Henkilötietojen käsittely Vantaan aikuisopistossa

Asiasanat

KulttuuriAsukkaat

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin. Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Rekisteröidylle on myös kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja rekisteröidyn oikeuksista.

Asiakirjassa kerrotaan, millä tavoin Vantaan kaupunki käsittelee henkilötietojasi, jos olet ilmoittautunut Vantaan aikuisopiston kursseille tai aikuisten perusopetukseen.

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Vantaan aikuisopisto kerää ilmoittautumisen yhteydessä ne henkilötiedot, jotka ovat välttämättömiä kurssien tai aikuisten perusopetuksen järjestämiseksi. Kerättyjä tietoja käytetään vain tähän tarkoitukseen sekä siihen liittyvien tehtävien hoitamiseen (mm. ilmoittautumisten hallinnointi, kurssien laskutus, tilastointi).

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Kurssien osalta henkilötietojen käsittely perustuu osittain Vantaan aikuisopiston lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Osa henkilötietojen käsittelystä on kuitenkin tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Opiskelijalle voidaan myös lähettää tietoa tulevista kursseista, jos opiskelija on antanut tähän suostumuksensa. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja sen voi peruuttaa milloin tahansa (ks. alla kohta "Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?"). Aikuisten perusopetuksessa henkilötietojen käsittely perustuu Vantaan aikuisopiston
lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen, eli aikuisten perusopetuksen järjestämiseen.

Käsittelyn oikeusperusteet:
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 6 artikla 1 kohta a, b ja c alakohta
Tietosuojalaki (1020/2018) 6 §

Mitä henkilötietoja Vantaan aikuisopisto kerää ja keneltä tiedot saadaan?

Kurssien järjestämistä ja laskutusta varten tarvitaan kurssille osallistuvan henkilön nimi, syntymäaika, henkilötunnus, käyttäjätunnus (Ilmonet-palvelu), salasana (Ilmonet-palvelu), ilmoittautumistiedot ja laskutustiedot sekä tieto kursseille osallistumisesta. Mikäli henkilö hakee kurssimaksujen työttömyysalennusta, Vantaan aikuisopisto kerää myös tiedon työnhaun voimassaolosta. Lisäksi kotitalouskursseille ilmoittautumisen yhteydessä pyydetään tieto mahdollisesta ruoka-aineallergiasta.

Aikuisten perusopetuksen järjestämiseksi ilmoittautuneelta tarvitaan nimi- ja yhteystiedot sekä henkilötunnus. Lisäksi tarvitaan tieto äidinkielestä, oleskeluluvasta, kansalaisuudesta, työkokemuksesta, aikaisemmista opiskeluista sekä suomen kielen taidosta. Tämän lisäksi opetuksen järjestäminen voi edellyttää uskonnolliseen tai filosofiseen vakaumukseen tai terveyteen liittyvien tietojen käsittelyä.

Kaikki tarvittavat tiedot saadaan kursseille tai aikuisten perusopetukseen ilmoittautujalta itseltään ilmoittautumisen yhteydessä.

Onko henkilötietojen antaminen välttämätöntä?

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä Vantaan aikuisopiston kursseille tai aikuisten perusopetukseen ilmoittautumiseksi ja niille osallistumiseksi. Kurssitiedotteiden vastaanottaminen on vapaaehtoista.

Luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin?

Tietoja voidaan luovuttaa vain sen henkilön suostumuksella, jonka tiedoista on kyse tai jos laki velvoittaa luovuttamaan tiedot. Tietoja ei koskaan luovuteta ulkopuolisille tahoille markkinointitai muihin kaupallisiin tarkoituksiin.

Millä tavoin henkilötiedot on suojattu?

Henkilötietojen tietoturva ja tietosuoja on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat esimerkiksi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain siinä laajuudessa, kuin yksittäinen tehtävä sitä edellyttää. Henkilökunnalla on myös salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.

Siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle?

Tapauksissa, joissa henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Vantaan kaupungin lukuun, asianmukaisesta tietoturvan ja tietosuojan tasosta on sovittu käsittelijän kanssa tehdyssä sopimuksessa. Pääsääntöisesti tietoja käsitellään vain EU:n tai ETA:n alueella, mutta käsittelijä voi siirtää tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin sallittu vain, kun siirto täyttää sille tietosuojalainsäädännössä ja sopimuksessa asetetut vaatimukset, joilla varmistetaan riittävä henkilötietojen suojan taso.

Miten kaupunki toimii tietoturvaloukkauksen sattuessa?

On mahdollista, että suojauksesta huolimatta henkilötiedot voivat poikkeustapauksessa joutua tietoturvaloukkauksen kohteeksi sekä ulkopuolisen haltuun. Näissä tilanteissa Vantaan kaupunki ryhtyy välittömästi toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi ja tekee tarvittavat ilmoitukset kansalliselle tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidyille. Vantaan kaupunki ilmoittaa loukkauksesta tietosuojavaltuutetulle ilman aiheetonta viivytystä heti ja mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta, paitsi jos loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

Mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille, Vantaankaupunki ilmoittaa loukkauksesta rekisteröidyille ilman aiheetonta viivytystä. Tällöin kaupunki ilmoittaa tietojen vuotamisesta niille rekisteröidyille, joiden tietoihin tietoturvaloukkaus kohdistuu. Jos tietovuoto koskee suurta ihmisjoukkoa, eikä asia vaadi rekisteröidyiltä välittömiä toimenpiteitä, tietoturvaloukkauksesta voidaan ilmoittaa myös yleisellä tiedotteella.

Kuinka pitkään tietoja säilytetään?

Tiedot säilytetään ja hävitetään Vantaan kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellyt asiakirjojen säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön, Kansallisarkiston (ent. Arkistointilaitos) määräyksiin pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä Kuntaliiton suosituksiin määräajan säilytettävistä asiakirjoista. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään. Vantaan aikuisopiston tietojen säilytysajat vaihtelevat, mutta pääsääntöisesti kursseihin liittyvät tiedot hävitetään 10 vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä. Aikuisten perusopetuksen osalta opiskelijan henkilötiedot ja arvosanatiedot säilytetään pysyvästi, muiden tietojen säilytysaika on yleensä 10 vuotta opetuksen päättymisestä.

Käytetäänkö tietoja profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon?

Tietoja ei käytetä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja miten oikeuksia voi käyttää? Kuinka kauan asian käsittely kestää?

Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka henkilötietojen käsittelystä on kyse.

Rekisteröidyllä on käsittelyperusteesta riippuen oikeus:

  • tarkastaa, mitä tietoja käsitellään
  • vaatia virheellisten tai epätarkkojen tietojen oikaisemista
  • vaatia tietojen poistamista
  • vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista
  • vastustaa tietojen käsittelyä
  • oikeus saada tiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sekä peruuttaa antamansa
  • suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen

Tarkastuspyyntö tehdään erillisellä lomakkeella, joka on saatavilla vantaa.fi -sivustolta ja Vantaainfoista. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia tai kysyä lisätietoja henkilötietojen käsittelystä, olethan yhteydessä alla kohdassa "Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?" mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti. Oikeuksien käyttäminen voi edellyttää henkilöllisyyden todistamista.

Vantaan kaupunki toteuttaa pyydetyt toimenpiteet ilman aiheetonta viivytystä mutta kuitenkin viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Jos määräaikaa jatketaan, Vantaan kaupunki ilmoittaa viivästymisestä ja sen perusteesta pyynnön esittäjälle kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Onko rekisteröidyn oikeuksien käyttö maksullista?

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Vantaan kaupunki voi kuitenkin periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisia kustannuksia vastaavan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia ja jos niitä esitetään toistuvasti. Jos pyynnön toteuttamisesta aiotaan periä maksu, Vantaan kaupunki on yhteydessä pyynnön esittäjään ennen pyynnön toteuttamista. Mikäli Vantaan kaupunki kieltäytyy suorittamasta pyydettyä toimenpidettä, pyynnön esittäjälle ilmoitetaan kirjallisesti kieltäytymisen perusteet sekä tieto mahdollisuudesta saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Miten voin tehdä valituksen valvontaviranomaiselle?

Jos epäilet, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakituinen kotipaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa katsot säännösten rikkomisen tapahtuneen. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

Lisätietoa ja ohjeita valituksen tekemiseen saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta ja puhelinneuvonnasta:

Tietosuojavaltuutetun toimisto / www.tietosuoja.fi

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelin (vaihde): 029 566 6700
Puhelin (neuvonta yksityishenkilöille): 029 566 6777

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saat alla mainitulta yhteyshenkilöltä. Otathan ystävällisesti huomioon, että sähköposti ei ole turvallinen väline henkilötietojen käsittelyyn, joten ethän lähetä esimerkiksi henkilötunnusta tai arkaluonteista tietoa sähköpostilla.

Mistä voin pyytää lisätietoja ja kuka on rekisterinpitäjä?

Yhteyshenkilö

Petri Vahtera, Vantaan aikuisopiston rehtori
Vantaan aikuisopisto, Lummetie 5, 01300 Vantaa
puh. 040 846 7454, etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi

Rekisterinpitäjä on Vantaan kaupungin kaupunkikulttuurilautakunta. Rekisterinpitäjän ja Vantaan kaupungin tietosuojavastaavan yhteystiedot löydät alta:

Rekisterinpitäjä 
Vantaan kaupunki
Kaupunkikulttuurilautakunta
Y-tunnus 0124610-9
Asematie 7, 01300 Vantaa

Tietosuojavastaava
Mikael Valtomaa, lakimies
etunimi.sukunimi(at)vantaa.fi
puh. 040 071 3358

Kirjaamo
Postiosoite: PL 1100, 01030 Vantaan kaupunki
Käyntiosoite: Tikkurilan Vantaa-info, Dixi, Ratatie 11,
2. krs, 01300 Vantaa.
Puhelin (vaihde): 09 839 11
Faksi 09 8392 4163, sähköposti: kirjaamo(at)vantaa.fi