. Tietojen oikaisupyyntö on maksuton. Kirjallinen oikaisupyyntö osoitetaan Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, Asematie 7, 01300 Vantaa. Jos tiedot eivät pidä paikkaansa, voit vaatia Vantaan kaupunkia rajoittamaan asiakastietojesi käsittelyä, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu.

Kamerarekisteriin liittyvä tarkastuspyyntö osoitetaan Vantaan Tilakeskukseen: Pasi Salo, pasi.salo@vantaa.fi, puh. 040 719 9700. Tallenteessa olevalla henkilöllä on tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus omiin tietoihin, julkisuuslain mukainen oikeus omiin tietoihin ja asianosaisen tiedonsaantioikeus. Asianosaisuuteen perustuvaa tiedonsaantioikeutta voidaan rajoittaa, jos tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua, lapsen etua tai muuta erittäin tärkeää yksityistä etua. Kuva tai muu tallenne voidaan myös luovuttaa, jos tietoja pyytäneellä on siihen lakiin perustuva oikeus, eli laissa on erikseen säädetty tiedonsaannista. Pyyntö yksilöitävä riittävästi, eli ei voi saada kaikkia viranomaisen hallussa olevia tallenteita. Videosta tai muusta tallenteesta annetaan kopio vain, jos tallenteessa esiintyvä henkilö siihen suostuu tai jos tallenteen sisältö huomioon ottaen on ilmeistä, että ettei kopio johda yksityisyyden suojan loukkaamiseen (JulkL 16.2§). Tallenne voidaan antaa myös viranomaisen luona nähtäväksi.

Henkilöllä, jonka tietoja on kerätty ja tallennettu rekisteriin on oikeus saada itseään koskevat tiedot ja siirtää ne jollekin toiselle taholle. Siirto tulee voida tehdä yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa. Tietojensiirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisestiVantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, Asematie 7, 01300 Vantaa.

Voit pyytää tietojesi oikaisemista, jos tiedot ovat epätarkkoja tai virheellisiä. Tietojen oikaisupyyntö on maksuton. Kirjallinen oikaisupyyntö osoitetaan Vantaan kaupungin kirjaamoon: Vantaan kaupunki, Kirjaamo, Asematie 7, 01300 Vantaa. Teillä on oikeus peruuttaa suostumus tietojenne säilytykseen, mikäli niiden säilytys ei ole lakisääteistä. Teillä on myös oikeus saada itseäänne koskevat henkilötiedot sekä oikeus siirtää ne järjestelmästä toiseen.

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta sinulta pyydetyt henkilötietosivoivat poikkeustapauksessa joutua vääriin käsiin. Tässä tilanteessa kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Lisäksi kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta välittömästi tai viimeistään 72 tunnin kuluessa asian havaitsemisesta, jos tietojesi vuotaminen voi aiheuttaa merkittävää haitaa oikeuksillesi. Kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille, joiden tiedot ovat vuotaneet. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi sinulta välittömiä toimenpiteitä, tietojen vuotamisesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Jos epäilet, että sinun tai perheesi tietojen käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä, voit saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja ja ohjeita asiasta antaa tietosuojavaltuutettu.

Jos haluat tietää lisää tietojesi käsittelystä Vantaan kaupungilla, voit pyytää lisätietoja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavalta tai eri toimialojentietosuojayhteyshenkilöiltä. Voit myös pyytää tarkemman selosteen tietojesi käsittelystä Vantaa-infosta.

Yhteystiedot:
Mikael Valtomaa, lakimies
Vantaan kaupungin tietosuojavastaava
puh. 040 071 3358, etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi

Leena Rusanen, yhteisten palvelujen päällikkö
Kaupunkikulttuurin toimialan tietosuojavastaava
puh. 050 314 5702, etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi

Huomaathan, että sähköpostin tietoturvallisuutta ei pystytä takaamaan, joten ethän lähetä henkilötietoja sähköpostilla.